Mange mennesker - spesielt funksjonshemmede - bruker spesiell programvare og enheter, inkludert skjermlesere, for å få tilgang til datamaskiner og lesestoff. Enten du skriver for forretnings- eller akademiske formål, er det en god idé å sørge for at orddokumentene dine er tilgjengelige for dette publikummet. Det er noen enkle designprinsipper og trinn for å skrive word -dokumenter for å sikre at alle har tilgang til dem.
Merk: Selv om skjermbildene og spesifikke menyer beskrevet nedenfor er fra Microsoft Word, gjelder de generelle prinsippene for å lage tilgjengelige tekstdokumenter med hvilken som helst tekstbehandlingsprogramvare.
Trinn
Trinn 1. Bruk overskrifter og dokumentstiler for å lage en navigerbar struktur
Fordi programvare for skjermlesning (inkludert kjøpte programvarealternativer for Windows -datamaskiner, samt Apples VoiceOver -funksjon) leser høyt alt som er synlig på skjermen, er bruk av stiler nyttig fordi det gir dokumentstrukturen din. Skjermlesingsprogramvare vil bruke lyd for å fortelle brukerne om en bestemt del av teksten er en tittel, overskrift, underoverskrift eller normal/brødtekst. Dette gjør det mulig for brukerne å gjøre logisk sans for dokumentet og hoppe til bestemte overskrifter og emner. For at programvaren skal gjøre dette, må forfatteren av dokumentet imidlertid gjøre disse skillene klare! Ellers vil hele dokumentet lese som en stor del av "Normal" brødtekst.
- Bruk minst hovedstilalternativene: Tittel, Overskrift (med nummererte nivåer) og Normal.
- Sørg for at du identifiserer overskriftene i riktig rekkefølge. Dette bidrar til å lage et lettfattelig system for noen som navigerer i teksten din. For eksempel kan du tilordne papirtittelen Tittel stil, bruk Overskrift 1 stil for hovedseksjonens overskrifter, bruk Overskrift 2 for underseksjonens overskrifter og så videre.
- Pass på at du ikke hopper over overskriftsnivåer. Plasser overskriftene dine slik at stilnummerene deres samsvarer med deres hierarki (dvs. ikke gå fra 1 til 3 eller bruk 3 for hovedtittelen og 1 for undertekstene dine. Sørg for at 1 er den største overskriften, deretter 2, deretter 3, osv..).
- Husk at du kan tilpasse hvordan stilene dine ser ut uten å påvirke tilgjengeligheten. Du er velkommen til å endre skrifttyper, størrelser og farger. Bare sørg for at hver overskrift eller tekstbit er "merket" med den riktige stiletiketten, slik at skjermlesere kan identifisere den.
- For lengre dokumenter, bør du vurdere å bruke Words innebygde innholdsfortegnelse. Dette bruker overskriftene dine automatisk til å lage en koblet innholdsfortegnelse som kan gjøre det lettere å navigere i dokumentet for alle lesere.
Trinn 2. Bruk alt="Bilde" tekst
Personer med synshemming, enten de er blinde eller har delvis syn, kan miste hvis du bruker mange bilder, diagrammer, former, fotografier eller utklipp i dokumentene dine. Dette betyr ikke at du må hoppe over disse funksjonene - du må bare legge til litt alternativ (eller "alt") tekst eller bildetekster for å forklare hva de er. Skjermlesingsprogramvare vil lese alt="Bilde" tekst eller bildetekster høyt for å sikre at brukere med synshemming ikke går glipp av det.
-
For å legge til alt="Bilde" -tekst, begynn med å høyreklikke på bildet ditt. Gå til Formater bilde og så Alt tekst.
Skriv en enkel, men fullstendig beskrivelse av bildet eller en annen visuell funksjon i tittel- og/eller beskrivelsesboksen (avhengig av lengden) og klikk OK.
Trinn 3. Sørg for at tabeller er tilgjengelige
Tabeller er flotte for å organisere data og informasjon, men når de leses av en skjermleser, kan de være forvirrende. Å ha disse prinsippene i bakhodet kan gjøre dem mer tilgjengelige:
- Bruk klare og angitte kolonneoverskrifter. På samme måte som du bruker Style -overskrifter i hele teksten, bruker du kolonneoverskrifter for å gjøre tabellene dine konsistente og enkle å navigere. Sørg for at under Tabellalternativer, du velger Header Row slik at skjermlesere identifiserer den øverste raden som kolonneoverskrifter.
- Lag tabeller så enkle og logiske som mulig. Hvis det er mulig, unngå å ha slått sammen eller dele celler bare i visse kolonner eller rader, fordi dette vil være forvirrende når innholdet leses opp. Hold deg til et standard, jevnt lagt format.
- Prøv å få tabellene til å lese logisk fra venstre til høyre og topp til bunn (hvis du jobber på engelsk). For å få en bedre ide om hvordan en skjermleser vil navigere i bordet ditt, bruk tabulatortasten på tastaturet for å kontrollere rekkefølgen som markøren går gjennom kolonnene og radene.
- Bruk av alt="Bilde" -tekst for tabeller, så vel som bilder og diagrammer, kan også hjelpe.
Trinn 4. Bruk meningsfull hyperkoblingstekst
Hvis du bare kopierer og limer inn en lang URL -adresse i dokumentet, vil skjermleseren prøve å lese opp hver bokstav - noe som kan være smertefullt. En bedre tilnærming innebærer bruk av meningsfull hyperkoblingstekst.
- Når du vil legge til en hyperkobling, høyreklikker du på linjen der du vil ha lenken og velger til Hyperkobling (eller gå til Sett inn og så Hyperkobling).
- Kopier eller skriv inn URL -adressen i adressen eller link til tekstboks.
-
Inkluder en enkel, men meningsfull beskrivelse under vise eller tekst som skal vises.
Dette er skriften som faktisk vil være synlig i dokumentet ditt, og når det klikkes, vil det ta leseren til nettstedet til URL -adressen.
Trinn 5. Unngå å bruke tomme mellomrom eller linjer for å lage formatering eller mellomrom
Hvis du pleier å trykke "Tab" eller "Enter" igjen og igjen for å lage den formateringen du ønsker, kan du prøve å sparke vanen. Å høre en haug med hvitt mellomrom (identifisert av en skjermleser som "tomt") kan være irriterende og kan gi brukere med nedsatt funksjonsevne inntrykk av at dokumentet er slutt.
- I stedet bruker du dokumentformatering. Stol på fordypninger, linjeavstand og stiler for å skape den effekten du ønsker.
-
For å opprette ekstra mellomrom etter linjer uten å trykke enter, høyreklikk og gå til Avsnitt.
Under Mellomrom, juster alternativene før, etter og linjeavstand etter ønske for å få oppsettet du ønsker.
-
En måte å kontrollere hvordan dokumentet ditt kan se ut for en skjermleser, er å velge alternativet vis alle tegn som ikke skrives ut slik at du kan se avsnittssymbolet som vises hver gang du trykker enter -tasten og prikken som vises hver gang du trykker på mellomromstasten. Ideelt sett bør disse bare vises når du virkelig stopper et gammelt ord eller avsnitt og starter et nytt. De bør ikke være der når du bare vil skape ekstra plass.
Lag tilgjengelige Word -dokumenter Trinn 6 Trinn 6. Unngå flytende gjenstander
Når du legger til bilder, diagrammer eller andre objekter, må du være forsiktig med tekstinnpakningen. Hvis du bruker flytende objekter, kan programvare for skjermlesning ignorere dem helt eller lese alt="Image" -teksten i feil rekkefølge.
Bruk i stedet alternativene “topp og bunn” eller “i tråd med tekst”
Trinn 7. Sørg for å gi alternativer for lydinnhold
Hvis du har lydklipp eller videoer som kan være utilgjengelige for døve, kan du prøve å gi bildetekster eller transkripsjoner for å sikre at de også har tilgang til innholdet.
Lag tilgjengelige Word -dokumenter Trinn 8 Trinn 8. Skriv og design med alle slags brukere i tankene, avhengig av publikum
Noen brukere kan ha kognitive funksjonsnedsettelser og dra fordel av klart språk. Noen kan ha fargeblindhet eller andre synshemming som gjør tekst med lav kontrast vanskelig å skille fra bakgrunnen. Noen brukere som er avhengige av skjermlesere, må lytte til alle deler av dokumentet ditt, noen ganger om og om igjen. Hvis du har unødvendig innhold, kan du prøve å fjerne det. Vær grundig med innholdet ditt, men vær så enkel når det er mulig.
- Hold titlene korte, spesielt hvis de vises ofte.
- Hvis du bruker farger, unngå å legge veldig like farger på hverandre. Kontrast gjør tekst lettere å lese for alle, spesielt de med synshemming.
- Ikke stol på fargekoding alene. For brukere som ikke kan oppfatte farge eller bruker skjermlesere, må du sørge for at informasjon formidles på flere måter, ikke bare gjennom tekstens farge. Unngå for eksempel en lang liste med elementer der rød tekst betyr én ting og blå en annen.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Husk publikum i tankene. Du trenger kanskje ikke å treffe alle disse trinnene for å lage et dokument som fungerer for publikummet ditt, men bruk av disse grunnleggende prinsippene kan bidra til å sikre at dokumentet ditt vil være tilgjengelig for et bredere spekter av mennesker.
- Hvis tilgjengelighet er viktig for et gitt prosjekt, kan du be noen med funksjonshemming eller kunnskap om skjermlesere og annen hjelpeteknologi om å "teste" dokumentet ditt og gi deg tilbakemelding.
