Hvordan bruke autofilter i MS Excel: 7 trinn (med bilder)

Innholdsfortegnelse:

Hvordan bruke autofilter i MS Excel: 7 trinn (med bilder)
Hvordan bruke autofilter i MS Excel: 7 trinn (med bilder)

Video: Hvordan bruke autofilter i MS Excel: 7 trinn (med bilder)

Video: Hvordan bruke autofilter i MS Excel: 7 trinn (med bilder)
Video: Полировка Ржавого Ножа 2024, Mars
Anonim

Å bruke Microsoft Excel's AutoFilter -funksjon er en rask og enkel måte å sortere gjennom større datamengder på. Filtre støtter en rekke kriterier for å sortere dataene dine. For å starte må du generere et datasett. Da gjenstår det bare å velge målet og aktivere AutoFilter ved å trykke på "Filter" -knappen på "Data" -fanen, og tilpasse filteret slik du vil. Denne prosessen kan mestres på få minutter, og til slutt øker Excel -effektiviteten.

Trinn

Del 1 av 2: Komme i gang med autofilter

Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 1
Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 1

Trinn 1. Lag et bord

Sørg for at dataene dine har kolonneoverskrifter for å spesifisere dataene under den. Overskriften er der filteret skal plasseres og vil ikke bli inkludert i dataene som er sortert. Hver kolonne kan ha et unikt datasett (f.eks. Dato, mengde, navn, etc.) og inneholde så mange oppføringer du vil sortere gjennom.

Du kan fryse overskriftene på plass ved å velge den inneholder raden og gå til "Vis> Frys paneler". Dette vil bidra til å holde oversikt over filtrerte kategorier på store datasett

Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 2
Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 2

Trinn 2. Velg alle dataene du vil filtrere

Klikk og dra for å velge alle cellene du vil inkludere i filteret. Siden AutoFilter er, som navnet tilsier, en automatisk prosess, kan du ikke bruke den til å filtrere kolonner som ikke er sammenhengende. Alle kolonner i mellom vil bli satt til å filtrere med dem.

Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 3
Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 3

Trinn 3. Aktiver autofilter

Gå til "Data" -fanen, og trykk deretter på "Filter". Når de er aktivert, har kolonneoverskriftene rullegardinknapper. Ved å bruke disse knappene kan du angi filteralternativer.

Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 4
Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 4

Trinn 4. Velg filterkriterier

Filtreringsalternativer kan variere basert på typen data i cellene. Tekstceller filtreres etter tekstinnholdet, mens tallceller vil ha matematiske filtre. Det er noen få filtre som deles av begge. Når et filter er aktivt, vises et lite filterikon i kolonneoverskriften.

  • Sorter stigende: sorterer data i stigende rekkefølge basert på dataene i den kolonnen; tallene er sortert 1, 2, 3, 4, 5, etc., og ord er sortert alfabetisk med a, b, c, d, e, etc.
  • Sorter synkende: sorterer data i synkende rekkefølge basert på dataene i den kolonnen; tallene er sortert i omvendt rekkefølge 5, 4, 3, 2, 1, etc., og ord er sortert i omvendt alfabetisk rekkefølge, e, d, c, b, a, etc.
  • Topp 10: De første 10 radene med data i regnearket eller de første 10 radene med data fra det filtrerte utvalget
  • Spesifikke forhold: Noen filterparametere kan angis ved hjelp av verdilogikk, for eksempel filtreringsverdier større enn, mindre enn, lik, før, etter, mellom, inneholder, etc. Etter å ha valgt en av disse, blir du bedt om å angi parametergrensene (f.eks. Etter 1/1/2011 eller mer enn 1000).
  • Merk: De filtrerte dataene er skjult for visning, IKKE slettet. Du mister ingen data ved å filtrere.

Del 2 av 2: Tilpasse og deaktivere autofilter

Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 5
Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 5

Trinn 1. Bruk egendefinert autofilter for mer kompleks sortering

Et tilpasset filter gjør det mulig å bruke flere filtre ved hjelp av "og/eller" logikk. Alternativet "Tilpasset filter …" er oppført nederst i nedtrekksmenyen for filter og åpner et eget vindu. Her kan du velge opptil to filteralternativer, og deretter velge "Og" eller "Eller" -knappen for å gjøre filteret eksklusivt eller inkluderende.

For eksempel: en kolonne som inneholder navn kan filtreres etter de som inneholder “A” eller “B”, noe som betyr at Andrew og Bob begge ville vises. Men ingen ville vises i et filtersett for de som inneholder både "A" og "B"

Bruk AutoFilter i MS Excel Trinn 6
Bruk AutoFilter i MS Excel Trinn 6

Trinn 2. Fjern filtrene

For å fjerne et enkelt filter, velg rullegardinmenyen for den filtrerte kolonnen og velg "Fjern filter fra [navn]". For å slette alle filtre, velg hvilken som helst celle i tabellen, gå til "Data" -fanen og trykk "Slett" (ved siden av filterbryteren).

Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 7
Bruk Autofilter i MS Excel Trinn 7

Trinn 3. Deaktiver autofilter

Hvis du vil deaktivere filtrene helt, fjerner du merket for alternativet AutoFilter mens tabellen er valgt.

Tips

  • Du kan se hvilke kolonneoverskrifter som har filtre brukt på dem ved å se på rullegardinmenyknappen. Hvis pilen på knappen er blå, er et filter i den menyen blitt brukt. Hvis pilen på knappen er svart, har ikke et filter i den menyen blitt brukt.
  • AutoFilter ordner data vertikalt, noe som betyr at filteralternativer bare kan brukes på kolonneoverskrifter, men ikke på rader. Imidlertid kan du få den samme effekten ved å skrive inn kategorier for hver rad og deretter filtrere den kolonnen.
  • Filteret fungerer ikke utover noen tomme celler hvis du lar noen celler stå tomme.
  • Ta sikkerhetskopi av dataene dine før du bruker AutoFilter. Selv om AutoFilter kan slås av, kan eventuelle endringer i dataene overskrive eksisterende informasjon.

Advarsler

  • Ved å filtrere dataene dine sletter du ikke rader, du skjuler dem. Skjulte rader kan skjules ved å velge raden over og under den skjulte raden, høyreklikke på dem og velge "Skjul".
  • Lagre endringene ofte med mindre du har sikkerhetskopiert dataene dine og ikke planlegger å overskrive dataene dine.

Anbefalt: