Hvis ideen om å være vert for et bilshow virkelig gir motoren turtall, er du i gang med en godbit! Å planlegge et show kan være en morsom opplevelse. Start med å slå ut grunnleggende ting som showtema, dato og spillested. Få deretter resten av samfunnet ditt involvert ved å oppsøke sponsorater fra lokalt eid virksomhet og ansette lokale leverandører for å tilby mat, premier og underholdning. Med litt planlegging og organisering kan du trekke frem en flott bilutstilling og få samfunnet til å surre av spenning.
Trinn
Del 1 av 3: Detaljer og logistikk
Trinn 1. Velg et tema eller en biltype for showet, så det føles sammenhengende
Et tema gir retningslinjer for deltakerne og gir deltakerne en ide om hva de kan forvente på showdagen. Populære temaer inkluderer klassiske biler, antikke biler, racerbiler, lavkjørere, luksusbiler og utenlandske biler. Sørg for å inkludere temaet i flygebladene og kunngjøringene, slik at bileiere vet om de er kvalifiserte. For eksempel:
- "Alle utenlandske luksusbiler og eksotiske racerbiler inviteres til å delta."
- "Showet er åpent for alle hot-stenger før 1948 og amerikanske klassiske biler."
- "Eiere av modifiserte tunere og avanserte, svært modifiserte eksotiske biler er velkomne til å melde seg på."
Trinn 2. Hold arrangementet på en lørdag eller søndag for å trekke det største publikummet
Helger er best for bilutstillinger siden de fleste er fra jobb og ser etter noe morsomt å gjøre. Når du har valgt dato og klokkeslett, må du sjekke på nettet for å bekrefte at det ikke skjer andre lokale programmer eller hendelser samtidig. På den måten trenger du ikke å konkurrere med dem om oppmøte.
- Velg 2-3 mulige datoer i tilfelle den første ikke fungerer.
- Hold forestillingen våren eller høsten når været er mildt. De fleste utstillingsbileiere ønsker ikke å ta med kjøretøyene sine om vinteren, og varme fra midten av sommeren kan også forhindre at folk dukker opp.
Trinn 3. Sett et budsjett for arrangementet
Finn ut hvor mye du må bruke og hvilken størrelse du vil at showet skal være. Forvent å bruke rundt $ 2000 for et lite show (50-100 biler). For et middels show med 100-150 biler, budsjettér minst $ 5 000. Lag deretter en liste over anslåtte utgifter for å sikre at du kan dekke alt. Typiske kostnader inkluderer leie av lokaler, leverandørgebyrer, billettsalg, tillatelser, forsikring, reklame, flygeblad, underholdning og premier.
- Sørg for å justere budsjettet etter at hver vare er fullført. På den måten jobber du alltid med nøyaktige tall.
- Spør lokale bedrifter om sponsing hvis du mangler penger! Gode alternativer inkluderer bildeler/vedlikeholdsbutikker, tilpassede karosseributikker og bilklubber. Fordeler for sponsorer inkluderer merkevareeksponering, logoen deres fremtredende på all skilting, og en mulighet til å sette opp en leverandørbod på messen.
Trinn 4. Bestill et sted som kan imøtekomme showstørrelsen og behovene dine
Hvis du driver bilbutikk selv, er din egen parkeringsplass det mest ideelle stedet. Ellers kan du se etter lokale arenaer med store parkeringsplasser. Ring rundt for å diskutere priser og sørg for å speide hvert sted før du tar en endelig beslutning. Tenk deg hvor bilene skal sette seg opp, hvor du vil plassere registreringsområdet, og så videre. Hvis det ikke er toalettfasiliteter på stedet, planlegger du å leie Port-a-Potties for arrangementet. Vurder arenaer som:
- Samfunnssentre eller VA -haller
- Lokale bilforretninger eller racerbaner
- Parker eller samfunnsarrangementområder
- Lokale bedrifter med fine parkeringsplasser
- Skolens parkeringsplasser
Trinn 5. Kjøp en forsikring for å dekke uventede kostnader eller skader
Vanligvis dikterer lokalet hvilken forsikring som kreves for å operere eiendommen deres. Spør stedet og sjekk med lokale myndigheter om krav til dekning. Hvis showet er på din egen eiendom, må du kontakte forsikringsagenten din.
De fleste bilutstillinger har dyre og/eller klassiske biler involvert, og disse bilene er dyre. Det er en god idé å få forsikring for å dekke eventuelle problemer, bare i tilfelle
Trinn 6. Få tillatelser som kreves av lokale by-, fylkes- eller kommuneansatte
For å operere lovlig trenger du sannsynligvis minst 1-2 lokale tillatelser. Se etter informasjon på nettet eller kontakt bykontorene direkte for å finne ut hva du trenger å gjøre, eventuelle relevante frister og tillatelseskostnader. Start denne prosessen så snart du kan, slik at du er klar til å gå på visningsdatoen. Noen av tillatelsene du trenger:
- Gatestenging
- Bygg og sikkerhet
- Helsetjenester (for matleverandører)
- Trafikkkontroll
- Brann-/politiavdelinger
Trinn 7. Sett opp forhåndsregistrering slik at folk kan melde seg på tidlig
De fleste forestillinger tillater forhåndsregistrering og registrering på stedet, men seriøse deltakere foretrekker vanligvis å gjøre det på forhånd. For små forestillinger, ta med kontaktinformasjonen din i løpesedlene og oppfordre folk til å ta kontakt direkte for å melde seg på. For større show, sett opp et shownettsted og rett folk dit til å registrere seg og betale inngangsbilletten.
- Tilby en rabattert registreringsavgift som et insentiv for tidlig registrering.
- Informasjon som skal registreres for registrering: Deltakerens fulle navn, hjemmeadresse og e -postadresse. Bilens merke, modell, farge og årgang.
- Send ut registreringssett til deltakerne 2 uker før showet. Hvert sett bør inneholde et kart, et forhåndsbetalt vindusmerke, parkeringsinformasjon og andre spesielle instruksjoner.
Trinn 8. Legg på flygeblad og send invitasjoner på sosiale medier
Design et attraktivt flygeblad for arrangementet ditt, og legg ut eksemplarer på lokale butikker og bilarrangementer. Deretter kan du opprette en Facebook -arrangementsside og oppfordre folk til å svare og dele lenken for å hjelpe deg med å få ordet. Andre måter å markedsføre arrangementet på:
- Opprett en Twitter -konto og tweet hendelseslinken til dine følgere
- Annonser på lokal radio og fjernsyn
- Plasser annonser i lokalavisen
Del 2 av 3: Leverandører og underholdning
Trinn 1. Bestill en lokal catering eller matbil for arrangementet ditt
Hvis du har en liten bilutstilling, kan du sannsynligvis slippe unna med å sette opp noen grillgriller. For større arrangementer, gå til en lokal cateringfirma eller matbiloperatør. Ring rundt for pris og bestill matleverandøren din så snart du kan. Spør leverandøren om:
- Minsteprisene
- Hvis de får plass til showets størrelse
- Hva de planlegger å belaste gjester
- Innskuddsrente og frist
- Eventuelle tilleggsgebyrer
Trinn 2. Ansett en DJ eller et lokalt band for å levere musikk
Musikk er en tradisjonell del av ethvert bilshow og kan skape en virkelig morsom stemning for arrangementet ditt. Tenk på hva slags musikk som er fornuftig for din forventede mengde før du tar noen beslutninger. Samarbeid med en lokal radiostasjon kan også være et godt alternativ. De gir musikk, sender live og promoterer showet samtidig!
- Hvis du leier en DJ, kan du vurdere å snakke med dem om catering til mengden.
- Å ansette et lokalt band for å tilby levende musikk kan skape ekstra sprøytenarkoman.
Trinn 3. Sett opp en MC hvis du trenger en måte å gjøre kunngjøringer på showet
MC -er kan gi sprøytenarkoman, engasjere mengden og gjøre nødvendige kunngjøringer som å vinne lotteritall, trofévinnere og så videre. Hvis dette er noe showet ditt trenger, kan du se på lokale MC -er som kan gjøre jobben.
Hvis du ansetter en DJ, spør om de er villige til å vurdere MC -plikter sammen med å snurre musikken
Trinn 4. Finn et lokalt selskap for å designe og gi pokaler til vinnerne dine
Hvis bilutstillingen din er en konkurranse, trenger du premier og trofeer for vinnerne dine. Se showkategoriene og dommerarkene slik at du vet hvor mange pokaler du trenger. Ta deretter kontakt med et lokalt selskap for design og produksjon. Sikt på minst 3-5 store pokaler.
Trinn 5. Lei et hopphus hvis du venter barn på showet
Hvis du venter en eldre mengde, er dette ikke nødvendig. Men hvis du tror at arrangementet ditt kommer til å trekke mange samfunnsfamilier, bør du vurdere å tilby underholdning for barn. Flere kan dukke opp hvis de kan ta med barna sine. Annen barnevennlig underholdning å vurdere:
- Ansiktsmaling
- Ballonger/ballongdyr
- Klovn eller tryllekunstner
Trinn 6. Velg dine dommere og forbered dem på kategorier og poengsummer
Du og dine ansatte kan være dommerne, eller du kan hente inn eksperter/entusiaster fra lokale bilklubber for å gjøre jobben. Sett grunnregler før showet, og sørg for at alle er fartsfylte på kategoriene og spesifikke poengsystemer hvis du bruker dem.
- Sikt på 3-5 hovedkategorier som: Best in Show, Best Custom Mods, Best Performance, og så videre.
- Et ferdiglaget dommerblad kan inneholde en seksjon for hver kategori, en oversikt over detaljer i hver kategori og en forklaring av poengsystemet/hvordan du bruker det.
Del 3 av 3: Show Day
Trinn 1. Sett opp skilt og barrierer for å veilede deltakere og deltakere
Sørg for at baderomsskilt er tydelig merket og lett å finne. Sett opp inn- og utgangsskilt for å hjelpe deg med å kontrollere trafikkflyten. Sett om nødvendig opp "ingen parkering" -skilt i begrensede områder. Merk nødutgangene og tilordne en person eller sett opp barrierer for å holde disse veiene klare.
- Kjøp solide skilt med tydelig skrift, slik at alle enkelt kan se dem.
- Hvis du trenger barrierer, kan du be din lokale myndighet om å gi dem på forhånd.
Trinn 2. Merk av parkeringsplasser for bilene dine med hvit spraymaling
Hver deltakerbil trenger en bestemt plass å parkere i, så merk av disse mellomrommene flere timer før showet starter. Ta med deg et par innsatser og snor, slik at du kan lage fine, fine linjer med hvit spraymaling.
Hvis du nummererer parkeringsplassene, må du spraye hvert nummer tydelig på riktig plass
Trinn 3. Direkte leverandører og underholdning til områdene for oppsett
Be leverandører og underholdning om å komme 1 time for tidlig for oppsett. Vis matselgeren hvor du skal dra og hjelp DJ -en eller bandet med å sette opp et sentralt sted på stedet. Sørg for at strømledninger og generatorer er på plass før noen kommer.
Trinn 4. Sett opp et registreringsområde ved inngangen til arrangementet
Gi ett av teammedlemmene dine ansvar for å føre en logg over deltakere og ta påmeldingsgebyr. Gi hver registrerte deltaker et vinduskort med navn, kjøretøyinformasjon og kjøretøyklasse på. Tilordne hver bil en bestemt nummerert plass eller tydelig merket parkeringsplass, slik at de vet hvor de skal dra.
