Konvertering av en Excel-fil til en PDF gjør det lettere for folk å åpne og se filen på forskjellige plattformer-selv om de ikke har Microsoft Office. PDF -filer er også lettere å skrive ut og distribuere enn Excel -regneark. Hvis du har Microsoft Excel, kan du enkelt konvertere regnearket til en PDF ved å lagre eller eksportere det i appen. Hvis du ikke har Excel, kan du bruke Google Regneark, et verktøy på Google Disk, for å gjøre konverteringen gratis.
Trinn
Metode 1 av 3: Bruke Google Disk
Trinn 1. Gå til
Hvis du trenger å konvertere et Excel-regneark til PDF, men ikke har Excel, ikke bekymre deg-du kan bruke verktøy som er innebygd i Google-kontoen din for å gjøre konverteringen gratis.
Hvis du ikke allerede er logget på Google -kontoen din, logger du på når du blir bedt om det
Trinn 2. Klikk på +Ny
Det er øverst til venstre på Google Disk.
Trinn 3. Klikk Filopplasting
Dette åpner datamaskinens filleser.
Trinn 4. Velg Excel -regnearket og klikk Åpne
Dette laster opp regnearket til Google Disk.
Trinn 5. Klikk på Excel -regnearket i Google Disk
Dette åpner regnearket i Google Sheets, Googles gratis regnearkredigerer.
Trinn 6. Klikk på Fil -menyen og velg Last ned
En liste over nedlastingsalternativer utvides.
Trinn 7. Klikk på PDF -dokument (.pdf)
Dette viser en forhåndsvisning av PDF -filen i utskriftsvinduet for Google Regneark.
Trinn 8. Juster oppsettet til PDF -filen
Hvis forhåndsvisningen av utskriften ikke ser ut som du vil, kan du bruke det høyre panelet til å gjøre eventuelle endringer du trenger før du fortsetter.
- PDF -filen lagres i samme retning som regnearket (vanligvis liggende modus). Hvis du vil at den skal være i stående (vertikal) modus, velger du Portrett under "Sideorientering".
- Endre skala (størrelse/passform på siden) og margstørrelse om nødvendig.
- Klikk Formatering for å velge om du vil vise rutenett og/eller notater, justere rekkefølgen på siden og endre justeringen.
- Klikk på for å legge til topp- og bunntekst på toppen og bunnen av sidene Topp- og bunntekst, og merk deretter av i boksene for å velge hvilken informasjon som skal vises.
- Hvis regnearket ditt inneholder mye data og kuttes av på ulike steder, klikker du på STIL TILPASSET BRYT PÅ SIDEN i høyre panel. Her kan du dra de blå linjene for å justere hvor hver side begynner og slutter. Klikk BEKREFT Pauser øverst til høyre for å lagre endringene.
Trinn 9. Klikk på EKSPORT
Det er den blå knappen øverst til høyre. Dette ber deg om å lagre den nye PDF -filen på datamaskinen.
Hvis nedlastingen ikke starter automatisk, velger du et sted du vil lagre PDF -filen til, og klikker deretter Lagre for å laste den ned.
Metode 2 av 3: Bruke Excel for Windows
Trinn 1. Velg delen av Excel -regnearket du vil konvertere til PDF (valgfritt)
Hvis det bare er en bestemt del av Excel -filen du vil gjøre om til PDF -format, velger du den nå. Ellers går du videre til neste trinn.
Vær oppmerksom på at PDF -konverteringer ikke lett kan settes tilbake til et Excel -ark, men denne metoden beholder den originale kopien
Trinn 2. Klikk på Fil -menyen
Det er øverst til venstre.
Trinn 3. Klikk på Eksporter på menyen
Dette åpner eksportpanelet.
Trinn 4. Klikk på Opprett PDF/XPS
Se etter ikonet som ser ut som et ark med belte.
Trinn 5. Klikk på Alternativer… -knappen
Dette lar deg justere innstillingene for PDF -filen du skal lage.
Trinn 6. Velg PDF -alternativene og klikk OK
- Hvis du valgte et område i regnearket du vil lagre som PDF, velger du Valg under "Publiser hva." Dette sikrer at bare det valgte området lagres som en PDF.
- Hvis du heller vil lagre hele det synlige regnearket som en PDF, velger du Aktive ark i stedet.
- Hvis du vil velge bestemte sider fra arbeidsboken for å lagre som PDF, bruker du rullegardinmenyene "Side (r)" til å definere de første og siste sidene.
- Klikk OK å fortsette.
Trinn 7. Velg optimalisering (valgfritt)
Over "Alternativer" -knappen kan du velge hvordan du vil optimalisere PDF -filen. De fleste kan holde seg til "Standard" med mindre regnearket er veldig stort. "Minimal størrelse" vil redusere størrelsen på en større fil til noe mer håndterbart.
Hvis du vil endre plasseringen du vil lagre filen til, kan du navigere til den mappen i vinduet nå
Trinn 8. Gi filen et navn, og klikk på Publiser
Dette eksporterer den valgte informasjonen til en ny PDF -fil med navnet du har angitt.
Trinn 9. Gjennomgå PDF -filen
Som standard åpnes PDF -filen automatisk for gjennomgang. Hvis den ikke åpnes automatisk, dobbeltklikker du på navnet på filen i mappen du lagret den i.
Det er egentlig ikke mulig å redigere PDF -filen nå, så hvis du trenger å gjøre endringer, vil du gjøre dem i Excel -dokumentet og deretter opprette en ny PDF
Metode 3 av 3: Bruke Excel for Mac
Trinn 1. Kontroller at topp- og bunntekstene på alle arkene dine er de samme (valgfritt)
Hvis du bruker Excel 2011 og vil lagre flere regneark i en enkelt PDF -fil, må hvert regneark ha identiske topp- og bunntekster. Hvis de ikke er det, blir hvert ark opprettet som et separat PDF -dokument, men du kan også enkelt slå dem sammen etterpå.
- Velg alle regnearkene i hele arbeidsboken. For å gjøre dette, klikk på fanen for det første arket nederst i excel, og hold nede Skifte -tasten, og klikk deretter på fanen for det siste arket for å velge alle.
- Klikk på Oppsett kategorien og klikk deretter Topptekst bunntekst.
- Klikk på Tilpass topptekst … og Tilpass bunntekst … knappene for å redigere topp- og bunntekst for alle arkene.
Trinn 2. Velg delen av Excel -regnearket du vil konvertere til PDF (valgfritt)
Hvis det bare er en bestemt del av regnearket du vil gjøre om til en PDF, velger du det nå. Ellers går du til neste trinn.
PDF -konverteringer kan ikke enkelt konverteres tilbake til et Excel -ark, men denne metoden beholder den originale kopien
Trinn 3. Klikk på Fil -menyen og velg Lagre som
Du kan også trykke Kommando + Skift + S for å åpne alternativet Lagre som.
Hvis du vil lagre PDF -filen i en ny mappe, kan du velge den mappen nå. # Skriv inn et annet navn for filen. Navnet på den nåværende Excel -filen vises i "Lagre som" -feltet. Du må skrive inn et annet navn (selv om det bare er litt annerledes) for å unngå å overskrive regnearksfilen ved et uhell
Trinn 4. Klikk på "Format" eller "File Format" -menyen og velg PDF
Denne menyen kan ha et litt annet navn, avhengig av hvilken versjon av Excel du har.
Trinn 5. Velg hva som er inkludert i PDF -filen
Nederst i vinduet kan du velge Arbeidsbok (for å konvertere hele arbeidsboken), Ark (for å bare lagre det aktive arket som en PDF), eller Valg (for å lagre bare det valgte området som en PDF).
Trinn 6. Klikk på Lagre eller Eksport.
Du ser et annet alternativ avhengig av versjonen av Excel.
Hvis topptekstene ikke stemmer overens på en flerarkfil, blir det opprettet en egen fil for hvert ark
Trinn 7. Koble til de separate PDF -filene (om nødvendig)
Hvis lagring av Excel -filen som PDF resulterte i flere PDF -filer, kan du raskt koble dem sammen ved hjelp av Forhåndsvisning. Dette er hvordan:
- Åpne den første PDF-filen ved å dobbeltklikke på navnet i mappen.
- Klikk på Utsikt -menyen og velg Miniatyrbilder.
- Klikk på det siste miniatyrbildet for å velge det. Dette forteller Preview om å legge til den neste PDF -filen til slutten av det gjeldende dokumentet.
- Klikk på Redigere -menyen og velg Sett inn > Side fra fil.
- Velg neste PDF i området og klikk Åpen.
- Gjenta denne prosessen til du har lagt til alle PDF -filer.
- Klikk Fil og velg Eksporter som PDF.