Dupliserte poster kan vises hvis du har flere personer som legger inn data i en database uten nok sikkerhet. Slå sammen flere databaser kan også forårsake duplikater. Access gir et søkeverktøy for å finne duplikater i databasen. Du kan deretter fjerne eller slå dem sammen, noe som gjør databasen lettere å lese og mer effektiv.
Trinn
Trinn 1. Vet hva som gjør data "dupliserte"
Dupliserte data betyr ikke at alle feltene er identiske. For eksempel kan en kunde som ble lagt inn i databasen to ganger ha to forskjellige ID -er og potensielt forskjellige skrivemåter. På den annen side, hvis navnet er vanlig, kan det være to forskjellige kunder. Du må sammenligne tilgjengelige data og sjekke hvert resultat nøye for å finne ut hva som er og ikke er duplikat.
Trinn 2. Sikkerhetskopier databasen
Det anbefales at du oppretter en ny sikkerhetskopi før du gjør store endringer. På denne måten kan du gjenopprette databasen hvis du ved et uhell sletter feil oppføringer.
- Klikk på Fil -menyen og velg "Lagre som" eller "Lagre og publiser".
- Klikk "Backup Database" i delen Avansert. Følg instruksjonene for å sikkerhetskopiere databasen.
Trinn 3. Informer andre brukere om at du skal gjøre endringer
For å unngå datakonflikter, prøv å sikre at ingen andre brukere vil legge til data i databasen. Dette er ikke nødvendig, men du kan spare hodepine senere hvis det går galt.
Sett databasen til Eksklusiv modus hvis du kan. Dette forhindrer endringer fra andre brukere. Klikk på Fil -menyen og velg "Alternativer", og velg deretter "Klientinnstillinger". Velg "Eksklusiv" i delen "Standard åpen modus". Hvis du ikke har mange som bruker databasen, trenger du vanligvis ikke bekymre deg for dette
Trinn 4. Åpne spørringsveiviseren
Søkeverktøyet kan finne oppføringer som inneholder duplisert innhold. Prosessen for å starte veiviseren varierer avhengig av hvilken versjon av Access du bruker:
- 2013/2010 - Klikk på "Opprett" -fanen og klikk deretter på "Spørringsveiviser".
- 2007 - Klikk på "Sett inn" eller "Opprett" -fanen og velg "Spørringsveiviser".
- 2003 - Åpne databasevinduet og velg kategorien "Spørringer". Klikk på "Ny" -knappen.
Trinn 5. Velg "Find Duplicates Query Wizard"
Denne spørringen sammenligner felt for å finne dupliserte oppføringer.
Trinn 6. Velg tabellen du vil søke etter
Alle tabellene i databasen din vil bli oppført. Velg tabellen du vil kontrollere for duplikater.
For de fleste duplikatkontrollene, vil du beholde visningen "Tabeller" valgt
Trinn 7. Velg feltene du tror inneholder dubletter
Velg alle feltene du vil sammenligne for dupliserte data. Inkluder nok felt til å dømme. Dubletter returneres bare hvis feltene samsvarer med tegn for tegn. Du kan bruke uttrykk for å finne delvise treff.
- Unngå å bruke generelle felt. Unngå å bruke felt som dato eller sted for å redusere rot når du sammenligner oppføringer.
- Uten nok felt til å skille mellom poster, eller med felt som er for generelle, får du mange like resultater.
Trinn 8. Velg flere felt du vil vise
Et ekstra felt eller to kan hjelpe deg med å avgjøre om dataene faktisk er dupliserte. For eksempel vil et Order ID -felt hjelpe deg med å finne ut om det samme navnet to ganger er separate oppføringer. Inkluder minst ett felt for å gjøre dette skillet og forhindre utilsiktet tap av data.
Trinn 9. Lag spørringen
Du blir bedt om å gi spørringen et navn. Klikk "Fullfør" for å se resultatene.
Trinn 10. Gjennomgå resultatene nøye
Eventuelle duplikater basert på kriteriene dine vil bli vist. Gå gjennom hvert av resultatene og bruk kunnskapen du har om din bedrift til å avgjøre om oppføringen er en duplikat. Sørg for at en post er en duplikat før du fjerner den.
Hvis du ikke kan bestemme, gjenskaper du spørringen med et ekstra felt for å hjelpe deg med å ta avgjørelsen
Trinn 11. Slett dupliserte poster
Høyreklikk på den venstre kolonnen og velg "Slett post" for å fjerne en duplikat. Du kan velge flere poster for å slette dem alle samtidig.
- Det kan være lurt å slå sammen noen data fra en av de dupliserte postene til posten du planlegger å beholde.
- Sørg for å ikke slette alle postene som vises på den dupliserte resultatlisten, ellers har du ikke en originaloppføring igjen.
