Selv om du kan beskytte individuelle PDF -filer med passord, kan dette bli unødvendig komplisert hvis du sender mange filer. Med Adobe Acrobat kan du lage det som kalles en sikkerhetskonvolutt. Dette er en PDF -fil som kan inneholde en rekke forskjellige filer som vedlegg. Alle disse vedleggene vil bli beskyttet av et enkelt passord.
Trinn
Trinn 1. Åpne Security Envelope -verktøyet i Acrobat Pro
Prosessen for dette varierer litt avhengig av hvilken versjon du bruker. Du kan ikke opprette sikkerhetskonvolutter i gratis Acrobat Reader.
- XI og DC - Klikk på Verktøy -menyen på høyre side av vinduet og velg "Beskyttelse" → "Flere alternativer"/"Mer beskyttelse" → "Opprett sikkerhetskonvolutt."
- X og eldre - Klikk på "Sikker" -knappen på verktøylinjen og velg "Opprett sikkerhetskonvolutt." Hvis du ikke ser "Sikker" -knappen, åpner du Avansert -menyen og velger "Sikkerhet" → "Opprett sikkerhetskonvolutt."
Trinn 2. Legg til filer som skal sendes inn i konvolutten
Den nå åpnede PDF-filen blir lagt til automatisk, og du kan legge til andre filer du vil ha. Filene du legger til trenger ikke å være PDF -filer; du kan legge til Word -dokumenter, Excel -regneark og andre typer filer.
Klikk på "Legg til fil for å sende" -knappen og bla etter filene du vil legge til. Flere filer vil øke størrelsen på sikkerhetskonvoluttfilen
Trinn 3. Velg en konvoluttmal
Acrobat kommer med tre forskjellige konvoluttmaler du kan velge mellom, og du kan laste ned mer online. Hvis du bruker en Mac, har du kanskje ikke noen maler å velge mellom. Gjør følgende hvis dette er tilfellet:
- Åpne Programmer-mappen og høyreklikk på Adobe Acrobat.app.
- Velg "Vis pakkeinnhold" og naviger deretter til/Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Kopier malene til et enklere sted, for eksempel Dokumenter -mappen.
- Tilbake i vinduet Opprett sikkerhetskonvolutt, klikk "Bla gjennom" og velg den nye malplasseringen.
Trinn 4. Velg hvordan du vil sende konvolutten
Du kan velge å sende den umiddelbart, noe som åpner e -postklienten din etter at konvolutten er opprettet. Hvis du velger å sende den senere, vil Acrobat lage konvoluttfilen i PDF -format, slik at du kan sende den slik du vil.
Det er generelt best å velge å sende filen senere
Trinn 5. Merk av i boksen "Vis alle retningslinjer" og velg "Krypter med passord
" Dette lar deg legge til et passord i konvolutten. Du blir ikke bedt om å opprette passordet før prosessen er fullført.
Du kan velge å sikre med sertifikater, men dette er en mer kompleks prosess som krever å lage krypterte sertifikater for både deg og mottakeren. Dette er sikrere enn et passord, siden bare sertifikatinnehaveren kan åpne filen, men vil forvirre de fleste du prøver å sende filen til. Hold deg til passord med mindre du er under meget strenge sikkerhets- eller konfidensialitetstiltak
Trinn 6. Skriv inn avsenderinformasjonen
Du blir bedt om å skrive inn avsenderinformasjonen din, som Acrobat vil bruke til å fylle ut malen. Du kan sjekke "Ikke vis igjen" etter at du har fylt ut denne boksen for å lagre den for fremtidige konvolutter.
Trinn 7. Se gjennom innstillingene dine og klikk "Fullfør
" Dette åpner vinduet Passordinnstillinger.
Trinn 8. Merk av i boksen "Krev et passord for å åpne dokumentet"
Dette lar deg angi passordet ditt.
Trinn 9. Opprett et passord for konvolutten
Nyere versjoner av Acrobat vil vurdere passordstyrken din mens du skriver den. Du blir bedt om å skrive den inn igjen for å bekrefte den.
Trinn 10. Velg kompatibilitet (valgfritt)
De fleste brukere kan la dette stå på "Acrobat 7.0" for maksimal kompatibilitet. Hvis du vet at mottakeren bruker Acrobat 6.0, kan du velge det i stedet. Hvis du vet at de bruker XI eller nyere, kan du velge det for økt passordkryptering.
Sikkerhetskonvolutter er ikke kompatible med 5.0 eller tidligere
Trinn 11. Fullfør opprettingsprosessen
Du blir advart om at innstillingene ikke trer i kraft før du lagrer filen.
Trinn 12. Legg siste hånd på konvolutten
Når du er ferdig med opprettingsprosessen, ser du sikkerhetskonvolutten din. Du kan gå gjennom og gjøre endringer i feltene og fylle ut riktig informasjon. Du kan inkludere instruksjoner for mottakeren i "Til" -boksen, men pass på at du ikke legger passordet her.
Trinn 13. Lagre filen
Når du er ferdig, lagrer du filen på datamaskinen. Den lagres som en vanlig PDF -fil. Når filen er lagret, kan du sende den til hvem som helst som et e -postvedlegg eller laste den opp til en skylagringstjeneste, og de trenger passordet for å åpne den.
