Å starte en e -post med riktig hilsen kan være vanskelig. Når du sender en profesjonell e -post eller skriver til noen du ikke kjenner godt, vil det beste alternativet vanligvis være å velge en enkel, allsidig hilsen som "Hei" før du henvender deg til personen ved etternavn. Hvis du skriver til en venn, et familiemedlem eller noen andre du har et mer uformelt forhold til, er det greit å bare referere til dem ved fornavn.
Trinn
Metode 1 av 4: Velge en passende hilsen
Trinn 1. Si "Hei" for å starte e -posten din på et vennlig notat
Et enkelt "Hei" etterfulgt av personens navn vil fungere fint for de fleste e -postmeldinger. Det er avslappet og personlig uten å føle seg for formell eller uformell. Og siden det er så kort og direkte, vil det ikke distrahere leseren eller se malplassert ut.
Du kan også bruke "Hei" når du adresserer flere mottakere samtidig, som i "Hei alle."
Tips:
"Hei" gir en flott hilsen for alle formål, enten e-posten din er beregnet på en venn, en veileder eller en fremmed.
Trinn 2. Åpne med “Dear” for mer formelle meldinger
"Dear" er en allsidig hilsen-den er mer riktig enn "Hei", men har fortsatt en varm, hyggelig gammeldags ring. Dette gjør det til en perfekt måte å invitere korrespondanse med både nære kjære og folk du ikke kjenner så godt.
Denne hilsenen kan også brukes til venner og familie
Trinn 1.
- Ordet "Kjære" bærer også med seg et notat om forsvarlighet og respekt som mindre formelle hilsener ikke gjør.
- En ulempe med denne åpneren er at den kan betraktes som litt for formell for noen, spesielt i forretningsmiljøer.
Trinn 2. Bruk en anonym hilsen hvis du ikke kjenner mottakerens navn
“Hilsen” og “Til hvem det kan angå” er to av de vanligste, uoffensielle anonyme hilsenene. De er en trygg innsats for de gangene du ikke er sikker på hvem som skal lese meldingen din.
- Du kan også prøve noe tvetydig som "Dear Sir or Madam", selv om dette kan virke litt tett i alle unntatt de mest formelle e -postene.
- Anonyme hilsener brukes oftest når du skriver til grupper, for eksempel bedrifter og organisasjoner, i stedet for enkeltpersoner.
Trinn 3. Sett personens navn for seg selv hvis du vil komme helt til poenget
Hvis du er usikker på hvilken hilsen du skal bruke, eller hvis du heller vil la meldingen stå sentralt, er det helt greit å oppgi mottakerens navn og la det stå der. Bare legg til et komma, hopp over en linje og si hva du vil si.
- “Frk. Thompson”høres ikke mer eller mindre formelt ut enn« Hei fru Thompson », og det lar deg omgå ubesluttsomheten om å velge den mest passende hilsenen.
- Å bruke personens navn som en hilsen i seg selv kan også være nyttig i oppfølgingskorrespondanse når du ikke nødvendigvis vil velge en ny hilsen hver gang.
Metode 2 av 4: Adressering til mottakeren
Trinn 1. Kall personen ved fornavnet hvis du kjenner dem godt
Denne regelen er ganske enkel: hvis du er på fornavn med noen, er det greit å bruke fornavnet deres. Ellers er det en god idé å holde seg til etternavnet for å unngå å være hovmodig og potensielt gni dem på feil måte. F
Når du skriver til en kjent bekjent, kan du enten lede med navnet alene eller legge ved en mer uformell hilsen som en introduksjon (dvs. "Hei Jackie")
Advarsel:
Henvis aldri til noen du ikke har møtt ved navn, med mindre de spesifikt forteller deg at det er greit. Det er bare ikke høflig!
Trinn 2. Henvis til profesjonelle og ukjente kontakter ved etternavn
Velg en passende hilsen (husk, "Hei", "Kjære" og "Hilsener" er alle nyttige for en rekke situasjoner), og ta deretter fatt på personens slektsnavn. De fleste e -postene du sender vil sannsynligvis begynne med mottakerens etternavn, spesielt hvis de gjelder arbeid.
- Hvis personen du sender en e -post til er en kvinne, kan du gå med prefikset "Ms." i stedet for "Mrs." med mindre du vet at hun er gift.
- Å gjøre et poeng av å bruke mottakerens etternavn etablerer en høflig og respektfull tone for korrespondansen å følge.
Trinn 3. Bruk et begrep som "Alle" når du hilser på mer enn én mottaker
Store grupper kan inneholde mange forskjellige typer mennesker, og du vil ikke anta noe om kjønn eller kjennskap. Siden begreper som "Guys" og "Ladies and gentlemen" kan tolkes som kjønnsbegrensende, er det best å gå forbi dem til fordel for noe mer inkluderende.
- Sørg for å unngå overdrevent uformelle hilsener som "folkens" eller "alle sammen" også.
- Å kaste ut feil kollektivt pronomen kan få en av leserne til å føle seg marginalisert eller ignorert helt.
Trinn 4. Nevn personens tittel eller posisjon hvis det er relevant for meldingen din
Under normale omstendigheter kan det høres rart ut å starte en e -post med "Hilsen Chief Customer Service Representative." Hvis personens posisjon er direkte relatert til grunnen til å skrive, kan det imidlertid være en god måte å gi dem spørsmål om et spørsmål, en forespørsel eller en klage.
- Adressere en e -post til "Direktet for kommunikasjon" i stedet for "Mr. Everett”vil gi mottakeren beskjed om at den aktuelle saken innebærer utførelse av deres individuelle plikter.
- På samme måte, når du kommer i kontakt med lederen for en organisasjon, kan du ta turen med en hilsen som "Dear Salt Lake City Union Organizer."
Metode 3 av 4: Unngå vanlige hilsenfeil
Trinn 1. Husk å alltid inkludere en hilsen
Regelen nummer én for å skrive en hilsen på e -post er å sørge for at det er en der. Det kan være skremmende å åpne en e -post og bli konfrontert med en tekstblokk uten introduksjon eller personlige behag, og det tar bare noen få sekunder å skrive ut noen få ord for å oppsummere hensikten med kommunikasjonen.
En e -post uten hilsen vil av mange bli sett på som ufullstendig. Som et resultat kan det reflektere dårlig om deg eller din evne til å kommunisere effektivt
Tips:
Ikke tenk over det-hvis du ikke er sikker på hva du skal legge til, velg et enkelt "Hei" og kanaliser hjernekraften din til å komponere resten av e-posten din.
Trinn 2. Unngå "Hei" med mindre du er i nærheten av personen du skriver
"Hei" er omtrent så uformelt som det blir. Av denne grunn er det en akseptabel måte å starte en e-post til din beste venn eller en kollega på samme rangering, men ikke en til en høyere person eller noen du kommuniserer med for første gang.
- Selv om de høres ufarlige ut, kan altfor uformelle hilsener som "Hei" utilsiktet signalere mangel på respekt for mottakeren din.
- Andre avslappede adressemåter, for eksempel "What's up" eller "Yo", bør aldri brukes i e-post. Disse hilsenene er bedre forbeholdt utveksling av tekstmeldinger.
Trinn 3. Vær forsiktig når du bruker tidsspesifikke hilsener som “God ettermiddag
”Når du refererer til tiden du skriver kan gi e -posten din et mer personlig preg og gjøre det lettere for deg å forholde deg til mottakeren din. Du bør imidlertid bare gjøre dette når du er sikker på at de er i samme tidssone. Hvis du ikke er det, kan du ende opp med å se uanstendig eller hensynsløs ut.
- Å si "God morgen" til noen som bor på den andre siden av verden kan forårsake forvirring, spesielt hvis e-posten din inneholder tidssensitiv informasjon.
- Hvis du har lyst til å bruke en av disse hilsenene, vil det ikke skade å ta et øyeblikk for å se hvilken tid (og dato!) Det er på stedet der mottakeren vil lese meldingen din.
Trinn 4. Hold skilletegn enkel og passende
Den beste måten å formatere en hilsen på, er å skrive ut din hilsen til valg og mottakerens navn, og deretter sette inn et komma for å hjelpe øynene til å overgå til e -postens brødtekst. Du tror kanskje et utrop er mer uttrykksfullt, men det er en sjanse for at det kan leses som ungt eller uprofesjonelt.
- I noen tilfeller kan du også avslutte hilsenen med et kolon eller dash for henholdsvis en mer formell eller uformell effekt.
- Å formidle for mye spenning kan til og med irritere personen du skriver til hvis de ikke deler entusiasmen din.
Trinn 5. Sørg for å stave mottakerens navn riktig
Dobbeltsjekk stavemåten til personens navn slik det vises i en tidligere e-post eller originaldokument før du trykker på "send". En uskyldig stavefeil er ikke slutten på ordet, men å gjøre den samme feilen mer enn en gang sier at du ikke bryr deg nok om å få det riktig.
- Hvis du støter på et spesielt utfordrende eller uvanlig navn, kan du se om du kan kopiere og lime det direkte inn i e -posten din fra en ekstern kilde.
- Du risikerer å fremmedgjøre leseren din ved å stave navnet sitt på feil måte inkonsekvent.
Metode 4 av 4: Lag åpningslinjen for e -posten din
Trinn 1. Oppgi formålet med e -posten din med en gang
Bruk den første setningen til å fortelle mottakeren nøyaktig hvorfor du skriver. På den måten vil de ikke bli hengende. Dette er vanligvis så enkelt som å destillere det du vil diskutere i meldingsdelen til en sentral idé og gjøre det til en kort introduksjon.
- En solid åpner for e -posten din kan være: "Jeg skriver for å spørre om …" eller "jeg ønsket å få din mening om …"
- Ikke kjed mottakeren med en langvarig innledning eller unødvendig informasjon. Det er ikke nødvendig å slå rundt busken-bare hopp rett inn i den.
Trinn 2. Takk mottakeren hvis du skriver et svar
Når du kommer tilbake til noen om en melding de har sendt deg, er det vanlig å ta et øyeblikk å si takk. Å bli takket for noe kan være veldig gledelig, og et lite uttrykk for takknemlighet vil hjelpe deg med å sørge for at korrespondansen din starter på høyre fot.
- Mens du formulerer din første setning, må du anerkjenne eller oppsummere formålet med den originale e -posten, som i "Takk for at du tok kontakt med Acme Corporation om din siste erfaring", eller "Takk for at du svarte så raskt."
- Hvis din korrespondanse ikke er relatert til virksomhet, kan du åpne med noe som "Takk for at du tok kontakt. Det er så lenge siden vi har snakket!"
Trinn 3. Hils nære kontakter med et mer personlig notat
Hvis du kjenner mottakeren din rimelig godt, kan du velge å ta en mer sentimental tilnærming ved å sjekke inn på dem eller be om oppdateringer om livet deres. Personlige hilsener har en intim følelse og tjener til å etablere en vennlig, inderlig dynamikk.
- Du kan bruke en ledelinje som, "Gratulerer med den nye babyen!" eller "Jeg var bare i Brooklyn, og det ga mange gode minner" for å minne en slektning eller en koselig kontormakker om at de tenker på deg.
- Sørg for at alle personlige kommentarer eller spørsmål du inkluderer, er passende gitt ditt forhold til mottakeren. Spør: "Hvordan liker du den nye leiligheten din?" kan krype ut noen du bare har møtt en eller to ganger.
Trinn 4. Jobb med litt humor som en oppsiktsvekkende isbryter
Selv om humor ofte frarådes i yrkeslivet, kan det gi et øyeblikk av velkommen lindring fra den triste naturen til praktisk daglig kommunikasjon når den brukes på en fornuftig måte. De fleste er vant til å skumme tørre, til-punktet e-poster, så morsomme hilsener kan føre til at du hekter leseren din og gjør dem mer engasjerte.
"Hvis du vil gjøre ting litt lettere, kan du prøve en åpningslinje som" Er det fredag ennå? " eller, "Jeg vet hvor mye du liker å høre fra meg først om morgenen."
Advarsel:
En kjapp lur eller litt dumt ordspill kan være nyttig for å livne opp fargeløse profesjonelle e-poster, men bare når situasjonen krever det.
Tips
- Til tross for at den er kort, er hilsenen en av de viktigste delene av en forretnings -e -post. Det gir i hovedsak mottakeren sitt første inntrykk av deg og din profesjonelle oppførsel.
- De fleste oppgitte eller foretrukne navn finnes i avsenderinformasjonen, eller i selve e -postadressen.
- Hvis du tilfeldigvis får vite en anonym mottakers navn etter din første e -post, må du inkludere det i påfølgende meldinger for å bekrefte endringen og slå en mer personlig akkord.
