Med tanke på det faktum at over 300 milliarder e -postmeldinger sendes og mottas hver dag, er det ikke overraskende at folk har utviklet "e -posttretthet". Derfor er det så viktig å skrive effektive e-postmeldinger som tydelig og kort forklarer poenget ditt-du vil ikke at folk ikke skal lese e-postinvitasjonen din, fordi den er altfor lang eller uklar. Ikke bekymre deg-denne wikiHow vil lede deg gjennom alt du bør gjøre når du skriver en e-post for en møteinvitasjon, for eksempel hvordan du skriver en sterk emnelinje, hva du skal si i brødteksten i e-posten din og hvordan du kan bruke en kalenderapp for å gjøre ting enklere.
Trinn
Metode 1 av 3: Skrive en sterk emnelinje
Trinn 1. Skriv en kort, relevant emnelinje med dato og tema for møtet
Å inkludere disse detaljene betyr at folk vil vite når det er og hva som skal diskuteres uten å åpne e -posten. Du kan for eksempel skrive "Møte 12/8: Nye rapporteringsretningslinjer."
Advarsel:
Hvis du utelater temaet for møtet, vil det sannsynligvis føre til at folk svarer og spør om det er relevant for deres avdeling eller om det er obligatorisk oppmøte, så husk å oppgi emnet!
Trinn 2. Be om bekreftelse på oppmøte i emnelinjen
Hvis du trenger å vite hvem som kommer til møtet, kan du be om bekreftelse i emnelinjen. På den måten vet de at de må svare så snart som mulig, selv før de åpner e -posten. Du kan skrive "Fredag 10/6 HR -møte, vennligst bekreft ASAP."
Du kan også skrive, "Vennligst svar: HR -møte 10/6."
Trinn 3. Gi dem beskjed om det er et hastemøte i emnelinjen
Hvis det er et presserende eller tidssensitivt problem som garanterer et møte med en gang, legg til en følelse av hast på emnelinjen. For eksempel kan du skrive noe i stil med "Nødmøte mandag 2/31: Cybersecurity."
Det er også viktig å merke seg temaet for møtet for å gi dem en ide om hva de kan forvente
Trinn 4. Oppgi om oppmøte er obligatorisk eller foreslått
Hvis du jobber for et stort selskap, er det kanskje ikke nødvendig med noen tilstedeværelse for hvert møte. Oppgi den relevante avdelingen i emnefeltet eller gi mottakerne beskjed om de må delta. For eksempel kan du skrive "Obligatorisk markedsføringsmøte 10/6."
Hvis møtet ikke er nødvendig, kan du skrive: "Foreslått møte 10/6 om effektiv forskningstaktikk."
Trinn 5. Bruk fulle ord i emnelinjen for å unngå forvirring
Forkortelser kan virke effektive, men de er ikke like spesifikke som fulle ord og kan forårsake forvirring. For eksempel kan "SAP" bety "systemer og behandling" eller "prøve- og analyseplan" avhengig av hvem som er og ikke er kjent med språket ditt.
Imidlertid er det greit å bruke vanlige forkortelser som "RSVP", "HR" og "Ons."
Metode 2 av 3: Utforming av e -postens kropp
Trinn 1. Skriv en kort, vennlig introduksjon og et kort notat
Å presentere deg selv er nødvendig hvis du jobber for et stort selskap eller hvis du ikke kjenner alle ennå. Det er også viktig å nevne i denne korte introduksjonen hvis noen dokumenter eller rekvisita må fylles ut og/eller bringes til møtet.
Gjør introduksjonen personlig eller relevant for arbeidet. For eksempel, "Hei team, jeg gleder meg til den nye programlanseringen neste uke!"
Tips:
Minn mottakerne på hvis de trenger å fullføre oppgaver eller ta med noe til møtet. For eksempel, "Som en påminnelse, ta med fire utskrevne kopier av leverandørens kontaktlister."
Trinn 2. Lag møtedato og -tidspunkt på sin egen linje, så det skiller seg ut
Dette er viktig informasjon for at folk skal delta på møtet, så du vil at det skal være klart og skille seg ut fra resten av teksten. Innrykk 2 linjer over og under det og/eller sett det med fet skrift.
- Eksempel: “6. oktober, 10:30 - 11:45”
- Hvis møtet er online, må du liste opp tidssonen, slik at folk i forskjellige tidssoner ikke går glipp av feil kommunikasjon. For eksempel kan du skrive: "6. oktober, 10:30 - 11:45 (PST)"
Trinn 3. Oppgi stedet etter dato og klokkeslett
Få stedet til å skille seg ut like mye som dato og klokkeslett-spesielt hvis du møter et nytt sted, hvis det er vanskelig å finne det, eller hvis du vet at noen av mottakerne ikke er kjent med stedet. For virtuelle møter (enten gjennom et live -forum eller videochatt), oppgi en lenke til forumet eller videosamtale for enkel tilgang.
Vær så detaljert som mulig når du gir veibeskrivelse. Som et eksempel: “Kom til konferanserom 592 i Timaren -bygningen (209 Nix St.). Rom 592 ligger i 2. etasje i bygningen, så du må ta heisen opp fra første etasje, gå ut på 12 og bruke heisene på sørsiden av bygningen (til venstre) for å gå opp til 59. etasje."
Trinn 4. Del formålet med møtet
La mottakerne vite hva møtet kommer til å oppnå. Å tilby en kort agenda for møtet vil hjelpe dem å gjenkjenne hvilke oppgaver som må gjøres på forhånd. Du kan ganske enkelt oppgi emnet (for eksempel "Cybersecurity Update"), eller du kan gi en tidslinje:
- 10:30 - 10:45 Del statusoppdateringer for prosjektet
- 10:45 - 11:10 Sammenlign og velg levedyktige tilbud
- 11:10 - 11:30 Brainstorming og mål for lansering
Trinn 5. Korrekturles e -posten din for grammatiske og faktuelle feil
De viktigste tingene å korrekturlese er dato, klokkeslett og sted for møtet, så sørg for at du har de riktige! Du kan også lese innledningen, agendaen eller andre notater som du kan ha inkludert for å sikre at du har dekket alt det grunnleggende.
Les e -posten din høyt for å være sikker på at skriften din er klar og konsis før du sender den ut
Metode 3 av 3: Bruke Outlook eller et integrert kalenderprogram
Trinn 1. Klikk på "Nytt møte" under fanen Hjem i Outlook
Hvis din bedrift bruker en kommunikasjonsdatabase med en integrert kalender, som Outlook, kan du bruke den til å sette opp møtet. Det er vanligvis det foretrukne kontaktpunktet for folk du jobber med.
Hvis bedriften din ikke bruker Outlook eller noe lignende, kan du bruke din arbeidsrelaterte e-post til å sende invitasjonen
Trinn 2. Velg et tidspunkt og en dato fra vinduet "Planleggingsassistent"
Etter at du har opprettet et nytt møte, vil kalendervinduet dukke opp. Klikk på "Planleggingsassistent" og merk en tilgjengelig tid og dato for møtet.
Sørg for at det er en tid da du og de tiltenkte deltakerne er tilgjengelige. Avhengig av bedriftens applikasjon, må du kanskje justere visningsinnstillingene for å vise alles tidsplan (i tillegg til din egen)
Trinn 3. Legg til deltakere ved å skrive inn navnene eller bruke adresseboken
Klikk på tekstlinjen for å legge inn navn manuelt eller bla gjennom adresseboken og velge navnene deres fra listen. Bruk "Planleggingsassistent" -funksjonen for å sjekke andres tilgjengelighet.
Hvis folk ikke er tilgjengelige, vises navnene deres uthevet. Assistenten vil til og med vise anbefalte tidsluker som passer deg og deltakernes tidsplaner
Trinn 4. Angi start- og sluttider for møtet
Sørg for at datoen for møtet er datoen du valgte tidligere, og klikk på kalenderknappen for å gjøre eventuelle endringer. Bruk deretter nedtrekkspilene til høyre for tidslistene for å velge riktige start- og sluttider.
Å legge til sluttider er mest respektfull for menneskers tid, slik at de vet hva de kan forvente og kan planlegge pendlingen eller jobbe rundt møtet
Trinn 5. Klikk "Avtale" under "Møte" -fanen øverst på skjermen
Hvis du klikker på denne knappen, kommer du tilbake til skjermbildet for generelle avtaler, og du bør se oppføringen din planlagt. Herfra kan du legge til et emne, et sted og notater.
Hvis du ikke ser oppføringen din planlagt på avtaleskjermen, gå tilbake og gjenta prosessen til den vises
Trinn 6. Vær spesifikk når du skriver inn emnet, stedet og notatene
La mottakerne vite hva møtet handler om med noen få korte ord (f.eks. "Kommende produkttesting"). Vær spesifikk om stedet, og gi veibeskrivelse hvis det ikke er et typisk møtested, eller hvis det er vanskelig å komme til. Legg til eventuelle ekstra notater (som alle forarbeider) som er relevante for møtet.
- Oppgi adressen til stedet, selv om du tror de allerede vet det.
- Klikk "Send" når du er ferdig.
Tips:
Unngå altfor brede emner som "brainstorming" fordi det ikke forteller folk mye om formålet med møtet. I stedet kan du si "brainstorming leverandører for nytt produkt."
Tips
- Når du leser e -posten eller invitasjonen din, må du holde den kort og saklig.
- Bruk en vennlig, profesjonell skrivetone.
- Dobbeltsjekk mottakerlisten for å sikre at alle som trenger å være der er invitert.
- Skriv inn adresser på "bcc" -linjen hvis du vil at alle adressene skal forbli skjult for mottakerne.
Advarsler
- Ikke send invitasjonen eller e -posten uten dato, tid og sted. Det vil sannsynligvis frustrere de inviterte, og du vil få en rekke svar som ber om den informasjonen.
- Ikke skriv i store og små bokstaver, det blir tolket som roping og er svært uprofesjonelt.
