Å skrive en vennlig påminnelses -e -post kan være vanskelig. Du vil ikke fremstå som påtrengende eller utålmodig, men det er viktig å få frem budskapet ditt. Angi en vennlig tone i e -posten din med hilsener og myke uttrykk. Dekk til nødvendigheten av påminnelses -e -posten din, slik at mottakeren tydelig vet hva du vil. Sørg for en feilfri e-post, slik at du ikke bare er vennlig, men også profesjonell.
Trinn
Del 1 av 3: Angi en vennlig tone
Trinn 1. Hilsen mottakeren
I forretningssituasjoner må du kanskje bruke en standardhilsen, for eksempel "Kjære så og så." Imidlertid blir stadig flere, tilpassede e -poster standard. Noen e -posthilsener som kan hjelpe deg med å finne en vennlig tone fra starten inkluderer:
- Hei John
- Hei der
- Lenge siden sist
- Hei!
Trinn 2. Henvis tilkoblingen til mottakeren
Hvis du bare holder deg til påminnelsen, kan meldingen din bli kald. Henvis til din personlige forbindelse til mottakeren ved å inkludere setninger som reflekterer over vennskapet ditt og delte erfaringer. Disse kan omfatte:
- Hvordan har det gått med skolen?
- Min venn, hvordan har du det?
- Jeg hadde det kjempegøy sammen med deg sist helg.
- Når var siste gangen vi snakket, for en måned siden?
- Den turen vi tok sammen var kjempegøy! Vi må gjøre det igjen snart.
Trinn 3. Mykne uttrykkene dine
Dette er spesielt viktig for påminnelsesdelen av e -posten. Hvis det er en stund siden du har vært i kontakt med mottakeren, kan det være hensiktsmessig å tilby en lett unnskyldning eller unnskyldning for å bare ta kontakt for en påminnelse. Noen eksempler på mykede uttrykk inkluderer:
- Jeg vet at det er en stund siden vi har snakket, men jeg ville minne deg om …
- Det har vært så hektisk med den nye babyen, jeg husket bare å minne deg på det …
- Jeg vet at du har vært opptatt, så jeg ville ikke plage deg, men jeg ville sende en påminnelse …
Trinn 4. Vær høflig
Hvis påminnelsen er viktig, er det lett å komme over for sterk. Husk at mottakeren har ting som skjer i livet. Husk å si "takk" og "takk" og tilsvarende uttrykk også. Du kan inkludere høflige fraser som:
- Beklager å plage deg, men jeg ville være sikker …
- Hvis du kan svare på denne e -posten så snart du har tid …
- Takk for at du tok deg tid til å lese et svar på denne påminnelsen. Jeg setter pris på det.
- Jeg ser frem til svaret ditt.
Del 2 av 3: Dekker de nødvendige
Trinn 1. Bruk en emnelinje
Du trenger ikke å skrive en smart emnelinje. De som er klare og saklige vil være mest nyttige. Disse vil gjøre det mulig for mottakeren å vite formålet med e -posten på et øyeblikk. Noen vanlige alternativer for en vennlig e -postpåminnelse kan omfatte:
- Sjekker inn
- Rask påminnelse om…
- Kommende tur/arrangement/etc.
- Antall ansatte for tur/arrangement/etc.
Trinn 2. Husk å inkludere påminnelsen din
Når du prøver så hardt å være vennlig og høflig, kan det være lett å la være med å gjøre noe viktig, for eksempel selve påminnelsen. Legg inn påminnelsen nær begynnelsen av e -posten, kort tid etter hilsenen og en kort personlig forbindelse. For eksempel:
- "Hei der, Det er en stund siden vi har snakket, Ben. Hvordan går det med din kone og barna? Mine holder meg ganske opptatt, men jeg ønsket å sjekke inn med deg om …"
-
Hei!
Bestemor, jeg har tenkt å sende deg en melding. Beklager at jeg har hatt det så travelt. Jeg ville bare minne deg på lunsjdatoen vår …"
Trinn 3. Bruk konsist språk
Det er generelt sant at høflig språk bruker lengre uttrykk. For eksempel vil uttrykket "Arbeid hardere" være politisk som "Det kan være en god idé hvis du skulle jobbe hardere." Selv om de er høflige, kan disse lange uttrykkene gjøre fokuset på e -posten din vanskelig å finne.
Bruk en forenklet struktur for e -posten din. Dette kan se slik ut: Hilsen (åpning) → Personlig tilkobling → Påminnelse → Validiction (avslutning)
Trinn 4. Rediger unødvendig informasjon
Spør deg selv om hver setning og hver del av hver setning: "Er dette nødvendig?" I noen tilfeller kan "nødvendig" bety noe så bredt som "Det er nødvendig slik at e -posten min ikke høres kald ut." Fjern unødvendige deler av e -posten.
Vanligvis kan adverb (som "veldig", "virkelig", "virkelig", "ekstremt" og "definitivt") fjernes for å gjøre meldingen mer kortfattet
Trinn 5. Lukk e -posten med en godkjenning
"Valediction" er et fancy ord som betyr "å si farvel." Verdifall inkluderer uttrykk som "Best", "Hilsen", "Med vennlig hilsen" og "Med vennlig hilsen". Signaturen din skal følge din validering. Disse vanlige verdsettelsene kan imidlertid oppleves som upersonlige. Du kan prøve noe som:
- Vennen din
- Jubel
- Beste ønsker
- Ha en flott dag
- Tag, du er det
- Ser fram til å høre fra deg
Del 3 av 3: Sikre en feilfri e-post
Trinn 1. Korrekturles e -posten din
Selv å bla gjennom e -posten din en eller to ganger raskt, vil eliminere mange enkle feil som kan ha sneket seg inn mens du skrev den. Etter at du er ferdig med å skrive, korrekturles e -posten din for stavemåte og grammatikk.
- Mange e -posttjenester har gratis grammatikk og stavekontroll. Kvaliteten på disse vil avhenge av e -postleverandøren din. I noen tilfeller kan det hende at disse brikkene ikke er veldig nøyaktige.
- Husk å sjekke emnelinjen, hilsenen din og din validering (avslutning). Det er lett å overskue disse og bare fokusere på e -postens brødtekst.
Trinn 2. Les e -posten din høyt
Hvis du skriver en viktig e -post, eller hvis du virkelig vil være spesielt vennlig eller høflig med noen, kan du lese e -posten din fra start til slutt høyt. Høres det ut som en samtale? I så fall er e -posten din klar til å sendes.
Skriv om setninger eller passasjer som høres klumpete ut. Bruk din beste dømmekraft når du vurderer dette. Dette vil variere fra person til person, avhengig av talestilen din
Trinn 3. La en annen person se over e -posten
For viktig kommunikasjon, som den som er beregnet for virksomhet, kan det være lurt at en annen person sjekker påminnelsen før den sendes. Hvis du har skrevet en kortfattet e -post, tar dette vanligvis lite tid og kan bidra til å fange selv de minste feilene.
- Sjekk din online meldingstjeneste. Send en melding til en venn på nettet og spør noe sånt som "Hei, kan du lese en kort e -post jeg må sende? Det tar bare et minutt."
- Husk å uttrykke din takknemlighet til alle som leser over e -posten din. De gjør deg tross alt en tjeneste.
