E-post er i sin natur ikke like formelt som brevskriving. Imidlertid vil du fortsatt ha tider når du må være mer formell i e -postskriving. Tenk på hvem mottakeren er, og velg deretter en hilsen som passer situasjonen. Når du har funnet ut av det, kan du gå videre til å formatere hilsenen og skrive åpningssetningene.
Trinn
Del 1 av 3: Vurderer mottakeren
Trinn 1. Bestem deg for hvor formell du må være
Selv om du skriver en "formell" e -post, avhenger hvor formell e -posten er av personen som mottar den. For eksempel vil du ikke bruke det samme formalitetsnivået når du skriver en professor som du ville gjort når du søkte på en jobb.
Når du først kontakter noen, er det bedre å være mer formell enn du trenger å være, bare for å være på den sikre siden
Trinn 2. Finn personens navn
Gjør noen undersøkelser for å grave opp personens navn hvis du ikke allerede vet det. Å kjenne personens navn får hilsenen til å virke mer personlig, selv om du bruker formelle teknikker for e -posten din.
Trinn 3. Følg personens ledelse
Hvis personen allerede har sendt deg en e -post, er det greit å kopiere hilsenstil. For eksempel, hvis de bruker "Hei" og fornavnet ditt, er det akseptabelt å svare i samme stil ved å bruke "Hei" og personens fornavn når du adresserer e -posten.
Del 2 av 3: Velge en hilsen
Trinn 1. Fall tilbake på "Kjære
"" Kjære "(etterfulgt av personens navn) er en gammel ventemodus av en grunn. Det er formelt uten å være tett, og fordi det brukes så ofte, blir det ofte usynlig i en hilsen, noe som er bra. Det gjør du ikke vil at hilsenen din skal stikke frem fordi den er upassende.
Trinn 2. Prøv "Hilsen", når du ikke kjenner personens navn
Hilsener er en relativt formell hilsen du kan bruke i forretnings -e -post, spesielt hvis du ikke kjenner personens navn. Imidlertid er det alltid bedre å finne ut personens navn hvis det er mulig.
Du kan også bruke "Til hvem det kan bekymre deg" hvis e -posten er spesielt formell og du ikke kjenner personens navn. Imidlertid kan denne hilsenen være avskyelig for noen mennesker
Trinn 3. Vurder "Hei" eller "Hei" i litt mindre formelle e -poster
E -poster har en tendens til å være mindre formelle enn bokstaver generelt, så du kan slippe unna med noe som "Hei" i en litt formell e -post. For eksempel, hvis du sender en e -post til professoren din, spesielt en du faktisk samhandler med, burde "Hei" eller "Hei" fungere helt fint.
Trinn 4. Hopp over "Hei
"Selv om" Hei "kan være akseptabelt i en semi-formell e-post, er det sannsynligvis ikke" Hei ". Det er en veldig uformell hilsen, selv i tale, så du bør unngå det i noen formell formell e-post. Selv om du kjenner sjefen din ganske bra, for eksempel er det sannsynligvis best å hoppe over "Hei" når du sender dem en e -post.
Trinn 5. Bruk en tittel i stedet for et navn når det er nødvendig
Noen ganger, når du skriver til en person, vet du bare tittelen på selskapet eller organisasjonen. I så fall kan du bare skrive personens tittel i stedet for personens navn, for eksempel "Kjære ansettelsesleder", "Kjære ansettelsesutvalg" eller "Kjære professor."
Trinn 6. Legg til personens æresbevisning for å gjøre det mer formelt
Når det er mulig, legg til "Mr.", "Mrs.", "Dr." eller "Professor" foran personens navn for å gjøre det mer formelt. Bruk også personens etternavn eller fulle navn for å være mer formell, i stedet for bare personens fornavn.
Del 3 av 3: Formatering og begynnelse av e -posten
Trinn 1. Plasser hilsenen på den første linjen
Den øverste linjen bør være hilsenen du har valgt, etterfulgt av personens navn. Bruk en tittel for personen når det er mulig, for eksempel Mr., Mrs., eller Dr., etterfulgt av deres for- og etternavn.
Trinn 2. Bruk et komma
Vanligvis bruker du et komma etter hilsenen. I formelle bokstaver kan du bruke et kolon, men det er vanligvis for formelt for en e -post, til og med en formell. Et komma vil være tilstrekkelig i de fleste tilfeller, selv om du kan bruke et kolon hvis du skriver et følgebrev i en e -post.
Trinn 3. Gå til neste linje
Hilsenen går på sin egen linje øverst, så når du har skrevet den, trykker du på returtasten for å gå til neste linje. Hvis du bruker linjeskift i stedet for innrykk for å lage avsnitt, må du legge igjen en tom linje mellom hilsenen og det første avsnittet.
Trinn 4. Introduser deg selv i åpningssetningen, om nødvendig
Hvis du skriver noen for første gang, bør du gi en introduksjon, selv om du kjenner personen i virkeligheten. Å gi personen en anelse om hvem du er, oppmuntrer dem til å fortsette å lese.
- Du kan for eksempel skrive: "Jeg heter Jessica Hills, og jeg er markedsdirektør for XYZ Company." Du kan også inkludere hvordan du kjenner personen: "Jeg heter Robert Smith, og jeg er i din markedsføringsklasse (Marketing 101 som møter tirsdager og torsdager kl. 12.00)."
- Hvis du allerede kjenner personen og har skrevet dem før, kan du bruke den første setningen som en hilsen. For eksempel kan du si "Takk for at du kom tilbake til meg så raskt", eller "jeg håper du har det bra."
Trinn 5. Kom til poenget
De fleste formelle e -poster må raskt komme til poenget. Det betyr at din første eller andre setning bør presentere grunnen til at du skriver til mottakeren. Husk å være så konsis som mulig når du beskriver formålet ditt.
