I mobiltelefonens alder har telefonetiketten stort sett gått på veien. Å vite hvordan du tar meldinger er fremdeles nyttig når du jobber på et kontor eller tar samtaler etter noen andre. Å være høflig, skrive alt ned og levere meldingen raskt er nøkkelen!
Trinn
Trinn 1. Svar telefonen
Personen i den andre enden ber om din nærmeste veileder eller medarbeider som ikke står ved skrivebordet. Det første du bør gjøre er å si: "Han/hun er ikke tilgjengelig for øyeblikket. Kan jeg ta en melding?" Forutsatt at de sier ja, fortsett til neste trinn. Hvis de sier nei, må du insistere på at de i det minste lar deg hjelpe dem. Hvis de nekter høflig, kan du be personen om å gi deg navn og firmanavn. Husk å skrive ned nummeret på samtale -ID -en, og la personen få vite et godt tidspunkt å prøve igjen. Bare husk å spørre om du kan gjøre noe annet - de vil kanskje ringe tilbake og legge igjen en melding på telefonsvareren. Sørg for å la hvem som helst som ringte for hvem som ringte og når de kan prøve igjen.
Trinn 2. Skriv ned alt de sier
Du synes kanskje ikke det de sier er viktig, men personen du skriver meldingen til tror kanskje det er det. Be dem om nødvendig gjenta informasjonen.
Trinn 3. Si farvel (og "Du er velkommen" hvis det gjelder)
Trinn 4. Gi meldingen til personen så snart som mulig eller la den ligge et sted de vil finne den
Tips
- Være høflig.
- Skriv med fin håndskrift.
- Pass på at du ikke skriver ned feil ting. Du vil ikke at personen som får meldingen skal få feil ide.
