Det kan virke vanskelig å avdekke en viktig forretnings -e -post. Det er så mange måter å fullføre meldingen på! Til syvende og sist vil imidlertid måten du lukker e -posten din avhenge av noen forskjellige faktorer. Disse kan inkludere ting som hvor godt du kjenner personen du skriver til, formålet med e -posten og om e -posten din er en del av en kjede. Med disse faktorene i tankene, lag en passende siste setning. Velg deretter riktig avmelding, og bestem hva du skal sette i signaturen din.
Trinn
Del 1 av 3: Skrive avsluttende kommentarer
Trinn 1. Minn mottakeren på formålet med e -posten din
Det er mange grunner til å skrive en e -post i en virksomhet. Å finne frem til hovedformålet med e -posten vil hjelpe deg med å finne den beste måten å pakke den opp på.
- For eksempel, hvis du sender en forespørsel, avslutt med noe som "Takk for at du tok deg tid" eller "Takk for at du tok hensyn."
- Hvis du svarer på en forespørsel om informasjon eller hjelp, kan du avslutte med "Jeg håper dette hjelper!" eller "Gi meg beskjed hvis det er noen annen måte jeg kan være til hjelp."
- Hvis du arrangerer et møte ansikt til ansikt, kan du avslutte med noe som: "Vi sees neste uke!"
Trinn 2. Bruk en passende tone for publikummet ditt
Tenk på hvor godt du kjenner personen du skriver til, hva slags forhold du har til dem, og hva du prøver å oppnå. En e-post til en overordnet leder eller en viktig ny klient bør sannsynligvis være mer formell enn en e-post til en kjent medarbeider.
- For eksempel, hvis du skal sette opp et møte med en klient, kan en god avslutningserklæring være noe sånt som: "Jeg ser frem til møtet vårt den 24. Hvis du har spørsmål, vennligst kontakt meg på 555-555-5555.”
- På den annen side, hvis du arrangerer et vennlig møte med en kollega du kjenner godt, kan det være helt greit å avslutte med noe som: “Høres bra ut! Sees i morgen!:)”
Trinn 3. Ikke inkluder en avsluttende uttalelse hvis e -posten din er en del av en kjede
Hvis dette er din første e -post om emnet, eller hvis det er en spesielt viktig e -post, så er det sannsynligvis en god idé å inkludere en avslutningsvis takk eller "oppfordring til handling". Imidlertid er korthet viktig i forretnings -e -post. Hvis e -posten din er en del av en lang kjede, trenger du kanskje ikke å inkludere noe utover den viktigste informasjonen.
For eksempel, hvis du avslutter en lang samtale via e -post med sjefen din om et oppdrag, trenger du kanskje ikke å si så mye mer enn "Ok. Jeg får det gjort før slutten av dagen på fredag. –M.”
Del 2 av 3: Velge en avmelding
Trinn 1. Velg et sign-off som samsvarer med tonen i e-posten din
Hvis e -posten din er formell, logg av med noe som "Med vennlig hilsen" eller (for et enda mer formelt preg) "Med vennlig hilsen". For mindre formelle e -poster kan det hende du har det bra med å bruke noe som "Ta vare" eller "Skål".
Hvis du har hatt tidligere e-postmeldinger fra personen du skriver til, kan du se på vedkommendes avmelding og matche tonen din til hans. For eksempel, hvis de har en tendens til å signere med noe som "Varm hilsen", bør du kvittere med et lignende formalitet
Trinn 2. Bruk en avmelding som passer ditt formål
I likhet med den avsluttende setningen, kan en avmelding også gjenspeile formålet med e-posten din. For eksempel, hvis du sender en enkel forespørsel eller kort uttrykker takknemlighet for noe, kan du bruke en avmelding som "Mange takk" eller "Tusen takk", etterfulgt av signaturen din.
Trinn 3. Unngå altfor kjærlig
Med mindre du kjenner personen du skriver til veldig godt, unngå alt for slangete, uformelt eller kjærlig. Generelt bør ting som "Love", "XOXO" eller "Hugs" ikke brukes i forretnings -e -post.
Trinn 4. Hopp over påmeldingen i korte eller kjede-e-poster
Hvis e-posten din er en del av en lang kjede, eller hvis du prøver å kommunisere noe veldig kort og raskt til en medarbeider, er det kanskje ikke nødvendig å inkludere en avmelding i det hele tatt.
Hvis du ikke føler deg komfortabel med å hoppe over avmeldingen helt, en enkel avmelding som –Bernice eller –B. burde være helt greit for korte, uformelle e -poster
Del 3 av 3: Signering av e -posten din
Trinn 1. Inkluder din grunnleggende identifiserende informasjon
Hvor mye informasjon du inkluderer i signaturen din, vil avhenge av hvor godt du kjenner din korrespondent, og hvor ofte du har kommunisert med dem.
- En førstegangs-e-post bør sannsynligvis inneholde minst ditt fulle navn, jobbtittel, arbeidssted og telefonnummer.
- Når du kommuniserer med en medarbeider eller noen du sender en e-post ofte, er det sannsynligvis tilstrekkelig å signere med fornavn eller initial.
Trinn 2. Hold signaturen kort
Generelt er det best å ikke rote opp en forretnings -e -post med mye ekstra tekst og bilder. Unngå å legge til noe unødvendig i e -postsignaturen din, som sitater, prangende grafikk eller mange lenker.
Trinn 3. Sett opp en automatisk signatur
Hvis du ikke har lyst til å skrive ut jobbtittel og kontaktinformasjon hver gang du sender en viktig e -post, kan det være lurt å lage en signatur som e -postklienten din automatisk kan legge til i meldingene dine.
Noen programmer, som Outlook, lar deg lage flere signaturer, slik at du kan velge den som er mest passende for en gitt e -post
Tips
-
Signaturen din skal se slik ut:
- Med vennlig hilsen,
- Jane Doe, markedsanalytiker
- MegaCorp
- 214-444-1234
- Det er veldig enkelt i de fleste e -postklienter som Outlook, etc. å sette opp en signatur som blir festet til hver e -post automatisk.
Advarsler
- Få en annen person til å dobbeltsjekke arbeidet ditt hvis det er mulig. Det er ingen erstatning for riktig korrektur.
- Rediger og korrekturles alle bokstaver før du sender dem - det vil si at du leser for korrekt grammatikk og stavemåte, og fjerner skrivefeil. Endre tvetydig språk, for eksempel ord og uttrykk som er uklare, eller som har en dobbel betydning.
- Å bruke en stavekontroll er ikke ufeilbarlig siden programvaren ofte vil sette inn et ord som er stavet ordentlig, men ikke det riktige ordet for konteksten. Å ha "bankroll" endret til "blank roll" endrer virkelig meningen med setningen. Du må også stole på din egen kunnskap om grammatikkens finesser, ettersom programvarens forslag ikke alltid er riktige.
