E -post er en rask og enkel måte å komme i kontakt med kolleger og andre forretningsforbindelser, og er et effektivt verktøy for å planlegge alle slags møter. Enten du prøver å avtale en avtale med en kollega, overordnet eller helt fremmed, må du først formatere e -posten med en tydelig emnelinje og brødtekst. Når du har logget av e-posten din og sendt meldingen, må du vente 3-5 dager før du sender et oppfølgingssvar.
Trinn
Metode 1 av 2: Formatering av e -posten
Trinn 1. Nevn i emnelinjen du vil møte
Angi formålet ditt tydelig i emnelinjen i e -posten, så mottakeren vet umiddelbart at du vil møte dem. Unngå å bruke et vagt språk som "Møte" eller "Mulig møtetid." I stedet bruker du bestemte datoer og tidsrammer i emnelinjen, slik at mottakeren vet hva du kan forvente med en gang.
Skriv for eksempel noe slikt: "Møteforespørsel for 17.5. Kl. 11.00."
Trinn 2. Bruk en riktig hilsen for å starte e -posten din
Prøv å bruke en standard, formell hilsen når du begynner å skrive meldingen. Hvis du tar kontakt med en offentlig tjenestemann eller annen fremtredende person som du aldri har møtt, bruk hele tittelen i overskriften. Hvis du kontakter en kollega eller overordnet, bruk en æresbevisning som "Mr.", "Mrs.", "Mx." Eller "Miss". Som en tommelfingerregel, prøv å bruke hilsener som "Kjære", "Hei" og "Hei" for å starte e -posten din.
- Hvis du henvender deg til et generelt kontor eller en gruppe i stedet for en person, bruker du "Til hvem det kan angå" i stedet.
-
For eksempel, hvis du kontaktet din overordnede, kan du prøve å utarbeide hilsenen slik:
Kjære Mr. Jackson, Jeg håper denne e -posten finner deg bra! Jeg ønsket å kontakte deg angående et mulig møte.”
Trinn 3. Presenter deg selv hvis du møter en helt fremmed
Dediker ditt første avsnitt til en kort introduksjon hvis du skriver til en offentlig tjenestemann eller annen person som du aldri har møtt før. Fokuser på navnet ditt, posisjonen og den profesjonelle forbindelsen, slik at mottakeren vet hvem du er og hvorfor du tar kontakt med dem. Hvis du kontakter noen du allerede kjenner, som en sjef eller kollega, føler du deg ikke forpliktet til å inkludere et innledende avsnitt.
- Innledningen din skal ikke ta lang tid å lese.
-
Prøv å skrive noe slikt:
Kjære fru Atkins, Mitt navn er Sarah Clement, og jeg jobber for Jones County Animal Shelter.
Trinn 4. Beskriv årsaken til møtet og dets overordnede betydning
I begynnelsen av e -posten (etter introduksjonen din, hvis du valgte å inkludere en), oppgi hvilken type møte du vil ha med mottakeren, og om det vil være en formell eller uformell affære. Når du har forklart hva møtet er til for, kan du forklare hvorfor møtet er viktig for oppgaven du prøver å fullføre. Prøv å holde forklaringen kort, ettersom mottakeren din kanskje ikke har mye tid til å gå gjennom e -posten din.
Prøv for eksempel å skrive noe slikt: “Kan du møte meg neste uke for å diskutere den kommende adopsjonsmåten? Siden du er den nåværende økonomiske rådgiveren for dyrebeskyttelsen, tror jeg at du kan gi mye innsikt i organisasjonens arbeidsbudsjett for arrangementet.”
Trinn 5. Foreslå et mulig sted og tidspunkt for møtet
Prøv å tenke på et sted som er kjent og lett tilgjengelig for mottakeren. Hvis du jobber i samme bygning eller generelle beliggenhet som personen du sender e -post til, må du se om du kan møtes i en lunsjpause. Hvis du og mottakeren ikke bor eller jobber i nærheten, kan du prøve å foreslå en restaurant eller et annet offentlig område hvor du kan møtes. I tillegg kan du nevne en rekke ganger som fungerer for deg, slik at mottakeren lettere kan fortelle deg tilgjengeligheten.
- Hvis du begge har travle tidsplaner, kan du vurdere å planlegge et telefon- eller videokonferansemøte.
- For eksempel, tegne noe sånt som dette: “Ville du være i stand til å svinge forbi dyrehjemmet en gang denne uken? Jeg vil være i resepsjonen hver dag fra 9 til 5.
Trinn 6. Be om at mottakeren svarer på meldingen din
Siden du teknisk planlegger en hendelse, ber du høflig om at mottakeren svarer med tilgjengeligheten. Hvis du kontakter en spesielt travel person, husk at det kan ta en dag eller to å svare. tilbake.
Si for eksempel noe slikt: "Hvis du kunne gi meg beskjed om tilgjengeligheten din for neste uke, ville jeg virkelig satt pris på det!"
Trinn 7. Bruk hjertelig avsluttende språk når du avslutter e -posten
Utkast til en avsluttende setning som omformulerer formålet med e -posten din, slik at mottakeren tydelig forstår formålet med møtet. Bruk en vennlig tone for å kvitte deg med e -posten din, ved å bruke setninger som "Med vennlig hilsen", "Takk" eller "Beste ønsker." Etter å ha skrevet sign-off, la en signatur under navnet ditt, som gjenspeiler din posisjon eller nåværende karriere.
- Gi språket ditt til mottakeren. Hvis du snakker med en kollega, vil en avmelding som "Se deg snart" være mer fornuftig enn "respektfullt din." Hvis du kontakter en overordnet, ville "med vennlig hilsen" eller "beste hilsner" være mer passende enn en tilfeldig avmelding som "Vi sees."
-
Skriv for eksempel noe slikt:
Jeg gleder meg til å møte deg snart, ettersom jeg vil at denne adopsjonsdriften skal bli så vellykket som mulig.
Vennlig hilsen, Sarah Clement
Aktivitetskoordinator, Jones County Animal Shelter
Trinn 8. Inkluder alle relevante vedlegg som er knyttet til møtet
Legg ved dokumenter, regneark eller andre relevante filer som kan hjelpe deg med å forberede mottakeren for møtet. Hvis du tar kontakt med noen angående et komplekst emne, må du inkludere brosjyrer eller datablad som er nødvendig for å hjelpe mottakeren til å forstå emnet for møtet.
For eksempel, hvis du diskuterer budsjettendringer for et kommende arrangement, kan det være lurt å inkludere et regneark over budsjettet for forrige år
Trinn 9. Bruk profesjonelt språk og riktig grammatikk i hele e -posten
Korrekturles meldingen din for åpenbare grammatiske feil og stavefeil, så det siste utkastet ditt ser så polert og rent ut som mulig. I tillegg må du fjerne eventuelle forkortelser eller slang som får meldingen til å virke mer tilfeldig eller vanskeligere å forstå. Hvis det endelige utkastet ditt ikke ser profesjonelt ut, kan det hende at mottakeren ikke tar forespørselen din på alvor.
Selv om emojier kan være morsomme å bruke i tekster og uformelle e -poster, bør du ikke bruke dem til å be om et møte
Metode 2 av 2: Oppfølging med mottakeren
Trinn 1. Utkast til en oppfølgings-e-post hvis mottakeren ikke kommer tilbake til deg om 3-5 dager
Gi mottakeren noen dager til å lese og svare på forespørselen din. Hvis du ikke hører tilbake innen en arbeidsuke, kan du sende personen en rask e -post for å minne ham på at du venter på svar. Legg vekt på at du er takknemlig for muligheten til å møte dem, og at du er takknemlig for tiden deres.
- Oppfølgingssamtaler er også en effektiv måte å sjekke inn med personen du prøver å møte.
- For eksempel, utkast til noe sånt som dette: “Jeg ville bare følge opp med deg angående min møteforespørsel. Når du har et ledig øyeblikk, kan du fortelle meg om du er tilgjengelig for et møte en gang neste uke?”
Trinn 2. Stryk ut møtespesifikasjonene i en ekstra e -post
Forhandle med andres timeplan når de svarer. Legg merke til den andre personens tilgjengelighet, og bekreft et møtetidspunkt på en dato da dere begge er tilgjengelige. Prøv å bekrefte dato og klokkeslett i 1-2 e-postmeldinger for å unngå forvirring og rot i innboksen din.
- Prøv å være så fleksibel som mulig. Hvis du tar kontakt med en travel person, kan det hende at de ikke kan møte deg med en gang.
- Ikke planlegg et møte i siste øyeblikk. Hvis mottakeren er opptatt, kan det hende du ikke kan avtale en dato for å møte.
Trinn 3. Send en påminnelse eller bekreftelse noen dager før møtet
Hvis du vil være ekstra forberedt før det planlagte møtet, kan du prøve å sende en bekreftelses -e -post til mottakeren som en påminnelse. Ikke gjør denne e-posten for lang-i stedet oppgi dag, klokkeslett og sted du planlegger å møte for å dobbeltsjekke at møtet fortsatt er som planlagt.
-
For eksempel, skriv noe slikt:
Jeg ville bare bekrefte at vi fortsatt møtes 17. mai klokken 11.00 i Jones County Animal Shelter.
