Slik arkiverer du dokumenter: 6 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Slik arkiverer du dokumenter: 6 trinn (med bilder)
Slik arkiverer du dokumenter: 6 trinn (med bilder)

Video: Slik arkiverer du dokumenter: 6 trinn (med bilder)

Video: Slik arkiverer du dokumenter: 6 trinn (med bilder)
Video: Аниматор против Анимации 4 (оригинал) 2024, Mars
Anonim

Arkivering er lagring eller bevaring av informasjon. Organisasjoner konverterer papirdokumenter til digitalt hver dag for å øke levetiden til dokumenter. Det, kombinert med den enorme mengden data som genereres av datamaskiner i dag, betyr at arkivering av dokumenter bare kommer til å vokse i betydning. Hvis du vet hvordan du arkiverer dokumenter, kan du frigjøre plass slik at datamaskinen din håndterer gjeldende dokumenter mer effektivt.

Trinn

Arkiv dokumenter Trinn 1
Arkiv dokumenter Trinn 1

Trinn 1. Arkiver dokumenter i en zip -fil

Spesielt nyttig med viktige, men sjelden nødvendige filer, zip -filer reduserer plassen som dokumenter tar opp på harddisken.

  • Bare marker filer du vil konvertere til et zip -format.
  • Høyreklikk med musen, og velg deretter "Send til".
  • Du vil sende filene til en "Komprimert (zippet) mappe."
  • Kontroller at filene faktisk er der ved å dobbeltklikke på zip-mappen. Hvis de er det, kan du deretter slette de originale filene.
Arkiv dokumenter Trinn 2
Arkiv dokumenter Trinn 2

Trinn 2. Overfør dokumentene dine til et eget lagringsmedium

Populære valg for digital arkivering er eksterne båndstasjoner, eksterne harddisker eller tommelstasjoner.

Arkiv dokumenter Trinn 3
Arkiv dokumenter Trinn 3

Trinn 3. Sikkerhetskopier dokumenter til en CD eller DVD hvis du har en CD- eller DVD -opptaker

Sikkerhetskopier er en annen måte å arkivere, selv om du sannsynligvis kjenner denne metoden med et annet navn - å brenne en plate. For eksempel bruker Windows et levende filsystem og et mestret format (bedre for kompatibilitet på andre enheter) for å kopiere filer til CDer eller DVDer.

  • Sett inn en skrivbar CD eller DVD i datamaskinens CD- eller DVD -opptaker for Live File System.
  • Når dialogboksen vises, klikker du på "Brenn filer til dataplate."
  • Gi disken et navn, og klikk deretter "Neste".
  • Vent til en tom mappe før platen vises. Dette betyr at platen er formatert og klar til å kopiere filer.
  • Åpne mappen med dokumentene du vil arkivere, og dra filene til den tomme diskmappen.
  • For det mestrede formatet, sett inn en skrivbar CD eller DVD i en datamaskins CD- eller DVD -opptaker.
  • Når dialogboksen vises, klikker du på "Brenn filer til dataplate."
  • Gi platen et navn, og klikk på "Vis formateringsalternativer".
  • Velg "Mestret" og klikk "Neste".
  • Vent til en tom mappe før platen vises. Dette betyr at platen er formatert og klar til å kopiere filer.
  • Åpne mappen med dokumenter du vil arkivere, og dra disse filene inn i den tomme diskmappen.
Arkiv dokumenter Trinn 4
Arkiv dokumenter Trinn 4

Trinn 4. Send dokumenter til lagring utenfor nettstedet

  • I tillegg til å fungere som et sted for arkiverte filer, beskytter sikre lagringssteder utenfor nettstedet data mot katastrofer som brann og harddiskfeil.
  • Med så mange selskaper som tilbyr denne tjenesten, må du kontakte et selskap direkte for å få detaljer om hvordan de fungerer og hvilke garantier som er inkludert i arkivering av dokumenter utenfor nettstedet.
Arkiv dokumenter Trinn 5
Arkiv dokumenter Trinn 5

Trinn 5. Bruk programvare for digital arkivering

  • En av de mest kjente metodene for å bevare utseendet og følelsen av et dokument er ved å lage en PDF -fil. Denne programvaren - som er kjent som Adobe Acrobat - tilbys av Adobe og gjør det enkelt å konvertere dokumenter til PDF -format fra forskjellige programmer. Det er også flere gratis programmer som vil lage disse filene.
  • Det at spesifikasjonene er offentlige betyr at fremtidige versjoner av Adobes programvare vil kunne lese tidligere versjoner av dokumenter.
  • I tillegg er PDF -lesere lett tilgjengelig som en gratis nedlasting fra Adobes nettsted.
Arkiv dokumenter Trinn 6
Arkiv dokumenter Trinn 6

Trinn 6. Hold deg oppdatert med teknologi for å arkivere dokumenter

Med den raske utviklingen av teknologi kan det som er gjeldende i dag være foreldet i morgen. Dette kan være et problem når du overfører arkiverte filer til et nytt system.

Tips

  • Katalogiser arkiverte filer slik at du eller andre mennesker vil kunne finne nødvendige filer over tid. Dette kan være så enkelt som å navngi filer eller mapper med innholdsnavn og datoene filene omfatter. For eksempel, hvis du arkiverer forretningsposter, kan du navngi én mappe "Forretningsfiler 1. kvartal 1997." I større systemer bruker arkiver mest sannsynlig metadata for katalogisering.
  • En annen grunn til å arkivere filer er at det noen ganger er lovkrav som krever lagring av informasjon.

Advarsler

  • Multimediedata er ofte knyttet til spesifikk maskinvare eller programvare og er kanskje ikke tilgjengelig utenfor proprietære systemer.
  • En fare er risikoen for filkorrupsjon. Sørg for at du bruker et godt testet system for å sikkerhetskopiere informasjonen din.
  • Hvis du ikke har et system for arkivering av dokumenter, kan det føre til utilsiktet tap av filer, spesielt hvis de blir slettet ved en feiltakelse.

Anbefalt: