Denne wikiHow lærer deg hvordan du rydder opp data i et Excel -regneark når du bruker Windows eller macOS. Å kjøre stavekontroll, fjerne dupliserte data, bruke finne-og-erstatte og bytte til et konsistent saksformat kan alle forbedre kvaliteten på arbeidsboken din.
Trinn
Metode 1 av 4: Bruke stavekontroll
Trinn 1. Åpne regnearket i Excel
Du kan gjøre dette ved å dobbeltklikke på filen på datamaskinen.
Før du gjør endringer i et regneark, bør du alltid sørge for at du har en sikkerhetskopi
Trinn 2. Trykk på F7 -tasten på tastaturet
Dette åpner stavevinduet, som viser den første mulige feilen i regnearket.
Trinn 3. Rett en feil
Hvis feilen er noe du vil rette, er det flere måter å gjøre det på:
- Hvis du ser den riktige korreksjonen i "Forslag" -boksen, velger du den og klikker Endring.
- Hvis du vet riktig stavemåte, kan du skrive inn korreksjonen i boksen øverst i vinduet og deretter klikke Endring.
- Vær forsiktig med å bruke Endre alle, da du kan ende opp med å endre noe som ikke trengte å bli endret. For eksempel, hvis du endret alle forekomster av "fra" til "skjema", kan du ødelegge en setning som trenger ordet "fra".
Trinn 4. Bestem deg for hva du skal gjøre med et ord som faktisk er riktig
Excel kan komme over et ord som er et substantiv, spesialisert eller slanguttrykk, eller noe på et annet språk som ikke trenger korreksjon. Du har noen alternativer for å håndtere dette:
- Klikk Overse for å hoppe til neste feil, eller Ignorer alt å hoppe over alle forekomster av dette ordet.
- Klikk Legg til i ordbok for å sikre at Excel anser dette ordet/stavemåten som riktig i fremtiden.
Metode 2 av 4: Fjerne duplikatverdier
Trinn 1. Åpne regnearket i Excel
Du kan gjøre dette ved å dobbeltklikke på filen på datamaskinen.
Før du gjør endringer i et regneark, bør du alltid sørge for at du har en sikkerhetskopi
Trinn 2. Klikk kategorien Data
Det er øverst i Excel.
Trinn 3. Klikk på Fjern duplikater
Det er i gruppen "Dataverktøy" på båndlinjen øverst i Excel. En dialogboks vises.
Trinn 4. Velg kolonner du vil kontrollere
Merk av i boksen ved siden av hvert kolonnenavn for å kontrollere den kolonnen for dupliserte verdier.
- Hvis du raskt vil velge alle kolonner samtidig, klikker du på boksen ved siden av "Velg alt".
- For å fjerne markeringen av alle kolonnene, klikker du på boksen ved siden av "Opphev alle valg".
Trinn 5. Klikk OK
Du får se en melding som viser hvor mange duplikater som ble fjernet. Hvis det ikke ble funnet noen dubletter, ser du en melding som sier at ingen dublettverdier ble fjernet.
Trinn 6. Klikk OK
Dette lukker vinduet.
Metode 3 av 4: Finne og erstatte tekst
Trinn 1. Åpne regnearket i Excel
Du kan gjøre dette ved å dobbeltklikke på filen på datamaskinen.
- Bruk denne metoden til å søke etter en tekststreng og erstatte den med noe annet.
- Før du gjør endringer i et regneark, bør du alltid sørge for at du har en sikkerhetskopi.
Trinn 2. Trykk Ctrl+F (Windows) eller ⌘ Kommando+F (macOS).
Dette åpner vinduet Finn og erstatt.
Trinn 3. Klikk kategorien Erstatt
Det er den andre kategorien øverst i vinduet.
Trinn 4. Skriv inn det du leter etter, i "Finn hva" -boksen
Sørg for å inkludere mellomrom hvis det er aktuelt. Unngå også fremmede mellomrom før eller etter vilkårene.
- Du kan bruke jokertegn som * og? i søket ditt.
- Eks: Skriv s*d for å søke etter et ord som begynner med “s” og slutter med “d” (f.eks. Trist, startet, hoppet over).
- Eks: Skriv s? D for å søke etter et ord som starter med “s”, slutter med “d” og har én bokstav i midten (f.eks. Trist, sid, spadestikk).
Trinn 5. Skriv inn erstatningsteksten i feltet “Erstatt med”
De samme reglene gjelder for erstatningsteksten.
Trinn 6. Klikk på Alternativer for å angi flere filtre
På denne skjermen kan du velge å bare søke etter bestemte rader, kolonner eller ark i arbeidsboken. Dette er valgfritt.
Trinn 7. Klikk Finn neste
Dette viser den første kampen, hvis det er en.
Trinn 8. Klikk på Erstatt for å erstatte søkeordet med erstatningsteksten
Hvis du foretrekker det, kan du klikke Erstatt alle å erstatte alle forekomster av funnet tekst med erstatningsteksten.
Vær forsiktig med Erstatt alle, da du ved et uhell kan korrigere noe som ikke trenger korreksjon.
Metode 4 av 4: Endre teksttilfeller
Trinn 1. Åpne regnearket i Excel
Du kan gjøre dette ved å dobbeltklikke på filen på datamaskinen.
- Bruk denne metoden hvis dataene dine inneholder store bokstaver, for eksempel alle store bokstaver, alle små bokstaver eller annen feilkonfigurasjon.
- Før du gjør endringer i et regneark, bør du alltid sørge for at du har en sikkerhetskopi.
Trinn 2. Lag en midlertidig kolonne ved siden av dataene du vil endre
Hvis dataene dine inneholder kolonneoverskrifter, må du skrive inn en overskrift i den første cellen i den midlertidige kolonnen.
Trinn 3. Skriv inn formelen for saksfunksjonen i den første cellen
Hvis det er en kolonneoverskrift, skriver du inn formelen i cellen rett under den. Formelen varierer avhengig av hva du vil gjøre:
- Type = PROPER (celle) for å endre tilfelle av en celleverdi til riktig bokstav (f.eks. Navn, rase, adresse). Erstatt "celle" med det første cellenummeret du vil endre (f.eks. B2).
- Skriv = ØVRE (celle) for å endre bokstaven for en celleverdi til alle store bokstaver (f.eks. NAVN, RAS, ADRESSE). Erstatt "celle" med det første cellenummeret du vil endre (f.eks. B2).
- #* Type = LOWER (celle) for å endre bokstaven for en celleverdi til alle små bokstaver (f.eks. Navn, rase, adresse). Erstatt "celle" med det første cellenummeret du vil endre (f.eks. B2).
Trinn 4. Trykk på ↵ Enter eller ⏎ Gå tilbake.
Cellen som inneholder formelen inneholder nå det nye saksformatet for cellen.
Trinn 5. Klikk på cellen
Cellen er nå uthevet og omgitt av en boks.
Trinn 6. Dra nedre høyre hjørne av boksen ned til slutten av kolonnedataene
Dette gjelder formelen for alle de andre cellene i kolonnen.
