Arkivering er lagring eller bevaring av informasjon. Organisasjoner konverterer papirdokumenter til digitalt hver dag for å øke levetiden til dokumenter. Det, kombinert med den enorme mengden data som genereres av datamaskiner i dag, betyr at arkivering av dokumenter bare kommer til å vokse i betydning. Hvis du vet hvordan du arkiverer dokumenter, kan du frigjøre plass slik at datamaskinen din håndterer gjeldende dokumenter mer effektivt.
Trinn
Trinn 1. Arkiver dokumenter i en zip -fil
Spesielt nyttig med viktige, men sjelden nødvendige filer, zip -filer reduserer plassen som dokumenter tar opp på harddisken.
- Bare marker filer du vil konvertere til et zip -format.
- Høyreklikk med musen, og velg deretter "Send til".
- Du vil sende filene til en "Komprimert (zippet) mappe."
- Kontroller at filene faktisk er der ved å dobbeltklikke på zip-mappen. Hvis de er det, kan du deretter slette de originale filene.
Trinn 2. Overfør dokumentene dine til et eget lagringsmedium
Populære valg for digital arkivering er eksterne båndstasjoner, eksterne harddisker eller tommelstasjoner.
Trinn 3. Sikkerhetskopier dokumenter til en CD eller DVD hvis du har en CD- eller DVD -opptaker
Sikkerhetskopier er en annen måte å arkivere, selv om du sannsynligvis kjenner denne metoden med et annet navn - å brenne en plate. For eksempel bruker Windows et levende filsystem og et mestret format (bedre for kompatibilitet på andre enheter) for å kopiere filer til CDer eller DVDer.
- Sett inn en skrivbar CD eller DVD i datamaskinens CD- eller DVD -opptaker for Live File System.
- Når dialogboksen vises, klikker du på "Brenn filer til dataplate."
- Gi disken et navn, og klikk deretter "Neste".
- Vent til en tom mappe før platen vises. Dette betyr at platen er formatert og klar til å kopiere filer.
- Åpne mappen med dokumentene du vil arkivere, og dra filene til den tomme diskmappen.
- For det mestrede formatet, sett inn en skrivbar CD eller DVD i en datamaskins CD- eller DVD -opptaker.
- Når dialogboksen vises, klikker du på "Brenn filer til dataplate."
- Gi platen et navn, og klikk på "Vis formateringsalternativer".
- Velg "Mestret" og klikk "Neste".
- Vent til en tom mappe før platen vises. Dette betyr at platen er formatert og klar til å kopiere filer.
- Åpne mappen med dokumenter du vil arkivere, og dra disse filene inn i den tomme diskmappen.
Trinn 4. Send dokumenter til lagring utenfor nettstedet
- I tillegg til å fungere som et sted for arkiverte filer, beskytter sikre lagringssteder utenfor nettstedet data mot katastrofer som brann og harddiskfeil.
- Med så mange selskaper som tilbyr denne tjenesten, må du kontakte et selskap direkte for å få detaljer om hvordan de fungerer og hvilke garantier som er inkludert i arkivering av dokumenter utenfor nettstedet.
Trinn 5. Bruk programvare for digital arkivering
- En av de mest kjente metodene for å bevare utseendet og følelsen av et dokument er ved å lage en PDF -fil. Denne programvaren - som er kjent som Adobe Acrobat - tilbys av Adobe og gjør det enkelt å konvertere dokumenter til PDF -format fra forskjellige programmer. Det er også flere gratis programmer som vil lage disse filene.
- Det at spesifikasjonene er offentlige betyr at fremtidige versjoner av Adobes programvare vil kunne lese tidligere versjoner av dokumenter.
- I tillegg er PDF -lesere lett tilgjengelig som en gratis nedlasting fra Adobes nettsted.
Trinn 6. Hold deg oppdatert med teknologi for å arkivere dokumenter
Med den raske utviklingen av teknologi kan det som er gjeldende i dag være foreldet i morgen. Dette kan være et problem når du overfører arkiverte filer til et nytt system.
Tips
- Katalogiser arkiverte filer slik at du eller andre mennesker vil kunne finne nødvendige filer over tid. Dette kan være så enkelt som å navngi filer eller mapper med innholdsnavn og datoene filene omfatter. For eksempel, hvis du arkiverer forretningsposter, kan du navngi én mappe "Forretningsfiler 1. kvartal 1997." I større systemer bruker arkiver mest sannsynlig metadata for katalogisering.
- En annen grunn til å arkivere filer er at det noen ganger er lovkrav som krever lagring av informasjon.
Advarsler
- Multimediedata er ofte knyttet til spesifikk maskinvare eller programvare og er kanskje ikke tilgjengelig utenfor proprietære systemer.
- En fare er risikoen for filkorrupsjon. Sørg for at du bruker et godt testet system for å sikkerhetskopiere informasjonen din.
- Hvis du ikke har et system for arkivering av dokumenter, kan det føre til utilsiktet tap av filer, spesielt hvis de blir slettet ved en feiltakelse.