Prosessdokumenter leder leserne gjennom den logiske rekkefølgen av trinn som er nødvendige for å fullføre en prosess. For eksempel er wikiHow -artikler en type prosessdokument. Innholdet i et prosessdokument kan være komplisert eller enkelt, men du må bestemme hvilke trinn som må fullføres, den logiske sekvensen for disse trinnene, og hva sekvensen vil oppnå hvis den er fullført. Med disse grunnleggende i tankene, er det mulig å lage prosessdokumentasjon for alt fra å koke et egg til å gjennomføre en internasjonal markedsføringskampanje.
Trinn
Del 1 av 3: Start et prosessdokument
Trinn 1. Identifiser prosessen
Nesten alt kan deles opp i en prosess og gjøres om til et prosessdokument. Noen eksempler inkluderer:
- Å lage pasta
- Lære å kjøre
- Skrive et brev
- Fremfører en trommelrulle
Trinn 2. Finn ut hvilke ressurser leserne trenger
Tenk på alle ressursene leserne trenger for å fullføre prosessen du vil beskrive. Å forstå ressursene som er involvert vil være nyttig når du skal bestemme hvordan du skal beskrive hvert av trinnene. Noen eksempler på nødvendige ressurser inkluderer:
- Lag pasta: vann, pasta, salt, kokekanne, dørslag, varme, tid
- Lære å kjøre: kjøretøy, lærer, tid (både læring og øvelse), kunnskap om trafikklover
- Å skrive et brev: skrive- og staveferdigheter, papir, penn eller blyant
- Fremføring av en trommelrulle: trommesett, trommestikker, litt erfaring med å spille trommer, tid
Trinn 3. Tenk på publikummet ditt
Før du går videre, bør du ta deg tid til å tenke på hvem publikummet ditt er og hva de allerede vet om emnet ditt. Denne kunnskapen kan hjelpe deg med å finne ut hvilken informasjon du trenger å inkludere og hvilken informasjon du kanskje kan utelate.
For eksempel, hvis du skriver et prosessdokument om hvordan du lager pasta for et generelt publikum som kanskje eller ikke vet hvordan de skal lage mat, vil du sannsynligvis definere begreper som "al dente" og beskrive hva som menes med et " rullende kok."
Trinn 4. Lag en tittel
Hvert prosessdokument trenger en klar tittel som forklarer hvilken prosess du beskriver. For å finne ut hva du skal kalle prosessdokumentet, tenk på hva du vil at leserne dine skal lære å gjøre. For eksempel kan du kalle prosessdokumentet "Lag pasta", "Lær å kjøre" eller "Skriv et brev".
Bruk tvingende skjema for tittel og trinn. Prosessdokumentet ditt bør begynne med et nåtidens verb, for eksempel "lage", "lage mat", "lære" eller "skrive". Du bør fortsette å bruke denne tiden for å beskrive trinnene i prosessen
Trinn 5. Bruk introduksjonen til å tiltrekke deg leserne
Innføringen av prosessdokumentet vil gi deg en sjanse til å forklare hva dokumentet vil tilby og tiltrekke leserens oppmerksomhet også. I innledningen er det en god idé å skape en følelse av haster, slik at leseren din vil lese videre. Prøv å lage et problem for leserne dine, og tilbud deretter å løse det.
For eksempel, når du introduserer et prosessdokument som forklarer hvordan du lager pasta, kan du si noe sånt som: "Det kan virke enkelt å lage pasta, men det er lett å oversteke eller lage for lite pasta. Dette er et problem fordi pasta som er for seig eller for myk kan være uappetittlig, uansett hva slags saus du legger på den. Men hvis du lager pasta på riktig måte, vil pastaen din være like imponerende som sausen din.”
Del 2 av 3: Beskriv prosessen din
Trinn 1. Bryt ned prosessen
Tenk på tingene som må skje som en del av prosessen du prøver å beskrive. Skriv ned så mange deler av prosessen du kan for å komme i gang. Dette er en forhåndsskrivningsstrategi kalt "notering". Når du gjør det, kan du prøve å dele prosessen ned i små, lettfattelige trinn. For eksempel, hvis du vil forklare hvordan du lager pasta, kan du skrive ned:
- Ta ut en gryte og fyll den med vann.
- Sett gryten på komfyren og skru varmen høyt.
- Få ut pasta.
- Tilsett pasta i vann.
- Skru ned varmen litt.
- Stek den tiden som er angitt på pakken.
- Hell pastaen i et dørslag i vasken.
Trinn 2. Sett trinnene i rekkefølge
Når du har en grunnleggende liste over trinn som leserne må fullføre, kan du se over dem og kontrollere at de er i orden. Vurder om det ville være mer fornuftig å gi ett av trinnene dine tidligere eller senere i sekvensen.
- For eksempel, hvis du beskriver prosessen med å lage pasta, kan du tenke på om det er mer fornuftig å be leserne om å få ut pastaen før eller etter at vannet varmes opp.
- Hvis prosessen du beskriver er noe som er ganske komplisert eller som du kan gjøre uten å tenke på, må du kanskje bruke mer tid på å vurdere logikken i trinnene dine. For eksempel, hvis du er en erfaren trommeslager som prøver å beskrive hvordan du lager en trommelrull, må du kanskje sette deg ned ved trommesettet ditt og gjøre noen trommeslag.
- Når du utfører trinnene i prosessen, tenker du på hva som skjer først, andre, tredje, etc. Sammenlign denne sekvensen med listen over trinn.
Trinn 3. Bestem om du trenger å tilby tilleggsinformasjon
Tenk på prosessen igjen, og prøv å finne ut om det mangler informasjon fra prosessen. Prøv å finne ut om det er noe leserne må gjøre før de kan fullføre ett av trinnene dine.
- For eksempel kan du råde leserne dine til å stille en tidtaker når du legger pastaen i vannet. Eller du kan råde leserne til å sjekke et stykke pasta før du tømmer hele gryten.
- Prøv å lese trinnene dine for en venn for å se om det er noe du savnet. Ikke utdyp noe du har skrevet, bare les trinnene dine for en venn og be om forslag.
Trinn 4. Utvid trinnene
Etter at du har utviklet en solid sekvens for trinnene dine, må du utvide hvert trinn. Hvert trinn i prosessdokumentet bør inneholde nyttig informasjon for å hjelpe leserne med å forstå hvordan du fullfører hvert av trinnene. Prøv å være så detaljert som mulig.
For eksempel, når du råder leserne til å komme seg ut av en gryte og fylle den med vann, må du si hvilken type grytelesere som skal brukes og hvor mye vannlesere som skal tilsettes i gryten. Du kan fortelle leserne å bruke en stor gryte til å lage pasta og fylle den med 12 kopper vann
Trinn 5. Gi eksempler
Eksempler kan hjelpe leserne dine til å få en klarere ide om hvordan du gjør noe som kan være vanskelig å forstå. Prøv å bruke eksempler som vil være enkle for leserne å forholde seg til og forklare hvordan eksemplet forholder seg til prosessen du beskriver.
For eksempel, hvis du prøver å forklare leserne hvor tett å holde en trommestikke for å gjøre en trommelrulle, kan du bruke eksemplet på å holde en blyant for å beskrive hvor mye trykk som kreves. Leserne vil kunne forholde seg til å holde en penn eller blyant og bruke den kunnskapen til å hjelpe dem med å holde en trommestikke på riktig måte
Trinn 6. Tilbyr feilsøkingsråd
Tenk på de vanlige feilene som folk gjør når de prøver å fullføre denne prosessen, og sørg for at du tar opp disse vanlige feilene i dokumentet ditt. Du kan finne en måte å omforme denne informasjonen til et av trinnene dine, eller du kan gi denne informasjonen på slutten av dokumentet.
For eksempel er kanskje grunnen til at mange ender opp med å lage for mye pasta, fordi de glemmer å stille inn en timer. Eller kanskje mange sliter med trommeluller fordi de holder trommestikkene for stramt
Del 3 av 3: Ferdigstilling av dokumentet
Trinn 1. Inkluder overganger der det er nødvendig
Overganger er ord som bidrar til å forbedre flytingen av skrivingen din. Overganger kan hjelpe deg med å avklare når leserne skal gjøre ting i prosessen din. For eksempel kan du råde leserne dine til å stille timeren rett FØR du legger pastaen i kokende vann. Eller du kan råde leserne dine til å ta på deg ovnsvotter og så hell pastaen i dørslaget i vasken. Noen andre gode overgangsord å bruke i et prosessdokument inkluderer:
- neste
- etter
- først
- siste
- også
Trinn 2. Forenkle språket ditt
Når du beskriver en prosess for et stort publikum, er det viktig å sørge for at ordene du bruker er enkle nok for de fleste å forstå. Bruk av mye sjargong (fagspråk) kan gjøre det vanskelig for leserne å forstå instruksjonene. Ta deg tid til å lese gjennom instruksjonene dine og se etter måter å forenkle språket.
Hvis du trenger å bruke et spesielt ord for å beskrive prosessen din, må du sørge for at du definerer det for leserne dine. For eksempel, hvis du beskriver hvordan du lager pasta, må du forklare hva "al dente" betyr
Trinn 3. Test prosessen
Det er viktig å sørge for at prosessen du har beskrevet kan utføres vellykket ved å følge instruksjonene dine. Prøv å fullføre prosessen du har beskrevet ved å følge hvert trinn i rekkefølgen du har plassert dem, og bare bruke informasjonen du har inkludert.
- Når du tester prosessen, kan du prøve å identifisere all informasjon som mangler eller noe som kan være uklart for leserne.
- Be noen andre om å teste prosessen din også. Å få noen andre til å teste prosessen din kan sikre enda mer nøyaktighet i prosessdokumentet. Be en venn eller et familiemedlem om å bruke trinnene dine for å fullføre prosessen du har beskrevet.
Trinn 4. Formater dokumentet
Avhengig av hvordan du planlegger å bruke prosessdokumentet, må du kanskje formatere det. Hvis for eksempel prosessdokumentet skal formateres som et essay i MLA -stil for en klasseoppgave, må du gå gjennom instruktørens retningslinjer og sørge for at dokumentet oppfyller dem. Hvis du bruker dokumentet ditt for et nettsted, må du formatere dokumentet for å dekke dine behov.
