Denne wikiHow lærer deg hvordan du automatiserer rapportering av data i Microsoft Excel. For eksterne data vil denne wikiHow lære deg hvordan du søker etter og oppretter rapporter fra en hvilken som helst ekstern datakilde (MySQL, Postgres, Oracle, osv.) Fra regnearket ved hjelp av Excel -plugins som kobler regnearket til eksterne datakilder.
For data som allerede er lagret i et Excel -regneark, bruker vi makroer til å bygge rapporter og eksportere dem i en rekke filtyper med et tastetrykk. Heldigvis kommer Excel med en innebygd trinnopptaker, noe som betyr at du ikke trenger å kode makroene selv.
Trinn
Metode 1 av 2: For data som allerede er i Excel
Trinn 1. Hvis dataene du trenger å rapportere om allerede er lagret, oppdatert og vedlikeholdt i Excel, kan du automatisere rapporteringsarbeidsflyter ved hjelp av makroer
Makroer er en innebygd funksjon som lar deg automatisere komplekse og repeterende oppgaver.
Trinn 2. Åpne Excel
Dobbeltklikk (eller klikk hvis du er på en Mac) på Excel-appikonet, som ligner et hvitt "X" på en grønn bakgrunn, og klikk deretter Tom arbeidsbok på malesiden.
- På en Mac må du kanskje klikke Fil og klikk deretter Ny blank arbeidsbok i den resulterende rullegardinmenyen.
- Hvis du allerede har en Excel-rapport du vil automatisere, dobbeltklikker du i stedet på rapportens fil for å åpne den i Excel.
Trinn 3. Angi regnearkets data om nødvendig
Hvis du ikke har lagt til kolonneetikettene og tallene du vil automatisere resultatene for, gjør du det før du fortsetter.
Trinn 4. Aktiver kategorien Utvikler
Som standard er Utvikler fanen vises ikke øverst i Excel -vinduet. Du kan aktivere det ved å gjøre følgende avhengig av operativsystemet:
- Windows - Klikk Fil, klikk Alternativer, klikk Tilpass båndet på venstre side av vinduet, merker du av i "Utvikler" -boksen nederst til høyre i vinduet (du må kanskje først rulle ned) og klikke OK.
- Mac - Klikk utmerke, klikk Preferanser…, klikk Bånd og verktøylinje, sjekk "Utvikler" -boksen i "Hovedfaner" -listen, og klikk Lagre.
Trinn 5. Klikk på Utvikler
Denne fanen skal nå være øverst i Excel -vinduet. Hvis du gjør det, vises en verktøylinje øverst i Excel -vinduet.
Trinn 6. Klikk på Record Macro
Det er i verktøylinjen. Et popup-vindu vises.
Trinn 7. Skriv inn et navn for makroen
Skriv inn navnet på makroen i tekstboksen "Makronavn". Dette vil hjelpe deg med å identifisere makroen senere.
For eksempel, hvis du oppretter en makro som vil lage et diagram av tilgjengelige data, kan du kalle den "Chart1" eller lignende
Trinn 8. Lag en hurtigtastkombinasjon for makroen
Trykk på ⇧ Skift -tasten sammen med en annen tast (f.eks. T -tasten) for å lage hurtigtasten. Dette er hva du vil bruke til å kjøre makroen din senere.
På en Mac vil hurtigtastkombinasjonen ende opp med å være ⌥ Alternativ+⌘ Kommando og nøkkelen din (f.eks. ⌥ Alternativ+⌘ Kommando+T)
Trinn 9. Lagre makroen i gjeldende Excel -dokument
Klikk på rullegardinboksen "Lagre makro i", og klikk deretter Denne arbeidsboken for å sikre at makroen vil være tilgjengelig for alle som åpner arbeidsboken.
Du må lagre Excel -filen i et spesielt format for at makroen skal lagres
Trinn 10. Klikk OK
Det er nederst i vinduet. Hvis du gjør det, vil du lagre makroinnstillingene og sette deg i opptaksmodus. Eventuelle trinn du tar fra nå til du stopper opptaket, blir spilt inn.
Trinn 11. Utfør trinnene du vil automatisere
Excel vil spore hvert klikk, tastetrykk og formateringsalternativ du angir, og legge dem til makrolisten.
- For eksempel, for å velge data og lage et diagram ut av dem, vil du markere dataene dine, klikke Sett inn øverst i Excel -vinduet klikker du på en diagramtype, klikker på kartformatet du vil bruke og redigerer diagrammet etter behov.
- Hvis du ønsket å bruke makroen til å legge til verdier fra celler A1 gjennom A12, klikker du på en tom celle, skriver inn = SUMMER (A1: A12) og trykker på ↵ Enter.
Trinn 12. Klikk Stopp innspilling
Det er i Utvikler fanens verktøylinje. Dette vil stoppe opptaket og lagre alle trinnene du tok under opptaket som en individuell makro.
Trinn 13. Lagre Excel-arket som en makroaktivert fil
Klikk Fil, klikk Lagre som, og endre filformatet til xlsm i stedet for xls. Du kan deretter skrive inn et filnavn, velge en filplassering og klikke Lagre.
Hvis du ikke gjør dette, blir ikke makroen lagret som en del av regnearket, noe som betyr at andre personer på forskjellige datamaskiner ikke vil kunne bruke makroen din hvis du sender arbeidsboken til dem
Trinn 14. Kjør makroen
Trykk på tastekombinasjonen du opprettet som en del av makroen for å gjøre det. Du bør se regnearket ditt automatisere i henhold til makroens trinn.
Du kan også kjøre en makro ved å klikke Makroer i Utvikler kategorien, velg makroens navn og klikk Løpe.
Metode 2 av 2: For eksterne data (MySQL, Postgres, Oracle, etc)
Trinn 1. Last ned Kloudios Excel -plugin fra Microsoft AppSource
Dette lar deg opprette en vedvarende forbindelse mellom en ekstern database eller datakilde og arbeidsboken din. Denne pluginen fungerer også med Google Sheets.
Trinn 2. Opprett en forbindelse mellom regnearket og den eksterne datakilden ved å klikke på + -knappen på Kloudio -portalen
Skriv inn detaljene for databasen din (databasetype, legitimasjon) og velg eventuelle sikkerhets-/krypteringsalternativer hvis du arbeider med konfidensielle eller firmadata.
Trinn 3. Når du har opprettet en forbindelse mellom regnearket og databasen, vil du kunne søke og bygge rapporter fra eksterne data uten å forlate Excel
Lag dine egendefinerte rapporter fra Kloudio-portalen, og velg dem deretter fra rullegardinmenyen i Excel. Du kan deretter bruke eventuelle ekstra filtre og velge frekvensen som rapporten skal oppdateres (slik at du kan få salgsarket ditt til å oppdateres automatisk hver uke, dag eller time.)
Trinn 4. I tillegg kan du også legge inn data i det tilkoblede regnearket og få dataene til å oppdatere den eksterne datakilden
Lag en opplastingsmal fra Kloudio -portalen, så kan du manuelt eller automatisk laste opp endringer i regnearket til den eksterne datakilden.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Bare last ned Excel -plugins fra Microsoft AppSource, med mindre du stoler på tredjepartsleverandøren.
- Makroer kan brukes til alt fra enkle oppgaver (f.eks. Å legge til verdier eller lage et diagram) til komplekse (f.eks. Beregne cellens verdier, lage et diagram fra resultatene, merke diagrammet og skrive ut resultatet).
- Når du åpner et regneark med makroen inkludert, må du kanskje klikke Aktiver innhold i et gult banner øverst i vinduet før du kan bruke makroen.
Advarsler
- Makroer kan brukes ondsinnet (f.eks. For å slette filer på datamaskinen). Ikke kjør makroer fra upålitelige kilder.
- Makroer vil implementere bokstavelig talt hvert trinn du gjør mens du spiller inn. Pass på at du ikke ved et uhell skriver inn feil verdi, åpner et program du ikke vil bruke eller sletter en fil.
