Er du redd for at PowerPoint vil sovne publikummet ditt? Eller at du starter presentasjonen bare for å innse at halvparten av lysbildene dine er meningsløse? Du har sannsynligvis satt deg ned av en del kjedelige PowerPoint -er, og nå er du fast bestemt på at presentasjonen din vil bli bedre. Med noen få enkle justeringer kan du ha en effektiv PowerPoint som publikum vil synes er nyttig og engasjerende.
Trinn
Metode 1 av 4: Lag ditt innhold
Trinn 1. Skriv ut talen din før du begynner å lage PowerPoint
Det er vanskelig å lage en presentasjon hvis du ikke vet hva du har tenkt å si. Brainstorm hva du har tenkt å si og del det i biter. Lag deretter en oversikt eller skriv ned notater for deg selv. Du kan til og med lage et kort skript.
Bruk disposisjonen eller notatene for å hjelpe deg med å bestemme hva som må inkluderes i lysbildene
Trinn 2. Skreddersy informasjonen slik at den passer til publikummet ditt
Du vil sannsynligvis lage veldig forskjellige presentasjoner for en klasse videregående studenter kontra en gruppe bedriftsledere, selv om emnet er det samme. Ta i betraktning gjennomsnittsalderen og bakgrunnen til publikum når du skriver lysbildene. Presenter ideene dine på en måte som er lett fordøyelig for dem.
- Hvis publikummet ditt vil ha mindre bakgrunnskunnskap om emnet ditt, unngå å bruke sjargong og bruke litt mer tid på å forklare begreper de trenger å forstå.
- Hvis du snakker med folk som kan mye om emnet ditt, trenger du sannsynligvis ikke å inkludere så mye bakgrunn, og det kan være greit å bruke en vanlig sjargong.
- For et publikum med blandet bakgrunn kan du inkludere litt bakgrunnsinformasjon etter behov, men kan holde det minimalt, så svært kunnskapsrike publikummere blir ikke lei.
Trinn 3. Inkluder bare viktig informasjon for å forbedre lesbarheten
Du vil sannsynligvis gi publikum så mye informasjon du kan, men de sliter med å lese lysbilder som er proppfulle av tekst. Ikke bekymre deg for å skrive hele setninger eller liste opp hver eneste detalj. Bare ta med høydepunktene, som hovedpunktene, dataene og viktige konseptene.
- La oss si at du holder en presentasjon som forklarer resultatene av en undersøkelse du gjennomførte i en lokal park. Lysbildet ditt kan inneholde punkter som sier: "Undersøkelse utført over 3 måneder", "Bare voksne inkludert", "62% vil ha nytt lekeapparat" og "32% vil installere en sprutpute."
- Presentasjonen din bør ikke inneholde alt du planlegger å si.
Trinn 4. Begrens deg til 5 tekstlinjer per lysbilde med opptil 6-8 ord per linje
Du vil at publikum skal lytte til det du sier, ikke lese avsnitt med informasjon på lysbildene dine. De lengste lysbildene bør være på 5 linjer, mens de fleste lysbildene dine har 2 til 4 tekstlinjer. Velg ordene dine nøye, slik at publikum bare ser det de trenger å huske fra presentasjonen.
Dette betyr at lysbildene dine ikke må ha mer enn 40 ord
Metode 2 av 4: Designe presentasjonen din
Trinn 1. Bruk en konsistent mal som har et minimalistisk fargevalg
Ikke stress for mye med temaet ditt. Du trenger ikke en komplisert fargepalett eller et unikt design for å lage en engasjerende PowerPoint. De fleste liker et enkelt format som er lett for øynene. Velg en mal som inneholder 2-3 farger og et enkelt design.
- Når du åpner en ny PowerPoint -presentasjon, åpnes malfanen automatisk. Du kan velge en valgt mal eller søke etter en bestemt stil. Det er best å sette en mal før du gjør noe annet, ettersom endring av malen kan flytte plasseringen av eksisterende tekst og bilder.
- For eksempel kan du velge en mal som har en enkel kantlinje og som bruker et fargevalg av svart og gult eller rødbrun og hvit. Hvis du representerer en organisasjon, kan du bruke fargene deres.
- PowerPoint -presentasjoner er vanligvis i liggende, så det er generelt best å ikke bytte lysbildeorientering til stående.
Trinn 2. Velg kontrastfarger for bakgrunnen og tekst for lesbarhet
Å velge feil farger kan gjøre lysbildene dine vanskelige å lese. Hvis bakgrunnen din er en mørk farge, velger du en lys farge for skriften din. Hvis du bruker en lys farge for bakgrunnen din, kan du gå med en mørk skrift. Bruk de samme fargene på alle lysbilder.
- Det er vanligvis greit å bruke standardfarger for temaet du velger. Du kan imidlertid bestemme deg for å endre dem hvis teksten smelter inn i bakgrunnen.
- Du kan endre fargene ved å bruke fargeboksen på verktøylinjen øverst på skjermen.
- For eksempel kan du bruke hvit tekst på en rødbrun bakgrunn eller svart tekst på en hvit bakgrunn. Generelt er lett tekst på mørk bakgrunn lettest å lese.
- Bruk alltid solid bakgrunn. Trykk og design kan se bra ut, men de gjør det vanskeligere for publikum å lese teksten din.
- Bruk aldri rødt og grønt sammen eller blått og gult sammen, ettersom folk som er fargeblinde ikke kan lese stoffet.
Trinn 3. Velg en tydelig, leselig skrift for overskriftene og brødteksten
Det er greit å bruke en enkelt skrift for hele presentasjonen, men du foretrekker kanskje å bruke en overskriftsskrift for lysbildetitlene og en tekstskrifttype for informasjonen i lysbildet. Motstå imidlertid trangen til å bruke flere fonter for forskjellige typer informasjon, da det kan få presentasjonen til å se uprofesjonell ut og kunne forvirre publikum.
- Som med fargene, kan du bestemme deg for å bruke standardskrifttypene som følger med temaet du velger. Sørg imidlertid for at skriftstørrelsen ikke er for liten.
- Du vil se rullegardinmenyer for skriftstil og skriftstørrelse langs verktøylinjen øverst på skjermen. Klikk på menyen for å velge ønsket stil og størrelse.
- Sans serif -fonter som Arial og Helvetica er de enkleste å lese i en lysbildefremvisning, så de er et godt alternativ. Du kan bruke Arial for titlene dine og Helvetica for brødteksten.
- Ikke bruk en morsom eller dum skrift, som Comic Sans. De kan gjøre PowerPoint mindre effektiv ved å undergrave meldingen din.
Trinn 4. Angi skrifttypen mellom 24 og 48 punkter, slik at den er synlig
Når du ser på presentasjonen på en dataskjerm, ser en liten skrift flott ut. Imidlertid, når presentasjonen er projisert på en skjerm, kan denne skriften være for liten til at de fleste av publikummet ditt kan lese den. Sett alltid skrifttypen til minst 24 pt, slik at folk kan se teksten din, og bruke samme skriftstørrelse for alle lysbildene dine.
- For å se om skriften din er stor nok, stå omtrent 1,8 meter fra datamaskinens skjerm og se om du kan lese skriften.
- Tenk på hvor mange mennesker som vil være i publikummet ditt når du angir skrifttype. Hvis du holder en presentasjon i et lite konferanserom, vil en skrift på 24 pt sannsynligvis se bra ut. Imidlertid, hvis du presenterer i et stort auditorium, må du kanskje gå med en 48 pt skrift.
Trinn 5. Juster teksten til venstre, slik at den er lett å lese
Selv om det ikke er noen regel om at du ikke kan sentrere teksten din, er det generelt lettere for publikum å lese tekst hvis den er justert til venstre. På denne måten vil kulepunkter stille seg pent. Hvis du vil at teksten skal være midt på siden, kan du bare krympe størrelsen på tekstboksen og bruke musen til å flytte boksen i midten av lysbildet.
Du kan også fylle opp tom plass på lysbildet med et bilde
Trinn 6. Bruk fet eller forstørret tekst for titler eller viktige fakta
Det er greit å hoppe over dette, men du kan ha noen punkter eller data du vil markere i presentasjonen. Fortsett i så fall med fet skrift eller forstør den litt slik at den skiller seg ut. Bare bruk dette minimalt, slik at publikum innser at den markerte teksten er viktig.
- Som et eksempel kan du skrive ut fet statistikk du bruker i presentasjonen. Du kan skrive "Opp til 64% av elevene forbedret testresultatene sine."
- På samme måte kan du bruke den til å markere spesifikke formuleringer, for eksempel "Majority Veldig fornøyd med parktjenester."
Trinn 7. Velg en grunnleggende lysbildeovergang som ikke distraherer
Du har så mange morsomme overganger å velge mellom, og kan bli fristet til å få lysbildene til å fly inn, forsvinne eller snurre når du klikker til neste lysbilde. Men publikummere synes dette er irriterende etter noen få lysbilder, og det kan distrahere fra meldingen din. Velg i stedet en enkel, enkel overgang for å gå fra lysbilde til lysbilde.
- Du kan velge og endre overganger ved å klikke på kategorien overganger øverst på skjermen. Når menyen åpnes, klikker du på overgangen du vil prøve å se en forhåndsvisning.
- Fadeovergangen er et godt alternativ. Når du klikker til neste lysbilde, vil den nåværende siden forsvinne for å avsløre det nye lysbildet.
- Du kan også prøve omslaget, der det nye lysbildet ser ut til å bevege seg foran det gamle lysbildet.
Trinn 8. Begrens animasjoner og lydeffekter for et mer profesjonelt utseende
Du har sannsynligvis sett presentasjoner der ord spratt på skjermen eller en klokke ringte da lysbildet endret seg. Imidlertid vil presentasjonen din bli mer effektiv hvis du holder designet enkelt. Bruk bare disse funksjonene hvis du vil markere et bestemt lysbilde eller informasjon.
Du kan bruke animasjoner på et enkelt lysbilde som er superviktig for presentasjonen. For eksempel, hvis du bruker et diagram for å presentere noen data, kan du inkludere en lydeffekt bare på diagrambildet
Metode 3 av 4: Legge innholdet ditt på lysbildene
Trinn 1. Planlegg å bruke omtrent 1 minutt på hvert lysbilde
Du vil ikke bytte lysbilder for ofte fordi publikummet ditt kan miste fokus. Generelt trenger du omtrent 1 lysbilde for hvert minutt av presentasjonen. Inkluder akkurat nok informasjon på hvert lysbilde for å fylle det minuttet.
- Mengden informasjon du trenger på hvert lysbilde vil avhenge av hva du planlegger å si. Tenk på hvor mye forklaring du vil gi om hvert punkt for å hjelpe deg med å bestemme hvor mye informasjon du vil inkludere på hvert lysbilde.
- Du trenger ikke å bruke nøyaktig 1 minutt på hvert lysbilde, men bruk dette som en grov retningslinje. Det er greit å bruke 45 sekunder på ett lysbilde og 90 sekunder på et annet. Prøv imidlertid å unngå lysbilder som du bare bruker 20 til 30 sekunder på.
- Du risikerer å miste publikums oppmerksomhet hver gang du endrer lysbilder, så du vil ikke gjøre det for ofte.
Trinn 2. Minimer bruken av skilletegn fordi det roter lysbildet ditt
Du er sannsynligvis bekymret for å bruke dårlig grammatikk i presentasjonen, men en PowerPoint er forskjellig fra et essay eller en rapport. Ikke bekymre deg for å sette kommaer eller punktum på slutten av punktlister. I tillegg kan du prøve å kutte ned alle lange setninger, slik at de ikke trenger tegnsetting. Det er helt greit å ha setningsfragmenter i en PowerPoint.
Hvis du bruker mye tegnsetting, har du sannsynligvis for mye informasjon om lysbildene dine. Gå tilbake og se hva du kan kutte ut for å komme ned til det viktigste
Trinn 3. Ikke bruk alle caps unntatt titler
Du tror kanskje at store bokstaver eller uttrykk understreker viktigheten av ordene, men det er vanskeligere for publikum å lese tekst som er skrevet med store bokstaver. I tillegg oppfatter folk vanligvis stor tekst som rop. Bruk setningssak for all blokkteksten på lysbildene, slik at de er enkle å lese.
Husk at du alltid kan fette viktige ord for å trekke oppmerksomheten til dem
Trinn 4. Bruk en punktliste til å presentere viktige punkter
Punktlister er brød og smør i en PowerPoint -presentasjon. De fleste lysbildene dine vil bestå av punktlister med ord og uttrykk. Prøv å inkludere omtrent 2-4 nøkkelpunkter per lysbilde.
Hvis du sammenligner eller kontrasterer et emne, kan du opprette to kolonner på lysbildet. Ideelt sett bør du begrense hver kolonne til 3-4 punkter, slik at den fortsatt er lett å lese
Trinn 5. Vis data i diagrammer eller grafer, så det er lett å forstå
Det er greit hvis presentasjonen ikke har noen diagrammer eller grafer, men bruk dem hvis du kan. Et fint diagram eller en graf vil øke profesjonaliteten til presentasjonen din, og du kan enkelt lage dem i PowerPoint. Dediker et helt lysbilde til et diagram eller en graf hvis du bruker et.
- For eksempel kan du bruke et stolpediagram for å representere salgsøkning, eller et kakediagram for å representere støtte for en posisjon.
- Ikke bruk mer enn 4 farger på et diagram fordi lysbildet vil se for travelt ut.
Trinn 6. Inkluder bilder eller utklipp av høy kvalitet for å balansere lysbildene
Hvis du vil blende publikummet ditt, bør de fleste lysbildene dine inneholde et bilde. Velg bilder som illustrerer eller representerer ideene dine. Plasser dem motsatt teksten eller i det negative rommet på lysbildet. Bruk bildene dine til å illustrere hva som er i lysbildene dine eller til å erstatte tekst.
- Bruk 1 eller 2 bilder per lysbilde, men ikke bruk mer enn 2.
- Sjekk at bildene dine vil se bra ut når de projiseres på en skjerm.
- Ikke bruk bilder som ikke samsvarer med teksten din, fordi de kan forvirre publikummet ditt. For eksempel kan du bruke et bilde av en piknik hvis du holder en presentasjon om parker, men det samme bildet ville være forvirrende hvis du snakker om helsevesen.
- Vær forsiktig når du bruker utklipp. Grunnleggende utklipp kan se utdatert ut for noen publikummere, så bruk bare kvalitetsbilder.
Trinn 7. Bygg inn videoer du bruker, slik at de er enkle å se
Du trenger ikke å bruke en video i PowerPoint, så ikke bekymre deg for dette hvis du ikke allerede har planer om å bruke en. Imidlertid kan det være lurt å bruke en video for å støtte ideene dine eller illustrere et poeng. I så fall må du bygge den inn i PowerPoint så den lett kan spilles av under presentasjonen. På denne måten trenger du ikke å klikke deg ut av PowerPoint for å vise videoen.
La oss si at du holder en presentasjon om stykket Macbeth. Du kan planlegge å bruke filmklipp av viktige scener under presentasjonen. Ved å legge dem inn blir det enkelt å spille av klippet mens du fremdeles er i presentasjonsmodus
Metode 4 av 4: Fullføre PowerPoint
Trinn 1. Korrekturles presentasjonen din for å se etter stavefeil og skrivefeil
Alle gjør feil, så les alltid det du skriver før du slipper det ut i verden. Klikk deg gjennom lysbildene i presentasjonsmodus, slik at du kan se hvordan de ser ut for publikummet ditt. Gå gjennom hvert lysbilde for å sikre at tittelen og blokkteksten er riktige.
- Sørg for å rette opp eventuelle feil.
- Hvis du kan, kan du be noen du stoler på om å lese presentasjonen også. De kan ta feil som du ikke ser med en gang.
Trinn 2. Øv på talen mens du flytter lysbildene frem og tilbake
Dette høres dumt ut, men du kan bli snublet under presentasjonen når det er på tide å bytte lysbilder. Kjør gjennom presentasjonen et par ganger for å sikre at du kan klikke gjennom lysbildene jevnt. Ikke se på lysbildene dine mens du holder presentasjonen, da dette får publikum til å føle at du leser for dem. Se i stedet til et skript eller notater hvis du ikke kan lese talen din fra minnet.
- Øv på talen foran et speil eller film selv, slik at du kan gjøre nødvendige forbedringer. I tillegg, tid deg selv hvis du har en tidsbegrensning.
- Det er viktig å gå både frem og tilbake fordi du kan få publikum til å be deg om å gå tilbake. På samme måte kan du ved et uhell hoppe over et lysbilde mens du klikker fremover.
Trinn 3. Kontroller at du kan se teksten langveis fra hvis det er mulig
Du har allerede gjort alt du kan for å sikre at presentasjonen din er perfekt, men du kan fortsatt finne deg selv med uskarpe lysbilder. Hvis du kan, kan du gå gjennom PowerPoint -en på projektorskjermen før du gir presentasjonen. Dobbeltsjekk at lysbildene dine er enkle å lese selv fra baksiden av rommet. Hvis du ikke kan se dem, kan du prøve å øke skriften eller forstørre projeksjonen.
Prøv å ikke bekymre deg hvis du ikke kan sjekke presentasjonen din på forhånd. Presentasjonen din kommer sannsynligvis til å bli bra
Trinn 4. Fjern tekster eller bilder som er vanskelig å se på projektorskjermen
Noen ganger blir et bilde som ser perfekt ut på dataskjermen til en uskarp klump når du projiserer det på en skjerm. På samme måte kan tekst være lett å lese på datamaskinen, men kan kjøres sammen i presentasjonsmodus. Hvis du har problemer med å lese noe på lysbildet, må du slette det. Prøv å erstatte den hvis du har tid før du planlegger å holde presentasjonen.
Det er bedre å ha tom plass på lysbildet enn å ha bilder eller ord publikummet ditt ikke kan lese. De vil sannsynligvis bli distrahert når de prøver å finne ut hva som er på lysbildet
Trinn 5. Be noen du stoler på, se PowerPoint og gi tilbakemelding
I de fleste tilfeller trenger du ikke bekymre deg for dette. Imidlertid vil du kanskje ha ekstra tilbakemelding på en veldig viktig presentasjon. Se etter noen som ligner på demografien din. Vis dem presentasjonen din og se hva de synes.
- La oss for eksempel si at du kommer til å være hovedtaler ved en innsamling. Dette er en ganske viktig presentasjon, så du vil kanskje at noen skal sjekke det på forhånd. Imidlertid vil du sannsynligvis ikke trenge tilbakemelding på hver arbeidspresentasjon du gir.
- Hvis personen gir konstruktiv kritikk som gir mening for deg, kan du revidere PowerPoint.
Tips
- Det er mer sannsynlig at publikum lytter til talen din og tar notater hvis du har mindre tekst på lysbildene.
- Sørg for å lagre arbeidet ditt ofte.
- Bruk oppmerksomhetsfanger for å få lyttere interessert i emnet ditt.
- Lagre informasjonen din utenat, slik at du ikke leser av presentasjonen. PowerPoint -en din bør støtte talen din som en disposisjon.
- Sørg for at du kan lese alle lysbildene dine før du holder talen.
- Ikke bruk dumme fonter eller bilder, da de kan få deg til å se uprofesjonell ut.
