Det er alltid frustrerende når du må vente på svar, enten det er på et jobbintervju, et forretningsforslag eller bare å lage planer med en venn. Å sende en oppfølgende e-post kan være svært effektivt for å få svaret, spesielt hvis du sender forespørselen din etter en rimelig ventetid og skriver den tydelig, kortfattet og respektfullt. For å forbedre sjansene for suksess ytterligere, gjør så mye av "benarbeidet" som mulig for å gjøre ting lettere for mottakeren din.
Trinn
Metode 1 av 3: Velge når og hvor du skal sende oppfølginger
Trinn 1. Vent minst 3 virkedager med å sende en oppfølging
Det er ingen universell regel for hvor lenge du skal vente før du sender en oppfølgende e-post. En god tommelfingerregel er 3 virkedager, med mindre kontaktpersonen din oppga en bestemt dato da de ville svare. Vent i så fall minst 1 virkedag etter den datoen.
- For eksempel, hvis personen sa at de ville svare før eller tirsdag den 19., vent til minst onsdag den 20. med å svare.
- For oppfølging av jobbintervju er det vanligvis bedre å vente minst 5 virkedager.
- Det er ikke nødvendig å telle bare virkedager (det vil si hoppe over helger og helligdager) når du følger opp personlig.
- Ikke anta det verste at du ikke fikk jobben eller at de ikke er interessert i forretningsforslaget ditt-bare fordi du ikke fikk et raskt svar. Kontaktpersonen din kan bare være veldig travel!
Trinn 2. Adresser e -posten direkte til kontaktpersonen din
Dette er selvfølgelig alltid tilfelle for personlige e-poster, og vanligvis den beste strategien for virksomhetsoppfølging. Hvis personen ga deg kontaktinformasjonen din eller inviterte deg til å følge opp med dem, må du alltid sende meldingen direkte til dem (og bare dem).
- Hvis personen ikke ga deg kontaktinformasjonen din eller inviterte deg til å følge opp med dem, kan du sende e-posten din til din kontaktperson (f.eks. Administrativ assistent eller rekrutteringskoordinator). Be i emnefeltet om at meldingen skal rettes til personen du behandlet tidligere.
- Hvis du tidligere har kontaktet personen via e -post, bruker du de samme "til" og "fra" e -postadressene som før.
Trinn 3. Send ikke mer enn 2 oppfølgende e-poster totalt
Det er vanskelig nok å vite når man skal sende en oppfølging, så hva med en oppfølging til en oppfølging? Hvis din første oppfølging blir ubesvart, må du vente minst 1-2 virkedager med å sende den andre oppfølgingen. Hvis denne andre meldingen ikke blir besvart, må du enten slutte å følge opp eller kontakte noen andre i virksomheten.
- Selv om du kan opprette en ny oppfølgingsmelding hvis du ønsker det, er det også greit å sende den samme meldingen som den opprinnelige oppfølgingen, men legg til et notat øverst som følgende: “(Tom: Jeg sendte denne oppfølgingen på tirsdag, og jeg vil gjerne høre fra deg angående forretningsmuligheten vi diskuterte sist torsdag. Takk, Jan)”
- Som en generell tommelfingerregel, ikke bekymre deg i det hele tatt (om ikke å få jobben osv.) Hvis du må sende 1 oppfølging. Bare bekymre deg litt hvis du må sende 2 oppfølginger. Begynn å bekymre deg litt mer hvis du ikke hører igjen etter den andre oppfølgingen!
Trinn 4. Forhåndsbehovet for en oppfølging med en takkepost
Det er alltid høflig å sende en takk-e-post dagen etter et forretningsmøte-spesielt, men ikke bare, et jobbintervju-så vel som etter mange personlige kontaktscenarier. Hvis du bretter en oppfølgende omtale inn i denne takk, kan du kanskje oppmuntre til et svar uten å måtte sende en separat oppfølging noen dager senere.
- Takkeposten kan bruke nesten samme format og innhold som en oppfølgende e-post, bare med litt mer plass til å takke personen og litt mindre brukt på å be om svar.
- Dette teller imidlertid ikke som en "offisiell" oppfølging, så du kan fortsatt sende opptil 2 "ekte" oppfølginger om nødvendig!
Metode 2 av 3: Formatering av oppfølgende e-poster
Trinn 1. Se direkte til din tidligere kontakt i emnelinjen
Hvis emnelinjen din er vag eller irrelevant, kan oppfølgingen ende opp som ulest eller i papirkurven. Velg ordene dine nøye, slik at emnelinjen umiddelbart og eksplisitt kobles til interaksjonen din med mottakeren.
- En strategi er å legge "RE:" til en beskrivelse av din tidligere interaksjon, slik at den leser som en fortsettelse av den hendelsen: "RE: Intervju fredag 9/9 kl. 11.00."
- Et annet alternativ er å inkludere navnet ditt, en kort og direkte beskrivelse og årsaken til e-posten din: "Terry Regula 9/23 intervjuoppfølging."
- Aldri anta at personen vil gjenkjenne e -postadressen din og åpne meldingen. Bruk emnelinjen til din fordel.
Trinn 2. Navngi mottakeren i hilsenen din og takk dem i avslutningen
Selv om du kan være passende uformell for en personlig oppfølgings-e-post, bør en virksomhetsoppfølging balansere respektfull formalitet og kjennskapen fra din tidligere interaksjon. I de fleste tilfeller kan du for eksempel hilse personen ved fornavn-så lenge de presenterte seg som "Joe Selmon" eller sa "kall meg Barb."
- Hilsenen din kan vanligvis se slik ut: "Dear Joe" eller "Dear Barb", med mindre du føler mer formalitet er passende: "Dear Mr. Selmon" eller "Dear Dr. Bennet."
- For avslutningen, takk dem en siste gang og bruk for- og etternavnet ditt: “Takk, Steve Caraway.”
Trinn 3. Bruk ikke mer enn 3-4 avsnitt, hver 2-3 setninger lang
Når det kommer til å skrive oppfølginger, kom til poenget og kom dit raskt! Dette betyr ikke å skrive bare en enkelt setning, men det betyr å lage en strømlinjeformet e -post uten overflødig innhold. Lag magre, rene avsnitt langs følgende linjer (eller lignende):
- Hilsen
- Avsnitt 1: takk og en klar uttalelse om at du følger opp.
- Avsnitt 2: en rask oppsummering av detaljene for kontakten din.
- Avsnitt 3: en rask bekreftelse på din interesse eller iver.
- Avsnitt 4: en uttalelse om at du "ser frem" til en oppdatering eller at den "ville bli verdsatt."
- Lukking
Trinn 4. Oppgi all relevant informasjon mottakeren trenger
Sørg for at den andre personen må gjøre så lite som mulig for å gi deg en oppfølging. Den eneste grunnen til at de ikke har kommet tilbake til deg ennå, er sannsynligvis fordi de har vært opptatt. Så hvis de må se tilbake gjennom notatene eller filene sine for å få informasjon om din tidligere interaksjon, er det mer sannsynlig at de bestemmer seg for at det ikke er verdt tiden deres å komme tilbake til deg nå heller.
- Hvis du hadde et intervju, nevne den spesifikke datoen og klokkeslettet, navnet på stillingen, og enten en veldig rask oppsummering av intervjuet eller en valgt anekdote eller episode fra det. For eksempel: “Jeg skriver for å følge opp intervjuet vårt forrige mandag 23. kl. Du husker sikkert at jeg var så ivrig etter å snakke om stillingen som salgssjef at jeg nesten sølte kaffen min på skrivebordet ditt!”
- Sørg for å gi klar informasjon for hver kontaktform du vil at de skal ha muligheten til å bruke: e -post, telefon/tekst, post, etc.
Metode 3 av 3: Å være tydelig, konsis og respektfull
Trinn 1. Takk mottakeren og si at du følger opp helt i starten
Ikke begrav det faktum at du skriver en oppfølging midt i e-posten. La heller personen vite med en gang hvorfor du tar kontakt med ham-og vis dem litt takknemlighet mens du er i gang!
Prøv noe slikt: “Takk igjen for at du tok deg tid til å møte meg sist torsdag. Jeg skriver for å følge opp møtet og tankene dine om forslaget mitt."
Trinn 2. Ta tak i interaksjonen din igjen og bekreft din interesse raskt
Gi personen en oppfriskning på din tidligere kontakt, spesielt i et forretningsscenario når du vet at den andre personen har håndtert mange intervjuer, møter og så videre. Sørg for at de umiddelbart husker hvem du er og hva du diskuterte.
For eksempel: "Det var en glede å presentere planen min for effektivisering av faktureringsvirksomheten din, og jeg håper at du deler min entusiasme for å jobbe sammen for å implementere den."
Trinn 3. Vær direkte og høflig, ikke påtrengende, unnskyldende eller passiv-aggressiv
Ikke skam deg for å følge opp! Det er en god ting å bekrefte din interesse og ditt ønske om å vite hvor du står, så lenge du gjør det høflig og respektfullt. Husk at du ikke har svar på vilkårene dine, men send en forespørsel, ikke et krav.
- Bruk en tone som denne: "Jeg gleder meg til å høre hvor jeg står når det gjelder samfunnsoppsøkende posisjon."
- Ikke vær påtrengende: "Du lovet et svar innen i går, og jeg må høre fra deg så snart som mulig."
- Ikke vær passiv-aggressiv heller: "Jeg antar at jeg ikke fikk jobben siden du aldri kom tilbake til meg, men jeg vil gjerne bekrefte det."
Trinn 4. Vis og fortell mottakeren at du verdsetter tiden sin
Å bruke en klar emnelinje og komme til poenget med e -posten din med en gang viser respekt for den andre personens tid. Det er også en god idé å spesifisere en eller to ganger i meldingen at du setter pris på tiden de bruker til deg. Å overdrive det med smiger er ikke nødvendig eller til og med nyttig, men å vise litt respekt forbedrer alltid sjansene for et raskt svar.
- For eksempel: "Jeg vet at du er veldig opptatt denne tiden av året, og jeg setter pris på tiden du har brukt på å kommunisere med meg."
- Eller: “Takk igjen for at du tok deg tid til å svare på spørsmålene mine forrige torsdag. Jeg har bare en rask forespørsel til."
- Hvis personen har vært for opptatt til å komme tilbake til deg, er det en flott måte å lokke dem til å svare på å vise og fortelle dem hvor mye du verdsetter tiden deres.
