Enten du er en ung piskesnekker som aldri har hørt om en faks før, eller du har vært rundt blokken, men bare har glemt det, må du sannsynligvis vite hvordan du sender en faks på et tidspunkt. Husk at det er en rekke variasjoner mellom faksmaskiner, så du bør konsultere håndboken eller instruksjonene for din personlige maskin hvis du har dem tilgjengelig. Bruk av de fleste maskiner krever at du setter inn et følgebrev, ringer faksnummeret og sender faksen på vei.
Trinn
Metode 1 av 2: Før du sender faksen
Trinn 1. Lag følgebrevet
Faksmaskiner deles ofte av kontorer eller flere personer på et kontor. Siden alle kan se en faks sendt til en faksmaskin, er det en god idé å inkludere et følgebrev. Dette vil sikre at faksen din kommer til riktig person.
Følgebrevet inneholder informasjon som mottakerens navn, innholdet i faksen og hvor mange sider den inneholder. Den bør også inneholde avsenderens informasjon, for eksempel navn og faksnummer, slik at mottakeren vet hvem den kom fra og kan svare om nødvendig
Trinn 2. Slå faksnummeret
Deretter må du slå faksnummeret, akkurat som på en telefon. På de fleste nye faksmaskiner trenger du ikke å slå retningsnummeret for et lokalt nummer, men det er fortsatt nødvendig for langdistansetall. Noen faksmaskiner krever retningsnummer uavhengig av beliggenhet. Sjekk eller spør om maskinen din.
- Landskoden (nummer 1 for amerikanske telefoner og faksnumre) må også noen ganger slås før lokale numre, men bare når retningsnummeret også er nødvendig. Landskoden er nesten alltid nødvendig for å slå langnummer.
- Du må ofte også ringe 9 før du ringer langdistansetall. Sjekk spesifikasjonene for eller spør om din individuelle faksmaskin.
- Sørg for at nummeret du bruker er faksnummeret og ikke telefonnummeret til personen du prøver å nå. Ofte vil tallene bli oppført ved siden av hverandre på visittkort, og det er lett å lese feil eller se på feil nummer.
Trinn 3. Bestem fôringsmetoden
Når du legger materialet som skal fakses inn i maskinen, må du sette dem i riktig retning. Papiret blir skannet, så hvis papiret vender feil vei, blir bare baksiden skannet og faksen du sender blir tom. Sørg for at papirene vender mot høyre side opp før du sender faksen.
-
Ulike faksmaskiner mater på forskjellige måter. Heldigvis er alle faksmaskinene merket med riktig retning for å plassere papirene. Et sted i nærheten av området der du mater papiret, ser du etter et symbol på et ark med et hjørne brettet ned. Du vil se på dette symbolet at den ene siden av arket har linjer og den andre siden er blank.
- Hvis det nedfelte hjørnet har linjene, betyr det at arkene må mates inn i faksmaskinen med den blanke siden mot deg.
- Hvis det brettede hjørnet er tomt, betyr det at du må mate maskinen med forsiden av papiret vendt mot deg.
Trinn 4. Faks det riktige materialet
Faksmaskiner fungerer best med papir i standardstørrelse. Å sende noe i en ikke-standard størrelse fungerer kanskje ikke, eller det kan sette seg fast eller skade faksmaskinen. Hvis du trenger å sende noe av en ikke-standard størrelse, for eksempel en kvitteringskopi, vil du først ta en kopi av varen og fakse kopien i stedet.
Det vanligste papirformatet for faksmaskiner, som med skrivere, er A4 eller amerikansk brevhode
Metode 2 av 2: Sende faksen
Trinn 1. Bruk faksmaskinen til å sende faksen
Når du har gjort alt som er nevnt ovenfor, er du klar til å sende faksen. Med papiret riktig satt inn og nummeret er slått, er du klar til å trykke send. Denne knappen vil vanligvis være stor og godt merket. Det er det! Du har sendt faksen!
Du vil legge merke til at maskinen, etter at du har trykket på send, vil lage en serie pip og hvirvlende lyder. Dette er normalt. Disse lydene er hvordan faksmaskinene kommuniserer med hverandre. Når en faks har lykkes, hører du vanligvis et langt, klart pip etter noen minutter. Når en faks støter på et problem og ikke går igjennom, vil du vanligvis høre at det gjør en fryktelig slags dødsangst. Hvis du hører denne fryktelige lyden, bør du sjekke faksmaskinen for å vurdere problemet
Trinn 2. Bruk Internett til å sende en faks
Det er også mulig å bruke internett til å sende materialer til en faksmaskin. Det er en rekke tjenester som kan brukes, hvorav de fleste koster penger. Dette kan imidlertid være en klok investering hvis du ikke sender fakser veldig ofte og ikke ønsker å kjøpe en faksmaskin eller håndtere tjenester som FedEx.
- PamFax er en utmerket fakstjeneste for Skype. Dette programmet krever imidlertid en liten avgift.
- HelloFax er en tjeneste som godt integrerer Google Drive, slik at du enkelt kan fakse Google -dokumenter. Den inkluderer et visst antall gratis fakser og belaster deretter et gebyr.
Trinn 3. Bruk e -post til å sende en faks
Avhengig av nummeret du sender faksen til, kan det være mulig å ganske enkelt sende filen til faksmaskinen uten kostnad. Du bør imidlertid huske på at denne metoden bare dekker et begrenset antall faksnumre og bare kan sende begrenset informasjon.
- Du kan sjekke om faksnummeret er dekket ved å se på nettet.
- Bruk denne formelen til å opprette adressen du vil sende e-posten til: “remote-printer. [email protected]”
- Fjern tilbudene, bytt nummerene til faksnummeret (inkludert land og retningsnummer), og først og sist med navnet på personen du sender det til.
- Vær oppmerksom på at bare teksten i tekstboksen vises på faksen. Du kan ikke legge ved PDF -filer eller annet materiale med denne metoden.
Tips
- Skriv alltid inn hele nummeret, inkludert retningsnummeret og nummer 1 for langdistanse.
- De fleste faksmaskiner vil ha instruksjoner av dem. La visdommen til de som har kommet før du veileder deg på reisen …
