Når du arbeider med et Microsoft Excel -regneark med mye data, vil du sannsynligvis støte på dupliserte oppføringer. Microsoft Excel -funksjonen for betinget formatering viser deg nøyaktig hvor duplikater er, mens funksjonen Fjern dubletter vil slette dem for deg. Visning og sletting av duplikater sikrer at dataene og presentasjonen din er så nøyaktig som mulig.
Trinn
Metode 1 av 2: Bruke betinget formatering
Trinn 1. Åpne den originale filen
Det første du må gjøre er å velge alle dataene du vil undersøke for duplikater.
Trinn 2. Klikk på cellen i øvre venstre hjørne av datagruppen
Dette starter valgprosessen.
Trinn 3. Hold nede ⇧ Shift -tasten og klikk på den siste cellen
Vær oppmerksom på at den siste cellen skal være i nedre høyre hjørne av datagruppen. Dette vil velge alle dataene dine.
Du kan gjøre dette i hvilken som helst rekkefølge (f.eks. Klikk først på den nedre høyre boksen, og merk deretter derfra)
Trinn 4. Klikk på "Betinget formatering
" Den finnes i kategorien "Hjem"/båndet på verktøylinjen (i mange tilfeller under delen "Stiler"). Hvis du klikker på den, vises en rullegardinmeny.
Trinn 5. Velg "Marker celleregler" og deretter "Dupliser verdier"
" Sørg for at dataene fremdeles fremheves når du gjør dette. Dette åpner et vindu med tilpasningsmuligheter i en annen rullegardinmeny.
Trinn 6. Velg "Dupliser verdier" fra rullegardinmenyen
Hvis du i stedet ønsker å vise alle unike verdier, kan du velge "Unikt" i stedet
Trinn 7. Velg høydefargen
Markeringsfargen angir duplikater. Standard er lys rød med mørk rød tekst.
Trinn 8. Klikk "OK" for å se resultatene
Trinn 9. Velg en dublettboks og trykk på Slett for å slette den
Du vil ikke slette disse verdiene hvis hver datastykke representerer noe (f.eks. En undersøkelse).
Når du sletter en engangs duplikat, mister partnerverdien høydepunktet
Trinn 10. Klikk på "Betinget formatering" igjen
Enten du har slettet duplikatene dine eller ikke, bør du fjerne uthevingsformateringen før du avslutter dokumentet.
Trinn 11. Velg "Slett regler" og deretter "Slett regler fra hele arket" for å slette formateringen
Dette vil fjerne markeringen rundt duplikater du ikke har slettet.
Hvis du har flere deler av regnearket formatert, kan du velge et bestemt område og klikke "Fjern regler fra utvalgte celler" for å fjerne uthevingen
Trinn 12. Lagre dokumentets endringer
Hvis du er fornøyd med revisjonene dine, har du funnet og slettet duplikater i Excel!
Metode 2 av 2: Bruke Excel's Remove Duplicates -funksjonen
Trinn 1. Åpne den originale filen
Det første du må gjøre er å velge alle dataene du vil undersøke for duplikater.
Trinn 2. Klikk på cellen i øvre venstre hjørne av datagruppen
Dette starter valgprosessen.
Trinn 3. Hold nede ⇧ Shift -tasten og klikk på den siste cellen
Den siste cellen er i nedre høyre hjørne av datagruppen. Dette vil velge alle dataene dine.
Du kan gjøre dette i hvilken som helst rekkefølge (f.eks. Klikk først på den nedre høyre boksen, og merk deretter derfra)
Trinn 4. Klikk på "Data" -fanen i den øverste delen av skjermen
Trinn 5. Finn delen "Dataverktøy" på verktøylinjen
Denne delen inneholder verktøy for å manipulere de valgte dataene dine, inkludert funksjonen "Fjern duplikater".
Trinn 6. Klikk på "Fjern duplikater
" Dette vil vise et tilpasningsvindu.
Trinn 7. Klikk på "Velg alle
" Dette vil bekrefte at alle kolonnene dine er valgt.
Trinn 8. Kontroller eventuelle kolonner du ønsker å bruke dette verktøyet på
Standardinnstillingen har alle kolonner merket.
Trinn 9. Klikk eventuelt på "Mine data har overskrifter"
Dette vil be programmet om å merke den første oppføringen i hver kolonne som en overskrift, slik at de ikke lenger er i slettingsprosessen.
Trinn 10. Klikk "OK" for å fjerne duplikater
Når du er fornøyd med alternativene dine, klikker du "OK". Dette vil automatisk fjerne eventuelle dupliserte verdier fra valget ditt.
Hvis programmet forteller deg at det ikke er noen duplikater-spesielt hvis du vet at det er det-kan du prøve å plassere en hake ved siden av individuelle kolonner i "Fjern duplikater" -vinduet. Hvis du skanner hver kolonne en om gangen, løser du eventuelle feil her
Trinn 11. Lagre dokumentets endringer
Hvis du er fornøyd med revisjonene dine, har du slettet duplikater i Excel!
Tips
- Du kan også identifisere dupliserte verdier ved å installere et tredjeparts tilleggsprogram. Noen av disse verktøyene forbedrer Excels betingede formateringsfunksjon slik at du kan bruke flere farger for å identifisere dupliserte verdier.
- Å slette duplikatene dine er nyttig når du går gjennom tilstedeværelseslister, adressekataloger eller lignende dokumenter.
