Å lære å bruke Mail Merge i Microsoft Word kan være en skremmende oppgave hvis du prøver å bruke Microsoft Hjelp. Vi vil skissere en mye mer lineær prosess - å lage en adressefil i Excel, slå seg sammen i Word og legge til intensjoner og finere detaljer. Denne enkle prosessen kan spare deg for timer med mas rundt etiketter, slik at du ikke bruker håndskriftene senere!
Merk: Dette er for Office 2003; instruksjoner for andre versjoner kan variere.
Trinn
Trinn 1. Opprett en adressefil i Microsoft Excel ved å sette inn navn og adresser på følgende måte:
Trinn 2. Rad 1 skal ha overskriftene før du begynner å legge til adressene fra rad 2 og fremover
- Plasser fornavnene i kolonne A.
- Plasser etternavnene i kolonne B.
- Plasser gateadressene i kolonne C.
- Plasser byene i kolonne D.
- Plasser fylket i kolonne E.
- Plasser postnummerene i kolonne F.
- Lagre filen. Husk plasseringen og navnet på filen.
- Lukk Excel.
Trinn 3. Åpne Word og gå til "Tools/Letters" og "Mailings/Mail Merge"
Hvis oppgavefeltet ikke er åpent på høyre side av skjermen, går du til Vis/oppgavefelt og klikker på det. Oppgaveruten skal vises
Trinn 4. Fyll ut etikett -alternativknappen I oppgavepanelet
Trinn 5. Klikk på Etikettalternativer og velg etiketten du bruker fra listen
Klikk OK når du har valgt.
Trinn 6. Klikk på Neste:
"Velg mottakere".
Trinn 7. Klikk på "Bla gjennom" og bla til filen du nettopp har lagret i Excel og lagret i Mine dokumenter
Åpne denne filen, og en dialogboks åpnes. Alle mottakere bør velges som standard. Hvis ikke, gjør du det og klikker OK.
Trinn 8. Klikk på Neste:
"Ordne etikettene dine".
Trinn 9. Klikk på "Flere elementer
.. "La Databasefelt (øverst til høyre) være valgt og klikk på feltene du vil sette inn. Klikk på dem i den rekkefølgen de vil vises på etiketten. Dette er normalt Fornavn, Etternavn, Gateadresse, By, fylke, Post Ignorer det faktum at de alle havner på en enkelt linje. Når du er ferdig med å velge, kan du legge til mellomrom og vognreturer der du vil ha dem på etiketten. Når du har satt inn alle feltene, klikker du OK. Hvis du har glemt ett sted markøren der du vil at den skal gå (feltet til høyre for markøren blir sannsynligvis grått-det er OK), klikk deretter på "Flere elementer …" igjen og velg feltet du vil legge til. Klikk på LUKK i vinduet en gang du er ferdig med å sette inn alle feltene du trenger.
Trinn 10. Legg til mellomrom og vognreturer slik at etiketten ser riktig ut
Ignorer det når feltet etter at stedet for en av dem blir grått, blir mellomrommet lagt til i stedet for å erstatte feltet.
Trinn 11. Vi dytter hele adressen litt til høyre ved å "øke innrykket" en gang
Dette avhenger av størrelsen på etiketten du bruker, men ser bedre ut!
Hvis alt er der du vil ha det, klikker du på Oppdater alle etiketter. Du bør se feltene kopiert til alle etiketter
Trinn 12. Klikk på Neste:
"Forhåndsvis etikettene dine".
Trinn 13. Hvis du er fornøyd, klikker du på Neste:
"Fullfør sammenslåingen". På denne skjermen kan du redigere individuelle etiketter eller skrive ut. det er verdt å klikke på REDIGERE INDIVIDUELE ETIKETTER og klikke ALLE og OK selv om du er fornøyd med det, slik at du får tilgang til alle sidene med etiketter.
Lagre filen før du gjør noe annet
Trinn 14. Du kan også bruke kommersielle elektroniske verktøy for å utføre sammenslåing av e -post for å lage etiketter
Fordelen er at de kan være enklere og raskere å bruke.
