Denne wikiHow lærer deg hvordan du bruker Microsoft Word til å opprette en faktureringsfaktura. En faktura er en spesifisert liste over solgte produkter eller tjenester som du kan bruke til å fakturere kundene dine. Den enkleste måten å komme i gang på er å bruke en av Microsofts gratis fakturamaler, men du kan også lage en fra et tomt dokument.
Trinn
Metode 1 av 2: Last ned en gratis mal
Trinn 1. Åpne Microsoft Word for Windows eller macOS
Du finner det i Start -menyen under Microsoft Office på en PC, og i applikasjoner mappe på en Mac.
- Bruk denne metoden for å raskt og enkelt bygge en faktura fra en ferdiglaget mal. Maler sparer deg for å finne ut hva du skal inkludere, men kan tilpasses etter dine behov.
- Du kan også laste ned gratis Word -maler fra Microsoft Office -malnettstedet. Det er best å ikke laste ned maler fra andre nettsteder, siden noen kan inneholde virus.
Trinn 2. Finn malfeltet og velg Ny
Åpne Word skal vise "Ny" -skjermen automatisk-denne skjermen sier "Ny" øverst og viser en søkefelt med teksten "Søk etter online maler" inni. Hvis du ikke ser denne søkefeltet, klikker du på Fil -menyen øverst til venstre, og velg deretter Ny å ta det opp.
Trinn 3. Skriv inn faktura i søkefeltet, og trykk på ↵ Enter
En liste over matchende resultater vises.
Trinn 4. Klikk på en faktura for å se en forhåndsvisning
En større versjon av fakturaen vil vises, sammen med en kort beskrivelse.
- Hvis du bestemmer deg for ikke å bruke malen, klikker du på X øverst i vinduet for å gå tilbake til listen.
- Noen fine, enkle alternativer er Faktura (tidløs) og den som nettopp heter Faktura.
Trinn 5. Klikk på Opprett for å bruke malen
Det er i malens forhåndsvisningsvindu. Dette laster ned malen og åpner den automatisk.
Trinn 6. Erstatt ferdigfylt informasjon med din egen
Hvert felt inneholder vanligvis tekst som er ment å veilede deg gjennom å fylle ut fakturaen. Du kan bare klikke musen før litt informasjon, trykke ← Tilbake eller Slett for å kvitte seg med det som er der, og skrive inn din egen informasjon.
I tillegg til å fylle ut emnene, kan du også legge til flere detaljer på fakturaen, for eksempel en logo, ekstra felt eller spesielle linjer og farger
Trinn 7. Lagre den utfylte fakturaen
For å gjøre det, klikk på Fil på menyen, velg Lagre som, og lagre deretter filen til ønsket plassering på datamaskinen. Når du har opprettet fakturaen, kan du skrive ut eller sende den til klienten (e).
Metode 2 av 2: Opprette en faktura fra Scratch
Trinn 1. Åpne Microsoft Word for Windows eller macOS
Du finner det i Start -menyen under Microsoft Office på en PC, og i applikasjoner mappe på en Mac.
- Bruk denne metoden hvis du vil designe en faktura fra bunnen av. Denne metoden er best for de som er dyktige til å bruke Word -funksjoner, inkludert å lage overskrifter og tabeller.
- Før du lager din egen mal, sjekk ut noen eksempler på fakturaer på nettet før du begynner. Hvis fakturaen din er spesifikk for virksomheten din, kan du prøve å søke etter din virksomhetstype og ordene "eksempelfaktura" for spesifikke eksempler (f.eks. Doktoreksempel, frilansskriverfakturaeksempel).
Trinn 2. Klikk på Tomt dokument på "Ny" -skjermen
Hvis du ikke ser "Ny" -skjermen, klikker du på Fil -menyen og velg Ny nå.
Trinn 3. Lag en fakturaoverskrift
En overskrift som inneholder firmanavnet, kontaktinformasjonen og ordet "Faktura" skal vises et sted nær toppen av dokumentet. Du kan designe og stilisere denne informasjonen slik du vil, men prøv å holde den enkel og konsistent med andre forretningsmaterialer.
Trinn 4. Vis fakturadatoen (e)
Utstedelses- og forfallsdato (hvis aktuelt) skal være synlig nær toppen av dokumentet, fortrinnsvis veldig nær ordet "Faktura".
For å sette inn dagens dato raskt, klikk på SETT INN kategorien øverst i Word, klikker du Dato tid, og velg deretter et datoformat. Husk å fjerne merket fra "Oppdater automatisk" -boksen, slik at datoen ikke endres hver gang noen åpner filen.
Trinn 5. Nummerer fakturaen
Hver faktura skal inneholde et unikt nummer (i en sekvens) for postene dine. Sekvensen kan være global (for alle klienter) eller per klient. Du kan legge dette til overskriften hvis du ønsker det, men det kan virkelig plasseres hvor som helst.
Hvis hver klient vil ha sin egen sekvens for nummerering av fakturaer, kan det være lurt å inkludere klientens navn som en del av nummeret (f.eks. WikiHow1, wikiHow2 hvis klienten er wikiHow)
Trinn 6. Legg til klientens adresse eller kontaktinformasjon
Forord dette med ordet "Til" (eller noe lignende) som gjør det åpenbart hvem som blir siktet.
Det kan være lurt å rette fakturaen direkte til en bestemt person i et selskap, eller til kundeavdelingen
Trinn 7. Lag en detaljert liste over solgte produkter eller tjenester som tilbys
Den beste måten å gjøre dette på er ved å lage en tabell med flere rader og navngitte kolonner. Se Hvordan lage en enkel tabell i Microsoft Word for å komme i gang med tabeller.
Lag kolonner for antall, vare/tjeneste navn eller beskrivelse, enhetspris/pris og totalpris for kjøpt mengde. Sørg for å merke disse kolonnene med overskrifter slik at klienten forstår kostnadene
Trinn 8. Vis det totale regningsbeløpet
Dette skal vises rett under listen over spesifiserte kostnader, helst med fet skrift, så det er lett å se.
- Hvis du krever moms, bør du vise en delsum av de spesifiserte kostnadene, med avgiften oppført under den, med prosentandelen til venstre for skattebeløpet, deretter den justerte summen under det.
- Dobbeltsjekk matematikken din for å sikre at den er korrekt.
Trinn 9. Inkluder betalingsbetingelsene
Du kan vise betalingsbetingelsene enten over eller under faktureringsinformasjonen. Vanlige betalingsbetingelser er "Forfaller ved mottak", "Forfaller innen 14 dager", "Forfaller innen 30 dager" eller "Forfaller innen 60 dager."
Det kan også være lurt å inkludere et notat nederst som dekker betalingsmåter, generell informasjon eller bare en takk til klienten for bruk av tjenestene dine
Trinn 10. Lagre den utfylte fakturaen
For å gjøre det, klikk på Fil på menyen, velg Lagre som, og lagre deretter filen til ønsket plassering på datamaskinen. Når du har opprettet fakturaen, kan du skrive den ut eller sende den til e -posten din.
Tips
- Når du har lagret et fakturadokument, kan du bruke det som en mal for å lage andre fakturaer ved å bruke alternativet "Nytt fra eksisterende" når du oppretter en ny faktura. Du kan også lagre dokumentet som en.dot eller.dotx mal for fremtidig malbruk.
- En annen måte å vise fakturerings- og totalinformasjon på er å sette den opp i en Microsoft Excel -arbeidsbok og deretter lime inn en lenke til den i Word -fakturaen. Når du oppdaterer regnearket, høyreklikker du det innebygde regnearket og velger "Oppdater kobling" for å se endringene.
