Microsoft Access er et databaseopprettingsprogram som lar alle enkelt vedlikeholde og redigere en database. Den passer for alt fra små prosjekter til store bedrifter, og er et veldig visuelt program. Dette gjør det flott for å utføre datainføring, ettersom du ikke trenger å jobbe med tabeller og regneark.
Trinn
Del 1 av 6: Opprette en ny database
Trinn 1. Klikk på kategorien Fil og velg "Ny"
Databasen er det som vil inneholde alle dataene dine i de forskjellige formene. Du kan velge å opprette en tom database, en tom webdatabase eller velge mellom en rekke maler.
- En tom database er en standard Access -database, og er god for lokal bruk. Opprettelse av en tom database vil også opprette en tabell.
- Nettdatabaser er designet for å være kompatible med Accesss webpubliseringsverktøy. Opprettelse av en tom database vil også opprette en tabell.
- Maler er forhåndsbygde databaser designet for et bredt spekter av bruksområder. Velg en mal hvis du ikke vil bruke mye tid på å sette databasestrukturen sammen.
Trinn 2. Gi databasen et navn
Når du har valgt en databasetype, gir du den et navn som gjenspeiler hva den er til for. Dette vil være spesielt nyttig hvis du skal jobbe med flere forskjellige databaser. Skriv inn filnavnet til databasen din i "Filnavn" -boksen. Velg "Opprett" for å generere den nye databasefilen.
Del 2 av 6: Legge til data i databasen
Trinn 1. Bestem den beste strukturen for dataene dine
Hvis du oppretter en tom database, vil du tenke på den beste måten å organisere dataene dine på, og legge til den riktige strukturen. Det er flere måter du kan formatere og samhandle med dataene dine i Access:
- Tabeller - Dette er den viktigste måten data lagres i databasen på. Tabeller kan sammenlignes med regneark i Excel: dataene er organisert i rader og kolonner. På grunn av dette er import av data fra Excel og andre regnearkprogrammer en relativt grei prosess.
- Skjemaer - Skjemaer er måten data blir lagt til i databasen din. Mens du kan legge inn dataene i databasen direkte i tabellene, gir bruk av skjemaer mulighet for raskere og mer visuell dataregistrering.
- Rapporter - Disse oppsummerer og viser dataene i databasen din. Rapporter er for å analysere data og returnere svar på spesifikke spørsmål, for eksempel hvor mye fortjeneste som ble tjent, eller hvor kundene befinner seg. Disse er vanligvis designet for å skrives ut.
- Spørringer - Slik henter og filtrerer du dataene dine. Du kan bruke spørringer til å vise spesifikke oppføringer fra flere tabeller. Du kan også bruke spørsmål til å opprette og oppdatere data.
Trinn 2. Lag ditt første bord
Hvis du starter en tom database, begynner du automatisk med et tomt bord. Du kan begynne å legge inn dataene dine i denne tabellen, enten for hånd eller ved å kopiere og lime inn fra en annen kilde.
- Hvert stykke data skal ha sin egen kolonne (felt), mens hver post skal være en egen rad. For eksempel vil hver rad være en kunde mens hvert felt vil være en annen informasjon om den kunden (fornavn, etternavn, e -postadresse, telefonnummer, etc.).
- Du kan gi nytt navn til kolonneetikettene for å gjøre det enkelt å fortelle hvilket felt som er hva. Dobbeltklikk på kolonneoverskriften for å endre navnet.
Trinn 3. Importer data fra en annen kilde
Hvis du vil importere fra en fil eller plassering som støttes, kan du angi Access for å hente informasjonen og legge den til i databasen. Dette er nyttig for å hente data fra en webserver eller en annen delt ressurs.
- Klikk kategorien Eksterne data.
- Velg filtypen du importerer. I delen "Importer og lenker" ser du noen få alternativer for datatyper. Du kan klikke på Mer -knappen for å se flere alternativer. ODBC står for Open Database Connectivity, og inkluderer databaser som SQL.
- Naviger til plasseringen av dataene. Hvis den er på en server, må du oppgi serveradressen.
- I det neste vinduet velger du "Angi hvordan og hvor du vil lagre dataene i den nåværende databasen." Velg "OK". Følg trinnene for å importere dataene dine.
Trinn 4. Legg til en annen tabell
Du vil beholde de forskjellige postene dine i forskjellige databaser. Dette vil bidra til å holde databasene dine kjørende. For eksempel kan du ha en tabell med kundeinformasjon og en annen tabell for bestillingsinformasjon. Du vil da kunne koble kundeinformasjonen til bestillingsinformasjonstabellen.
I tabellen Opprett i kategorien Hjem klikker du på tabellknappen. En ny tabell vil vises i databasen din. Du kan legge inn informasjon på samme måte som du gjorde for den første tabellen
Del 3 av 6: Dekke tabellforhold
Trinn 1. Forstå hvordan nøkler fungerer
Hver tabell vil ha en hovednøkkel som er unik for hver oppføring. Som standard oppretter Access en ID -kolonne som øker i antall for hver oppføring. Dette er angitt som hovednøkkel. Tabeller kan også ha utenlandske nøkler. Dette er felt som er knyttet til en annen tabell i databasen. De koblede feltene vil inneholde de samme dataene.
- For eksempel kan du i Ordrer -tabellen ha et kunde -ID -felt for å spore hvilken kunde som bestilte hvilket produkt. Du kan opprette et forhold for det feltet med ID -feltet i kundetabellen.
- Å bruke relasjoner bidrar til å holde dataene dine konsistente, effektive og lesbare.
Trinn 2. Klikk kategorien Database Tools
Klikk på Relasjoner -knappen i Relasjoner -delen. Dette åpner et nytt vindu med en oversikt over alle tabellene i databasen. Hvert felt vil bli oppført under tabellens navn.
Du må ha opprettet feltet for den utenlandske nøkkelen før du oppretter forholdet. For eksempel, hvis du vil bruke kunde -ID -en i tabellen Ordrer, oppretter du et felt i tabellen Ordrer som heter Kunde og lar det stå tomt. Sørg for at det er samme format som feltet du kobler til (tall i dette tilfellet)
Trinn 3. Dra feltet du vil bruke som fremmednøkkel
Slipp den til feltet du opprettet for den utenlandske nøkkelen. Klikk på Opprett i vinduet som vises for å angi forholdet for feltene. En linje vil vises mellom de to tabellene, som forbinder feltene.
Merk av i boksen "Håndhev referanseintegritet" når du oppretter forholdet. Dette betyr at hvis data endres i ett felt, oppdateres det andre feltet automatisk. Dette vil bidra til å holde dataene dine nøyaktige
Del 4 av 6: Forespørsler
Trinn 1. Forstå rollen til spørringer
Spørringer er handlinger som lar deg raskt se, legge til og redigere dataene i databasen din. Det finnes et stort utvalg av spørringstyper, alt fra enkle oppslag til opprettelse av nye tabeller basert på eksisterende data. Spørringer er viktige verktøy for å bygge rapporter.
Spørringer er delt inn i to hovedtyper: Velg og Handling. Velg søk trekk data fra tabeller og kan gjøre beregninger. Handlingsforespørsler kan legge til, redigere og slette data fra tabeller
Trinn 2. Bruk spørringsveiviseren til å lage en grunnleggende Select -spørring
Hvis du vil opprette en grunnleggende utvalgsspørring, bruker du spørringsveiviseren for å veilede deg gjennom trinnene. Du får tilgang til spørringsveiviseren fra kategorien Opprett. Dette lar deg se bestemte felt fra en tabell.
Opprette en utvalgsspørring med kriterier
Trinn 1. Åpne Query Design -verktøyet
Du kan bruke kriterier for å begrense utvalgte søk og bare vise informasjonen du trenger. For å starte, klikk på kategorien Opprett og velg Query Deign.
Trinn 2. Velg bordet ditt
Boksen Vis tabell åpnes. Dobbeltklikk på tabellen du vil kjøre spørringen på, og klikk deretter Lukk.
Trinn 3. Legg til felt som skal hentes
Dobbeltklikk på hvert felt i tabellen du vil legge til i spørringen. Feltene vil bli lagt til Design -rutenettet.
Trinn 4. Legg til kriteriene
Du kan bruke flere forskjellige typer kriterier, for eksempel tekst eller funksjoner. For eksempel, hvis du bare ville vise priser høyere enn $ 50 fra "Priser" -feltet, ville du angi
=50
inn i kriteriene. Hvis du bare ville vise kunder fra Storbritannia, ville du skrive
Storbritannia
inn i kriteriefeltet.
Du kan bruke flere kriterier per forespørsel
Trinn 5. Klikk på Kjør for å se resultatene
Kjør -knappen ligger på kategorien Design. Søkeresultatene dine vises i vinduet. Trykk Ctrl + S for å lagre spørringen.
Opprette en utvalgsspørring med parametere
Trinn 1. Åpne Query Design -verktøyet
En parameterforespørsel lar deg spesifisere hva du vil hente hver gang spørringen kjøres. For eksempel, hvis du har en database med kunder fra forskjellige byer, kan du kjøre en parameterforespørsel for å spørre hvilken by du vil vise resultater for.
Trinn 2. Lag en utvalgsspørring og spesifiser tabellene
Legg til felt som skal hentes i spørringen ved å dobbeltklikke på dem i tabelloversikten.
Trinn 3. Legg til en parameter i Criteria -delen
Parametere er angitt med "" rundt parameteren. Teksten inne i parentesene vises i ledeteksten som vises når spørringen kjøres. For eksempel, for å be om byen, klikker du Kriterier -cellen for byfeltet og skriver inn
[Hvilken by?]
Du kan avslutte parametere med "?" eller “:”, men ikke med “!” eller "."
Trinn 4. Lag en spørring med flere parametere
Du kan bruke flere parametere til å lage et tilpasset område for søkeresultatene. For eksempel, hvis feltet er et Datofelt, kan du returnere et datointervall ved å skrive
Mellom [Angi startdato:] Og [Angi sluttdato:]
. Du vil motta to meldinger når du kjører spørringen.
Opprette en Make Table Query
Trinn 1. Klikk kategorien Opprett og velg Spørredesign
Du kan bruke spørringer til å hente spesifikke data fra eksisterende tabeller og opprette en ny tabell med disse dataene. Dette er spesielt nyttig hvis du vil dele bestemte deler av databasen, eller lage spesifikke skjemaer for delsett av databasen. Du må opprette en vanlig utvalgsspørring først.
Trinn 2. Velg tabellen (e) du vil hente data fra
Dobbeltklikk på tabellene du vil hente dataene fra. Du kan trekke fra flere bord om nødvendig.
Trinn 3. Velg feltene du vil hente data fra
Dobbeltklikk på hvert felt du vil legge til fra tabelloversikten. Det vil bli lagt til i spørringsnettet.
Trinn 4. Angi kriterier
Hvis du vil spesifisere spesifikke data fra et felt, bruker du kriteriedelen for å angi filteret. Se delen "Opprette en valgt spørring med kriterier" ovenfor for mer informasjon.
Trinn 5. Test søket for å sikre at det returnerer resultatene du ønsker
Før du lager tabellen, må du kjøre spørringen for å sikre at den trekker alle riktige data. Juster kriteriene og feltene til du får alle dataene du ønsker.
Trinn 6. Lagre spørringen
Trykk Ctrl + S for å lagre spørringen for senere bruk. Det vil vises i navigasjonsrammen på venstre side av skjermen. Klikk på spørringen for å velge den igjen, og klikk deretter på kategorien Design.
Trinn 7. Klikk på "Lag tabell" -knappen i gruppen Forespørselstype
Et vindu vil vises som ber om det nye bordnavnet ditt. Skriv inn navnet på tabellen og klikk OK.
Trinn 8. Klikk på Kjør -knappen
Den nye tabellen blir opprettet med spørringen du har opprettet. Tabellen vises i navigasjonsrammen til venstre.
Opprette en vedleggsspørring
Trinn 1. Åpne en tidligere opprettet spørring
Du kan bruke en vedleggssøk til å legge til data i en tabell som allerede eksisterer fra en annen tabell. Dette er nyttig hvis du trenger å legge til flere data i en tabell du har opprettet med en make -tabell -spørring.
Trinn 2. Klikk på Legg til -knappen i kategorien Design
Dette åpner dialogboksen Legg til. Velg tabellen du vil legge til.
Trinn 3. Endre kriteriene for spørringen slik at den samsvarer med det du vil legge til
For eksempel, hvis du opprettet en tabell med kriteriene "2010" for året -feltet, endrer du den til året du vil legge til, for eksempel "2011".
Trinn 4. Angi hvor du vil at dataene skal legges til
Sørg for å angi riktige felt for hver kolonne du legger til. Når du for eksempel bruker de ovennevnte endringene, bør data legges til i feltet År på linjen Legg til.
Trinn 5. Kjør spørringen
Klikk på Kjør -knappen på Deign -fanen. Spørringen kjøres og dataene legges til i tabellen. Du kan åpne tabellen for å bekrefte at dataene ble lagt til riktig.
Del 5 av 6: Opprette og bruke skjemaer
Trinn 1. Velg tabellen du vil lage et skjema for
Skjemaer lar deg enkelt se dataene for hvert felt, samt raskt bytte mellom poster eller opprette nye. Skjemaer er avgjørende for lengre perioder med dataregistrering, ettersom de fleste synes det er mye lettere å jobbe med enn tabeller.
Trinn 2. Klikk på skjema -knappen i kategorien Opprett
Dette vil automatisk lage et skjema basert på feltene i tabellen. Access gjør en ganske god jobb med å automatisk lage felter med riktig størrelse, men du kan endre størrelsen og flytte rundt alle elementene i skjemaet du vil ha.
- Hvis du ikke vil at et bestemt felt skal vises på skjemaet, kan du høyreklikke på det og velge Slett.
- Hvis tabellene dine har relasjoner, vises et datablad under hver post som viser de tilkoblede dataene. Du kan redigere de tilkoblede dataene på denne måten mye enklere. For eksempel kan hver salgsrepresentant i databasen ha en kundedatabase knyttet til posten.
Trinn 3. Naviger til det nye skjemaet
Piltastene nederst går fra post til plate. Feltene fylles ut av postdataene dine når du bytter mellom dem. Du kan bruke knappene på kantene til å gå til den første eller siste posten.
Trinn 4. Klikk på databladknappen for å bruke tabellen
Dette er plassert i øvre venstre hjørne, og lar deg begynne å endre tabellens verdier ved å bruke skjemaet.
Trinn 5. Gjør endringer i eksisterende poster
Du kan redigere teksten i et hvilket som helst felt i hver post for å endre dataene i tabellen. Endringene gjenspeiles automatisk i tabellen, så vel som i alle tilkoblede tabeller.
Trinn 6. Legg til nye poster
Klikk på "Legg til post" -knappen nær navigasjonsknappene for å opprette en ny post på slutten av listen. Du kan deretter bruke feltene til å legge inn data i den tomme posten i tabellen. Dette er en mye enklere måte å legge til ny informasjon enn gjennom tabellvisningen.
Trinn 7. Lagre skjemaet når du er ferdig
Sørg for å lagre skjemaet ditt ved å trykke Ctrl + S, slik at du enkelt kan få tilgang til det igjen senere. Det vil vises i navigasjonsrammen på venstre side av skjermen.
Del 6 av 6: Opprette en rapport
Trinn 1. Velg tabellen eller spørringen
Med rapporter kan du raskt vise sammendrag av dataene dine. De brukes ofte til inntekts- og forsendelsesrapporter, og kan skreddersys til omtrent hvilken som helst bruk. Rapporter henter data fra enten tabeller eller spørringer du har opprettet.
Trinn 2. Klikk kategorien Opprett
Velg rapporttypen du vil lage. Det er noen forskjellige måter du kan opprette en rapport på. Access kan opprette rapporten automatisk for deg, eller du kan lage en tilpasset rapport.
- Rapport-Dette vil opprette en automatisk rapport med alle dataene fra kilden din. Ingenting vil bli gruppert, men for små databaser er dette sannsynligvis tilstrekkelig for å vise hva du trenger.
- Tom rapport - Dette vil opprette en tom rapport som du kan fylle ut med dataene dine etter behov. Du vil kunne velge fra et hvilket som helst tilgjengelig felt for å lage en tilpasset rapport.
- Rapportveiviser - Rapportveiviseren vil guide deg gjennom prosessen med å lage rapporter, slik at du kan velge og gruppere dataene dine, og deretter formatere dem deretter.
Trinn 3. Angi en kilde for en tom rapport
Hvis du har valgt å lage en blank rapport, må du velge en kilde for den. Klikk først på kategorien Arranger og velg deretter Egenskapsark. Alternativt kan du også trykke alt="Bilde" + Enter.
Klikk på nedoverpilen ved siden av Record Source -feltet. En liste over tilgjengelige tabeller og spørsmål vises. Velg en, og den vil bli tilordnet rapporten
Trinn 4. Legg til felt i rapporten
Når du har en kilde, kan du begynne å legge til felt fra den i rapporten. Klikk kategorien Format, og klikk deretter på Legg til eksisterende felt. Feltlisten vil vises i den høyre rammen.
- Klikk og dra feltene du vil legge til i designrammen. Rekorden vil vises i rapporten. Når du legger til flere felt, blir de automatisk oppstilt med eksisterende felt.
- Du kan endre størrelsen på feltene ved å klikke på kantene og dra musen.
- Slett felt fra rapporten ved å klikke på overskriften og trykke på Slett -tasten.
Trinn 5. Legg til grupper i rapporten
Grupper lar deg raskt analysere informasjon i en rapport, ettersom de lar deg organisere relatert informasjon. Det kan for eksempel være lurt å gruppere salg etter region eller etter selger. Grupper lar deg gjøre dette.
- Klikk på kategorien Design, klikk på knappen Gruppe og sorter.
- Høyreklikk på hvilken som helst del av feltet du vil legge til i en gruppe. Velg Gruppe på fra menyen.
- En overskrift vil bli opprettet for gruppen. Du kan justere overskriften til det du vil merke gruppen.
Trinn 6. Lagre og del rapporten din
Når rapporten er ferdig, kan du lagre den og deretter dele den eller skrive den ut som et hvilket som helst dokument. Bruk dette til å dele selskapets resultater med investorer, kontaktinformasjon til ansatte og mye mer.