Du tror kanskje at bare skolelærere trenger å bekymre seg for å delta, men det er faktisk også en viktig forretningspraksis. For små og store bedrifter kan nøyaktige oppmøtelsesdata avsløre mye om effektivitet, lønnsomhet og tilfredshet for ansatte. Takket være moderne teknologi er det mange måter å registrere tilstedeværelse av ansatte og utnytte dataene effektivt.
Trinn
Metode 1 av 3: Innsamling av oppmøte data
Trinn 1. Bruk bare et enkelt regneark hvis du driver en liten bedrift
Hvis du har 5 eller færre ansatte, og muligens til og med 10 eller færre, kan det hende at du bruker en veldig enkel metode for registrering av oppmøte. Du kan for eksempel spore oppmøte og timer i et Microsoft Office- eller Google Docs -regneark, eller til og med stole på papirregneark. Velg mer avanserte sporingsalternativer hvis du har mer enn 5-10 ansatte.
- Uansett størrelsen på virksomheten din, bruk alltid et oversiktlig system for å registrere oppmøte og timer. Ikke stol på minnet eller den ansattes ord når du prøver å holde styr på ting!
- Hvis du foretrekker et papirbasert regneark, kan du se etter en utskrivbar mal som passer dine behov.
Trinn 2. Lag en Office- eller Docs -mal for å effektivisere regnearket
Både Microsoft Office og Google Docs tilbyr tilleggsmaler designet for registrering av ansattes oppmøte og timer. Sammenlignet med et generisk regneark, kan dette alternativet gjøre det lettere for dine ansatte å angi timer, og for deg å spore og analysere dataene.
Selv om det er mer effektivt enn et grunnleggende papir eller elektronisk regneark, er dette alternativet best å overlate til små bedrifter-de med opptil 20 ansatte, kanskje
Trinn 3. Avtal regnskapsføringen hvis det er tid- og kostnadseffektivt
For mange bedrifter, både små og store, er den beste måten å registrere oppmøte på å betale noen andre for å gjøre det! I de fleste tilfeller vil dine ansatte registrere sitt oppmøte og sine timer i en webportal eller app, og entreprenøren vil være vert for dataene og gi deg regelmessige rapporter basert på dem.
Noen selskaper krever en flat rente basert på ansattnivåer-for eksempel $ 20 USD per måned for opptil 10 ansatte-mens andre belaster per ansatt. Sammenlign kostnader, funksjoner og tjenester når du velger et tredjepartsfirma for å spore dine ansattes oppmøte og timer
Trinn 4. Administrer bare journalføring internt hvis du har IT-kapasitet
Som et mellomstort eller stort selskap er det ikke sikkert du er komfortabel med å dyrke journalføringen din, kanskje av økonomiske eller sikkerhetsmessige årsaker. Å spore oppmøte og timer på 100, 1 000 eller til og med 10 000 ansatte krever en robust IT -avdeling som kan utvikle og vedlikeholde nødvendig infrastruktur for datainnsamling, lagring og analyse. IT- og HR -avdelingene dine må også kunne jobbe godt sammen!
Vurder nøye kostnadene og fordelene ved å håndtere journalføring mot kontrahering med en tredjepart for å gjøre det
Metode 2 av 3: Sporing av oppmøte med Tech
Trinn 1. La ansatte "sveipe inn" og "ut" med ID -kortene sine
Dette er i utgangspunktet den moderne versjonen av å ha ansatte "klokke inn" og "ut" med et papirstansekort. Fordelen her er at dataene sendes direkte til din interne eller tredjeparts journalføringsinfrastruktur for lagring og analyse.
Sveip kortstasjoner fungerer best med ansatte som holder seg til et enkelt sted og jobber regelmessig i løpet av den typiske arbeidsdagen-for eksempel kontorarbeidere, lærere eller fabrikkarbeidere
Trinn 2. Bruk biometri eller video for å begrense "kompisstansing" ved ID -skannere
Selv om det var enklere å slå inn en sen eller fraværende arbeidskamerat, kalt "kompisstansing", med slagkort, er det fortsatt mulig å sveipe en arbeidskamerats ID for dem og oppnå samme formål. Hvis du er bekymret for at dette er et problem blant arbeidsstyrken din, kan du vurdere å investere i tiltakslignende videokameraer eller biometriske skannere-for å øke sikkerheten og nøyaktigheten til sveipekortstasjonene dine.
- Biometriske skannere, som vanligvis krever fingeravtrykksautorisasjon, kan brukes sammen med ID -kortskannere.
- Installering av sikkerhetskameraer på dine sveipekortstasjoner kan hjelpe deg med å identifisere mistenkte "kompisjegere".
Trinn 3. Spor timene til ansatte utenfor kontoret med en telefonbasert app
Sveipekort fungerer ikke bra for ansatte som jobber hjemmefra eller fra flere steder. La dem i stedet "slå inn" og "ut" med en app installert på deres arbeidsutstedte eller personlige telefon. I mange tilfeller må de bare trykke på en knapp for å starte og stoppe en løpende klokke som sporer deltakelse og timer.
Hvis virksomheten din allerede outsourcer regnskapsføringen til en tredjepart, kan denne typen apper inngå som en del av pakken. I dette tilfellet bør dine ansattes selvoppførte deltakelsesdata integreres sømløst i din generelle journalføring
Trinn 4. Vurder GPS -posisjon og tidssporing for ansatte som reiser mye
Denne typen sporingssystem fungerer bra hvis du har ansatte som reiser mellom bestemte steder i løpet av arbeidsdagene. Arbeidstelefonenes GPS vil spore når de var i angitte arbeidssoner, som igjen kan brukes til å fastslå den totale arbeidstiden.
GPS -sporing er en valgfri funksjon med noen "tidskort" -apper. Denne funksjonen oppbevares definitivt best for bruk med telefoner som er utstedt av arbeid, siden sporing av ansatte på deres personlige telefoner kan føles litt for "storebror" -lignende
Metode 3 av 3: Håndtere oppmøte data
Trinn 1. Knekk tallene for å se hvordan oppmøteproblemer påvirker virksomheten din
Ved å holde nøyaktige medarbeideroppmøter kan du beregne hvordan positive og negative oppmøtemønstre påvirker bunnlinjen din. I sin tur kan du bruke disse dataene til å justere arbeidsplassen og HR -strategier for større effektivitet.
Noen raske beregninger kan for eksempel gi deg "insidensraten"-antall fravær per 100 ansatte over en bestemt tidsperiode. Lignende datapunkter, for eksempel "inaktivitetsrate" og "alvorlighetsgrad", kan også brukes til å fastslå den økonomiske effekten av oppmøte og fravær
Trinn 2. Gjenkjenne ansatte som følger riktige oppmøteprosedyrer
Litt positiv forsterkning kan nå langt! Bruk de innsamlede dataene dine til å identifisere ansatte med stjernemøter. Gi dem offentlig anerkjennelse, ros og muligens belønninger-selv noen få gavekort eller en liten bonus kan hjelpe oppmuntre andre til å følge etter.
Husk at "godt oppmøte" ikke nødvendigvis betyr at den ansatte aldri går glipp av jobb. Det betyr også å være samvittighetsfull om å ta fri, for eksempel ved å gi passende varsel før du tar en fridag eller ved å bli hjemme mens de gjenoppretter en sykdom
Trinn 3. Møt en ansatt som har problemer med oppmøte før du tar affære
Når dataene dine identifiserer en ansatt med et oppmøteproblem, må du ikke hoppe rett til disiplin eller oppsigelse. Møt i stedet med dem (og en HR -representant eller lignende relevant part) for å diskutere problemet. Sett en handlingsplan skriftlig som gir den ansatte klare veiledninger og referanser for å møte forventninger til fremmøte.
Du kan for eksempel ha å gjøre med en dedikert medarbeider som sliter med noen presserende problemer hjemme. I dette tilfellet kan du kanskje gjøre noen planlegging eller arbeidsmengdejusteringer i stedet for å kutte løs en verdifull arbeider
Trinn 4. Naviger bureaukratet forsiktig når du disiplinerer eller avslutter en arbeider
Følg alltid en klar, konsistent prosedyre når du utdeler disiplin til en ansatt med oppmøteproblemer, og spesielt før du sparker dem. Ideelt sett bør du få råd fra en advokat med fokus på arbeidsrett. Ellers kan det som virker som en kuttet og tørket fyring resultere i et dyrt søksmål.
