6 måter å administrere Outlook -e -posten din effektivt

Innholdsfortegnelse:

6 måter å administrere Outlook -e -posten din effektivt
6 måter å administrere Outlook -e -posten din effektivt

Video: 6 måter å administrere Outlook -e -posten din effektivt

Video: 6 måter å administrere Outlook -e -posten din effektivt
Video: How to Fix : File Is Too Large For The Destination File System 2024, Mars
Anonim

En uryddig postboks kan gjøre det vanskelig for brukere å finne den nødvendige e -posten. Microsoft Outlook har gitt ganske nyttige verktøy som hjelper deg med å filtrere e -postene dine og organisere meldingene dine på en mer håndterlig måte. Outlook kan til og med øke effektiviteten og ytelsen for deg. Uansett om du bruker Outlook 2010, Outlook 2007 eller Outlook 2003, kan du enkelt administrere e -postene dine ved å bruke følgende verktøy for å rydde opp i innboksen, samt gjøre det lettere å finne informasjonen du trenger.

Trinn

Metode 1 av 6: Filtrering

Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 1
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 1

Trinn 1. Filtrer meldingene raskt

Outlook 2010 har en ny funksjon som hjelper deg med å sortere meldingene etter datoer og ordne dem i Samtale.

  • Når du bruker denne funksjonen, vises meldingene som har samme tema som Samtale, og brukerne kan se, utvide eller krympe dem ved å klikke på ikonet til venstre for emnelinjen. Meldingene i hver samtale er klassifisert med den nyeste meldingen plassert på toppen. Når en ny melding mottas, flyttes all samtale til toppen av e -postlisten som hjelper deg med å enkelt spore strømmen av e -postene.
  • For å aktivere samtalen, merk av i boksen Vis som samtale i kategorien Vis i samtalegruppen. Du kan redusere størrelsen på en samtale med oppryddingsfunksjonen. Denne funksjonen vil hjelpe til med å fjerne dupliserte meldinger i samtalen.
  • Klikk på Opprydd på Hjem -fanen i Slett -gruppen, og klikk deretter på Ryd opp samtale. I alle versjoner av Outlook kan brukerne finne meldingene i postkassemappen raskere ved å endre måten de er klassifisert i e -postmappen. For eksempel kan du sortere e -postene dine etter dato, avsender og filstørrelse eller viktighetsnivå.
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 2
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 2

Trinn 2. Bruk standardiserte emneoverskrifter

Den mentale energien som kreves for å skifte fokus mellom emner i stadig endring tapper deg, ikke volumet. Du har en tendens til å lese i rekkefølge enten kronologisk eller av "den viktigste personen." Dette er en hjerneutbrenthet. Bruk denne regelen i stedet; det gjelder e -post fra direkte rapporter og fungerer bedre enn samtalekjeder.

  • Identifiser de 2-5 beste prosjektene du er mest opptatt av; lage emneoverskrifter for å gjenspeile disse.
  • La teamet vite at du vil være først oppmerksom på alle e -postene med disse standardemneoverskriftene. Disse emnene er dine topp prioriterte prosjekter for øyeblikket –– e -posten din blir sortert etter emnelinje og topp prioritet blir lest/besvart først.
  • Gjør det klart at e-post med upassende tittel vil svarteliste den krenkende avsenderen i 1-x dager.

Metode 2 av 6: Gruppering

Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 3
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 3

Trinn 1. Grupper de samme meldingene i mappene

Ved å opprette en ny e -postmappe kan brukerne gruppere relaterte meldinger i mappene. For eksempel kan du gruppere meldingene etter emne, prosjekt, kommunikasjon eller andre kategorier som passer for verkene dine eller hobbyene dine. Brukerne kan også opprette en mappe for alle meldingene som er sendt fra sjefen din eller noen viktige, inkludert prinsippinformasjonen som må lagres. Hvis du vil opprette en ny mappe i Outlook 2010, klikker du på Ny mappe i kategorien Mappe i Ny. For å opprette en ny mappe i Outlook 2007 eller Outlook 2003, klikk på Fil på menylinjen, velg Ny og deretter mappe.

Metode 3 av 6: Søkemappe

Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 4
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 4

Trinn 1. Opprett en søkemappe for å finne meldingene

Søkemappe er en rask og praktisk måte å finne en samling e -postmeldinger på. Det lagrer ingen meldinger, men gir de virtuelle mappene som viser alle meldingene i innboksen din basert på attributtene du leter etter. Outlook -søkemapper inneholder standardfunksjoner som ulest e -post, men du kan også lage din egen regel. For eksempel kan du bruke Søkemappe for å finne all informasjon relatert til et bestemt prosjekt, en viktig klient eller et kommende møte.

  • Hvis du vil opprette en søkemappe i Outlook 2010, klikker du Ny søkemappe i kategorien E -post i mappen, i Ny i Ny.
  • Hvis du vil opprette en søkemappe i Outlook 2007 eller Outlook 2003, flytter du musen til Ny i e -posten på Filmenyen, og klikker deretter på Søkemappen.

Metode 4 av 6: E -postfilter

Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 5
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 5

Trinn 1. Reduser søppelpost med e -postfilteret

Behold unødvendige e -postmeldinger fra innboksen ved å bruke Outlook søppelpostfilter. Dette filteret sender e -postene som er merket som søppelpost til en egen mappe i postboksen. Brukerne kan se innholdet i denne mappen for å sikre at det ikke er gyldige e -poster som blir sendt feilaktig til den. I så fall bør du justere filteret for å unngå feil merke på meldingene i fremtiden.

Metode 5 av 6: Fargekategori

Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 6
Behandle Outlook -e -posten din effektivt Trinn 6

Trinn 1. Tilordne en fargekategori

Tilordne en farge til en ikke -relatert e -postmeldingsgruppe og andre kategorier i Outlook, for eksempel notater, kontakter og avtaler. Derfra kan brukerne enkelt identifisere og sortere dem. For eksempel kan du enkelt spore alle meldinger, avtaler og kontakter for datasalgsprosjekt ved å opprette en kategori som heter “Datasalg” og tilordne meldingene til den.

Metode 6 av 6: Flagging

Administrer Outlook -e -posten din effektivt Trinn 7
Administrer Outlook -e -posten din effektivt Trinn 7

Trinn 1. Flagg for oppfølging

Brukerne kan bruke funksjonen Flagg for oppfølging for å flagge e -postmeldinger og oppgaver for å sortere dem eller merke dem. Flaggene vil be deg om å spore et problem, påpeke noens forespørsel eller ordre om en melding og kontakt. De kan også enkelt ordne e -postmappen din fordi du vet nøyaktig hva du skal gjøre og når du skal gjøre det. Vær oppmerksom på at når du oppretter en oppgave og angir en utløpt dato for oppgaven, blir den automatisk merket slik at du ikke glemmer utløpsdatoen for handlingen og utfører den.

Anbefalt: