Microsoft Excel er et flott verktøy for å organisere informasjonen din. Her er en guide til en grunnleggende, men ekstremt nyttig funksjon, som sorterer dataene alfabetisk.
Trinn
Metode 1 av 2: Sortering alfabetisk
Trinn 1. Formater overskriftsraden
Overskriftsraden er den øverste raden i regnearket, med navnene på kolonnene dine. Noen ganger vil Excel sortere denne raden og tro at den er en del av dataene dine, spesielt hvis regnearket ditt er helt tekst. Her er noen måter å forhindre dette:
- Formater overskriftsraden annerledes. For eksempel fet tekst eller gjør den til en annen farge.
- Sørg for at det ikke er noen tomme celler i overskriftsraden.
- Hvis Excel fortsatt skruer opp sorteringen, velger du overskriftsraden og bruker den øverste båndmenyen til å klikke Hjem → Redigering → Sorter og filtrer → Egendefinert sortering → Mine data har overskrifter.
Trinn 2. Velg kolonnen du vil alfabetisere
Du kan klikke på overskriftscellen for den kolonnen eller bokstaven over den (A, B, C, D, etc.).
Trinn 3. Åpne kategorien Data
Klikk på Data i toppmenyen for å se Data -alternativer i båndmenyen over regnearket.
Trinn 4. Se etter delen Sorter og filtrer
Båndmenyen er delt inn i relaterte områder, med navnet under hver enkelt. Se etter området merket Sorter og filtrer.
Hvis du ikke ser det på Data -menyen, kan du prøve å gå tilbake til Hjem -fanen og lete etter en Sorter og filtrer -knapp i redigeringsdelen
Trinn 5. Klikk på A → Z -knappen
For å sortere regnearket i alfabetisk rekkefølge, klikker du bare på A → Z -symbolet i delen Sorter og filtrer. Dette vil omorganisere regnearket i alfabetisk rekkefølge for den valgte kolonnen. På de fleste versjoner av Excel er denne knappen øverst til venstre i delen Sorter og filtrer.
For å sortere det i motsatt alfabetisk rekkefølge i stedet, klikk på Z → A -symbolet i stedet
Metode 2 av 2: Sortering etter etternavn
Trinn 1. Bruk dette når regnearket bruker fulle navn i en enkelt celle
Hvis du har fulle navn oppført i en enkelt kolonne, vil alfabetisering bare sorteres etter fornavnet. Med disse instruksjonene kan du dele navnene i to kolonner først, slik at du kan sortere etter etternavnskolonnen i stedet.
Trinn 2. Sett inn en ny tom kolonne
Plasser dette umiddelbart til høyre for navnekolonnen.
Trinn 3. Skriv inn formelen for fornavn
Skriv inn denne formelen i den øverste cellen i den nye kolonnen: = VENSTRE (A1, FINN ("", A1)) sørg for å inkludere mellomrommet mellom anførselstegnene. Denne formelen vil se i hele navnekolonnen og kopiere alt før mellomrommet
- Om nødvendig kan du erstatte begge forekomstene av A med bokstaven i kolonnen som har alle navnene oppført.
- Erstatt begge forekomster av 1 med nummeret på raden du skriver inn.
Trinn 4. Kopier denne formelen til hele kolonnen
Klikk på overskriften til denne nye kolonnen, og kopier og lim inn formelen du nettopp skrev inn. Du bør se alle fornavnene vises alene i denne kolonnen.
Trinn 5. Lag etternavn -kolonnen
Lag en ny kolonne til høyre for fornavnskolonnen. Kopier-lim inn denne formelen for å fylle ut kolonnen med etternavn:
= HØYRE (A1, LENG (A1) -FIND ("", A1))
Trinn 6. Sorter etter etternavn -kolonnen
Du kan nå sortere etternavnskolonnen alfabetisk, som beskrevet i metoden ovenfor.
