Emnelinjer på e -post er ofte det leserne bruker for å bestemme om de vil åpne e -posten din. Disse mellomrommene må fylles med et kort, saklig og detaljorientert språk for å hindre mottakeren i å slette e-posten din uten å lese den. Hvis du spesifiserer nøyaktig hvorfor leseren din vil se hva du har å si ved å bruke detaljer i emnelinjene dine, bør du nyte raskere og hyppigere svar på e -postene dine.
Trinn
Del 1 av 3: Formatering av emnelinjene
Trinn 1. Unngå å la emnelinjen stå tom
Når du velger å ikke inkludere en emnelinje, utnytter du ikke muligheten den gir for å trekke inn leseren din. Å ha en tom emnelinje vil også få deg til å se lat ut. Viktigst av alt, det vil absolutt ikke få leseren til å føle at de trenger å åpne eller svare på e -posten din raskt.
Trinn 2. Skriv emnelinjen før du skriver e -posten din
Emnelinjen din kan føles som en ettertanke som ikke er like viktig som det faktiske innholdet i e -posten din. Siden det er det første leseren din ser, er det imidlertid like kritisk - om ikke mer! - som det er inni. For å være sikker på at du bruker nok tid og oppmerksomhet til emnelinjen, skriver du den før du skriver noe annet.
Trinn 3. Følg standardreglene for store bokstaver for å unngå slurv
Med mindre du sender et raskt notat til noen du kjenner godt, bør du behandle e -postene dine som formell kommunikasjon. Bruk store bokstaver i emnelinjene dine på samme måte som du ville bruke tittelene på presentasjonene dine med store bokstaver.
Husk noen få grunnleggende regler for å hjelpe deg med å kapitalisere riktig. For eksempel, bruk alltid store og små bokstaver i emnelinjene. Du bør også alltid bruke substantiv (fjell, presentasjon, bygning), pronomen (han, hun, de), verb (gå, endre), adverb (raskt, sakte) og adjektiv (sjusket, utmerket). Du bør ikke bruke artikler (a, an, the), preposisjoner (inn, ut) eller koordinere konjunksjoner (og, men)
Trinn 4. Unngå å behandle emnelinjene som komplette setninger
Selv om emnelinjene dine skal være grammatisk korrekt, kan du se dem som titler i stedet for setninger som alltid trenger tegnsetting. Emnelinjene dine trenger ikke være begrenset med punktum, spørsmålstegn eller utropstegn.
- Vær oppmerksom på at noen spamfiltre automatisk legger e -postmeldinger med skilletegn til søppelpostfilteret.
- Av og til vil du bruke et spørsmålstegn for å fange leserens oppmerksomhet. Ikke bruk denne strategien for mye.
- Koble flere setninger i emnelinjer med bindestreker. For eksempel inneholder emnelinjen: "Planlagt møte for tirsdag - Ditt oppmøte påkrevd", inneholder to forskjellige setninger som er forbundet med en bindestrek.
Trinn 5. Hold emnelinjene under omtrent 50 tegn
Emnelinjene dine skal være så korte som mulig. Dette kan noen ganger kreve at du utelater noen detaljer til fordel for andre. Det er viktigst at leseren din vet hva de trenger å gjøre når de leser emnelinjen din.
Det er kanskje ikke alltid mulig å beholde emnelinjene på eller under 50 tegn. Noen ganger går du omtrent ti tegn over. Hvis du begynner å skyte etter regelen på 50 tegn, begynner du imidlertid automatisk å skrive kortere emnelinjer
Trinn 6. Sett viktige ord først for å fange leserens oppmerksomhet
Hva disse ordene er, vil variere avhengig av formålet med e -posten din. Ditt navn og tittel må kanskje komme først i noen e -poster, mens handlingen som kreves av deg eller leseren kan være på forhånd i andre. Tenk på hva som vil gjøre leseren din mest sannsynlig å åpne e -posten din, og legg ordene som tilsvarer det emnet helt i begynnelsen av emnelinjen.
Vanligvis bør du starte emnefeltet med et ord som angir hvorfor du kontakter leseren din. Hvis du for eksempel nylig har endret kontorforskriftene, skriver du: "Endret selskapsforskrift - trenger din anmeldelse i dag."
Trinn 7. Velg spesifikke substantiv og verb for å kommunisere e -postens formål
Ikke ta med vage eller uklare substantiver og verb i emnelinjen. Bruk i stedet ord som spesifikt angir nøyaktig hva du vil ha fra leseren din. Dette reduserer lengden på emnelinjen, samtidig som du gir detaljene du trenger i emnelinjen.
I stedet for: "Kontakt deg for å sjekke ut ny informasjon", skriv: "Reviderte HR -regler - trenger godkjenning innen onsdag." I den andre versjonen av emnelinjen har du avklart nøyaktig hva den "nye informasjonen" er, og hvorfor du kontakter leseren. Du har korrigert forvirring om mottakeren trenger å lese e -posten og hva de må gjøre når de åpner den
Del 2 av 3: Tilveiebringe detaljer i emnelinjene
Trinn 1. Spesifiser formålet med e -posten din
Fortell leseren hvorfor du kontakter dem. Vær så spesifikk som mulig. Dette vil hjelpe leseren med en gang å vite om de skal åpne meldingen din.
- En emnefelt som ber om et anbefalingsbrev eller referanse, kan se slik ut: "Be om referanse for Tamara G. innen fredag 6/2."
- Hvis du tilbyr leseren din en fordel, kan du prøve noe sånt som: "Bytt olje med Jim's 50% rabatt bare denne uken."
Trinn 2. Skriv hvilken handling du vil at leseren skal gjøre
Så snart de ser e -posten din, vil leseren din vite hva de trenger å gjøre. Å ha denne kunnskapen umiddelbart vil forberede leseren din til å lete etter ytterligere detaljer i innholdet i notatet ditt.
I stedet for å skrive "Reaching for a Favor", gjør du emnelinjen: "Trenger hjelp til å skrive prosjektforslag neste uke." Dette lar leseren vite ikke bare at du ber om hjelp, men forklarer også nøyaktig hva du håper leseren vil gjøre for deg
Trinn 3. Angi en frist slik at leseren vet når han skal svare
Hvis du ikke gir leseren beskjed når du trenger å handle eller svare, kan det hende at de ikke åpner e -posten din før i morgen, neste uke eller til og med neste måned. Dette er ikke fordi leseren din ikke vil hjelpe deg. De fleste mottar titalls eller hundrevis av e -poster per dag, så e -poster uten klare tidsfrister går lett tapt i flokken.
Hvis e -posten din er spesielt viktig og trenger øyeblikkelig svar, kan du bruke ordene "Haster", "Kritisk" eller "Umiddelbart svar nødvendig" for å fortelle leseren at de bør være spesielt oppmerksom på dette notatet
Trinn 4. Oppgi hvem du er hvis leseren ikke allerede kjenner deg
Noen ganger vil du sende e -post til folk du aldri har møtt før. I disse tilfellene kan det være viktig for deg å gi tittelen, selskapet eller navnet ditt til leseren din, slik at de har en grunn til å åpne notatet. Ellers kan det se ut som om du bare er en tilfeldig person hvis e -post kan gå rett til papirkurven!
Kanskje du er en student som tar kontakt med en lokal politiker for et skoleprosjekt. Skriv: "High School Senior ber om intervju for prosjekt, forfaller 6/24."
Trinn 5. Nevn å møte leseren hvis de er en nylig bekjent
Du kan komme i kontakt med denne personen fordi du nettopp har møtt og håper å utvikle et tettere forhold til dem. Jogge minnet i emnelinjen, slik at de husker å ha møtt deg. Det er mer sannsynlig at de vil sette opp en oppfølging hvis de husker ditt tidligere møte.
Kanskje du hadde en kort diskusjon på en konferanse eller middag om noen av dine felles interesser. Gjør emnefeltet ditt: "Oppfølging av chatten vår på Writers 'Conf, 30.4."
Trinn 6. Nevn din gjensidige kontakt hvis du blir introdusert for leseren
Hvis noen andre setter deg i kontakt med mottakeren din, er det viktig at du avklarer det. Det er mye mer sannsynlig at leseren din åpner en e -post med en emnelinje som inneholder navnet på noen de kjenner, i stedet for en anonym person de aldri har møtt. Leseren din kan også velge å kontakte din gjensidige kontakt for å bekrefte introduksjonen.
Skriv for eksempel "Dr. Smith's Student @ Hopkins, ber om møte neste måned."
Del 3 av 3: Effektivisering og korrekturlesing av emnelinjene
Trinn 1. Bruk enkelt språk for å unngå forvirring
Du vil ikke at leseren din skal ha problemer med å forstå emnelinjen din. Unngå å bruke altfor lange ord og komplekse ordforråd. La som om du sender e -posten din til en ungdomsskoleelev, og spør deg selv om de kan forstå hvert ord i emnelinjen.
Unngå å bruke uklart ordforråd når et enklere ord vil gjøre det. Velg: "Nye kontoregler - Gjennomgå og svar raskt", i stedet for "Nye kontoregler - Gjennomgå og svar med tålmodighet." "Raskt" og "med tålmodighet" betyr det samme, men det første alternativet er mindre nedslående og forvirrende
Trinn 2. Bruk symboler og forkortelser til å forkorte emnelinjer
Mange ord kan forkortes uten at leseren blir forvirret. Bruk bare vanlige forkortelser og symboler, og les gjennom emnelinjen for å sikre at det ikke oppstår forvirring om e -postens formål.
For eksempel kan alle ukedagene forkortes. "@" Er et vanlig symbol for "at." Du kan også bruke "RE:" for å bety "omtrent". "EOM" kan brukes for "slutten av meldingen", og "EOD" kan stå for "slutten av dagen."
Trinn 3. Se etter stave- og grammatiske feil
Akkurat som alle andre deler av e -posten din, må emnelinjen være fri for feil. Dette vil sikre at du ikke ser uprofesjonell eller lat ut umiddelbart etter at leseren din har sjansen til å åpne notatet.
- Stavekontrollere på e-post dekker kanskje ikke emnelinjene, så vær spesielt forsiktig med stavefeil. Hvis du er bekymret, kopier og lim inn emnelinjen i et Word- eller Google -dokument og kjør stavekontrollen der.
- Emnelinjen trenger kanskje ikke å være en fullstendig setning. Unngå imidlertid vanlige grammatiske feil som å forvirre "de er", "deres" og "der" eller "du er" og "din."
Trinn 4. Les emnelinjene høyt for å sjekke om det er klart
Den beste måten å sikre at emnelinjene er enkle, konsise og riktig skrevet, er å lese dem høyt for deg selv. Når du hører ordene dine talt, vil du fange feil du ikke ville gjort hvis du nettopp hadde sjekket dem på skjermen.
Hvis du er på et offentlig sted, les ordene mykt under pusten
Advarsler
- Ikke skriv rutinemessige emnelinjer på e -post med utropstegn !!! eller alle CAPS. Du mister troverdigheten.
- Start aldri en setning i emnelinjen du avslutter med innholdet i e -posten din. For eksempel vil du ikke skrive "Ber deg om en tjeneste som jeg vil at du skal …" i emnelinjen, og deretter åpne e -posten med: "gjør innen fredag."
