En kundedatabase kan eliminere mye papirarbeid for en virksomhet, og gir et enkelt depot for verdifull klientinformasjon som kan brukes av salgsteam, kundestøttepersonell og til og med regnskapsteamet. Selv om det er mulig å kjøpe programvareprodukter som gir grunnleggende formater for denne typen databaser, kan tilpassede databaser opprettes ved å ha noen få grunnleggende om form og funksjon i tankene.
Trinn
Trinn 1. Kjøp programvare for oppretting av database
Velg et produkt som er kompatibelt med tekstbehandlingen og andre programvareverktøy som brukes i virksomheten. Dette vil gjøre det lettere å importere eller eksportere data fra andre kilder, noe som gjør det mulig å unngå å legge inn store mengder data i den nyopprettede databasen.
Trinn 2. Bestem hvilken type informasjon som skal lagres i kundedatabasen
De fleste design vil inneholde informasjon som firmanavn, postadresse, fysisk adresse, kontaktnavn, telefon- og faksnummer og e -postadresser. Ytterligere data som informasjon om kontraktsvilkår, priser og notater om ventende oppgaver knyttet til hver klient, er ofte inkludert i dataene som fanges og vedlikeholdes i denne typen elektroniske ressurser.
Trinn 3. Vurder mulige bruksområder for databasen
Sammen med å tilby en sentralisert ressurs for å hente viktige data, tenk når det gjelder hvilke typer rapporter som kan opprettes ved hjelp av dataene, eller om databasen er beregnet for bruk som en ressurs for å generere postetiketter, e -postlister eller til og med lister som skal brukes i fakssending. Å ha dette i bakhodet vil hjelpe deg med å bestemme hvordan du navngir hvert av feltene som skal inneholde data, og lette prosessen med å lage rapportformater som hentes fra disse feltene.
Trinn 4. Organiser datafeltene
Lag en enkel mal som følger en logisk sekvens når det gjelder å skrive inn navn, adresser og annen kontaktinformasjon. Dette gjør det lettere å flytte fra ett felt til det neste med et minimum av avbrudd og fullføre oppføringen av en ny kundejournal innen rimelig tid.
Trinn 5. Angi autorisasjoner for hvert av feltene
Dette inkluderer å identifisere hvilke felt som skal inkluderes i rapportformater, samt hvilke som kan tjene som grunnlag for sortering eller søk i databaseoppføringene. Å tildele de riktige autorisasjonene til hvert felt vil fremskynde hentingen av de riktige dataene når og etter behov.
Trinn 6. Forbered rapportformater
Noen få grunnleggende formater som kan brukes ofte vil ofte være tilstrekkelige, selv om viktige brukere kan gis muligheten til å lage tilpassede rapporter som inneholder felt som er relevante for brukerens jobbstilling og tilgangsnivå til kundedata.
Trinn 7. Opprett påloggingsinformasjon og tilgangsrettigheter
En brukbar kundedatabase inkluderer muligheten til å opprette påloggingsopplysninger som tillater bare autoriserte ansatte å få tilgang til informasjonen. Hvis du går videre og tildeler forskjellige rettighetsnivåer, sørger du for at hver bruker kan se, endre og legge inn data som er relevante for hans eller hennes jobbansvar, men ikke er i stand til å se annen informasjon som er nyttig for annet personell.
Trinn 8. Gjennomgå og test kundedatabasen før utgivelsen
Prøv å bruke betaversjonen med en liten gruppe ansatte for å sikre at hver av funksjonene fungerer som forutsatt. Bruk funnene til denne testgruppen for å løse eventuelle problemer med ytelse, format og brukervennlighet. Når alle problemene er løst og løst, kan den endelige versjonen rulles ut til hele selskapet.
Tips
- Prøv å designe databasen slik at det er rom for å legge til flere felt eller funksjoner etter hvert som selskapets behov endres. Dette vil gjøre det mulig å fortsette å bruke produktet i en årrekke uten å måtte erstatte det med et mer robust produkt.
- Det er ikke uvanlig at en ny kundedatabase tar lang tid å utvikle. Selv når du bruker programvare som gjør det enkelt å utføre en rekke oppgaver, kan det ta flere uker å finne det ideelle formatet.
