Hvis du ikke er godt kjent med Microsoft Excel, kan det virke som et skremmende program å bruke. Heldigvis er det lett å komme i gang. Du kan skrive inn data, kopiere og lime dem inn fra andre dokumenter og formatere dem med bare noen få klikk. Med litt øvelse kan du raskt skrive inn, redigere og administrere data i Microsoft Excel.
Trinn
Del 1 av 3: Legge inn og velge data
Trinn 1. Start Microsoft Excel
Du kan finne Excel ved å klikke på "Start" -menyen, velge "Alle programmer", velge "Microsoft Office" og deretter velge "Microsoft Excel". Excel leveres med Microsoft Office -pakken med produkter som vanligvis er pakket med Windows -datamaskiner og bærbare datamaskiner.
Mac -brukere som har kjøpt Excel for Mac, finner programmet i Dock eller blant ved å åpne "Finder" og deretter velge "Programmer"
Trinn 2. Åpne et regneark
En tom "arbeidsbok" kan automatisk vises når Excel åpnes. Ellers ser du et "Malgalleri" hvor du enten kan velge en ny tom arbeidsbok eller en spesialformatert mal.
Du kan alltid åpne et nytt regneark mens du jobber med en annen arbeidsbok i Excel. Bare klikk på "Fil" fra menylinjen og velg "Ny arbeidsbok"
Trinn 3. Skriv inn data i ønskede celler
Du kan skrive tall, ord, ligninger, formler eller funksjoner i en hvilken som helst celle etter å ha valgt og klikket på den.
- Når du er ferdig med en gitt celle, trykker du på ↵ Enter eller Tab ↹ for automatisk å gå til neste celle horisontalt.
- Du kan også opprette en ny linje i en celle som du kan legge til mer tekst på. Bare skriv inn et "Linjeskift" ved å trykke Alt+↵ Enter.
Trinn 4. Lag overskrifter for kolonnene dine
Skriv inn tekst i rad 1 for å lage kolonneoverskrifter for dataene dine. For eksempel, skriv inn "Navn" i celle A1 og "Dato" i celle B1 og la disse fungere som kolonneoverskrifter for sporing av navn og datoinformasjon.
Trinn 5. Lag en sekvensert dataserie
Excel kan lære mønstre som ligger til grunn for dataene dine og deretter fylle ut data basert på dette mønsteret for å spare tid og energi. Begynn med å etablere et mønster i påfølgende celler (f.eks. Å skrive "januar" i en celle og "februar" i den neste). Velg deretter de fylte cellene, og klikk og dra nederst til høyre i det valgte rektangelet for å utvide mønsteret til nye celler. Excel vil automatisk gjenkjenne det etablerte mønsteret ditt og fylle ut påfølgende celler med "mars", "april" og så videre.
Excel kan gjenkjenne mange vanlige mønstre som dager i uken, datoer med jevnt mellomrom, sammenhengende tall og mange andre
Trinn 6. Velg et celleområde
For å velge et celleområde med musen (for å formatere eller redigere større datamengder), klikker du bare begynnelsen eller slutten av et dataområde og drar markøren i ønsket retning for å markere den aktuelle teksten. Det er også en rekke nyttige hurtigtaster som er oppført nedenfor.
- Ved å trykke Ctrl og mellomromstasten utvides et utvalg i hele kolonnen der den opprinnelige cellen befinner seg.
- Trykk på ⇧ Skift og mellomromstasten utvider et utvalg i hele raden der den opprinnelige cellen er plassert.
- Trykk på Ctrl+⇧ Shift og mellomromstasten eller Ctrl+A for å velge hele regnearket.
Trinn 7. Sett inn rad (er)
Begynn med å klikke på et radnummer (dette vil velge hele raden). Velg raden du vil at den nye raden skal gå over. Høyreklikk (Ctrl+klikk på Mac) og velg "Sett inn" fra menyen som vises.
- Denne funksjonen er også tilgjengelig fra "Hjem" -fanen ved å velge "Sett inn" fra "Celler" og deretter "Sett inn arkrader".
- Hvis du setter inn flere rader, må du velge flere rader over stedet der du vil plassere nye rader. Bare velg samme antall rader som du vil sette inn nedenfor.
Trinn 8. Sett inn kolonner (r)
Begynn med å klikke på en kolonnebokstav (dette vil velge hele kolonnen). Velg kolonnen du vil at den nye kolonnen skal gå til venstre for. Høyreklikk (Ctrl+klikk på Mac) og velg "Sett inn" fra menyen som vises.
- Denne funksjonen er også tilgjengelig fra "Hjem" -fanen ved å velge "Sett inn" fra "Celler" og deretter "Sett inn arkrader".
- Når du setter inn flere kolonner, må du velge flere kolonner til høyre for stedet der du vil plassere nye kolonner. Bare velg det samme antallet kolonner som du vil sette inn til venstre.
Del 2 av 3: Redigering av data
Trinn 1. Kopier en eller flere celler
Etter å ha valgt cellen (e) du ønsker å kopiere, høyreklikker du og velger "Kopier" fra menyen som vises. Alternativt kan du trykke Ctrl+C (eller ⌘ Command+C for Mac -brukere). Dette vil legge til de valgte dataene til utklippstavlen.
Trinn 2. Klipp en eller flere celler
Etter å ha valgt cellen (e) du vil kutte, høyreklikker du og velger "Cut" fra menyen som vises. Alternativt kan du trykke Ctrl+X (eller ⌘ Command+X for Mac -brukere). Dette vil legge til de valgte dataene til utklippstavlen.
Trinn 3. Lim inn en eller flere celler
Etter å ha valgt cellen (e) du vil lime inn dataene i, høyreklikker du og velger "Lim inn" fra menyen som vises. Alternativt kan du trykke Ctrl+V (eller ⌘ Command+V for Mac -brukere). Dette limer inn innholdet i de kopierte eller kuttede cellene.
Hvis cellen din inneholder en formel, limer "Lim inn" formelen som ikke er beregnet til formelen. For å "lime inn" celleverdier, bruk "Lim inn spesial"
Trinn 4. Lim inn celleverdier i stedet for formler
Begynn med å velge "Rediger" fra "Hjem" -fanen og klikk på "Lim inn spesialtilbud". Velg "Verdier" fra listen over attributter du vil lime inn.
Avhengig av din versjon av Excel, kan andre alternativer i "Lim inn spesial" inkludere "Kommentarer" (tekstkommentarer som kan legges til i individuelle celler), "Formater" (alle tekstformateringsvalg) eller "Alle" for å lime alt inn på en gang
Trinn 5. Slett celleinnhold
Bare velg cellen (e) du vil slette teksten i, trykk Del eller høyreklikk og velg "Slett" fra menyen som vises.
Trinn 6. Flytt celler, rader eller kolonner
Merk cellene du har valgt, og aktiver "flyttepekeren" (vises som fire retningspiler for Windows -brukere eller som et håndikon for Mac -brukere). Dra til ønsket sted for å erstatte eksisterende data der med cellene du har bestemt deg for å flytte
Trinn 7. Bruk en formel
Excel bruker "formler" for å gjøre beregninger i en celle og kan referere til andre celler som en del av beregningen. Klikk på cellen du vil angi formelen i, og begynn deretter med å skrive "=". Skriv inn en matematisk formel og klikk "Enter". Excel viser resultatene (ikke selve formelen).
Du kan også lære mer om hvordan du skriver formler i Microsoft Excel
Trinn 8. Referanseverdier fra andre celler
Formler kan referere til andre celler og deres verdier. Mens du skriver en formel, klikker du bare på en enkelt celle eller et celleområde, og Excel vil automatisk fylle ut cellens navn (f.eks. B2, D5) i formelen. Nå refererer formelen din til den spesifikke cellen og vil trekke en verdi fra den kontinuerlig. Hvis verdien i cellen det refereres til, endres, vil resultatene av formelen din også.
Du kan også referere til verdier fra andre regneark. Begynn med å velge cellen du vil referere til en verdi i, skriv inn "=" i formellinjen, og skriv deretter inn ønsket formel umiddelbart etter "=." Etter å ha skrevet formelen, klikker du bare på fanen for regnearket du ønsker å referere, og velg deretter ønsket dataområde som du vil legge inn i formelen
Trinn 9. Spor endringene
Du kan spore endringer ved å velge "Verktøy" fra menylinjen og deretter klikke på "Spor endringer". Til slutt velger du "Uthev endringer".
Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, er du i et skrivebeskyttet format. Under "Spor endringer" merker du av ved siden av "Spor endringer under redigering. Dette deler også arbeidsboken din." Når dette alternativet er valgt, kan du gjøre endringer og se disse endringene ved å velge dette alternativet igjen og merke av i boksen ved siden av "Marker endringer"
Trinn 10. Legg til kommentarer
Dette kan være en nyttig måte å diskutere redigeringer på i et Excel -regneark. Begynn med å velge cellen (e) du vil kommentere. Velg deretter "Sett inn" fra menylinjen og klikk "Sett inn kommentar" fra menyen som vises. En tekstboks vises på ønsket sted og lar deg legge igjen en kommentar.
Trinn 11. Lagre endringene
Velg "File" fra menylinjen og klikk "Save". Velg deretter rullegardinlisten "Lagre i" og velg mappen du foretrekker. Hvis du prøver å avslutte Excel før du lagrer de siste endringene, vil en dialogboks dukke opp og spørre om du vil lagre endringene. Du kan enten klikke "Lagre" eller "Ikke lagre" avhengig av preferansen din.
Del 3 av 3: Formatering av data
Trinn 1. Se "Format" -båndet
Sørg for at "Format" -båndet er synlig, slik at du enkelt og raskt får tilgang til en rekke formateringsalternativer. Bare klikk på pilen som peker nedover på høyre side av "Format" -båndet for å utvide det. Dette lar deg justere skriftstil og størrelse mens du også gjør teksten kursiv, fet eller understreket. Det gir deg også snarvei -tilgang til flere av funksjonene som diskuteres i formateringstrinnene som er skissert nedenfor.
Et høyreklikk på en celle eller gruppe av celler gir også opp formateringsalternativer. Etter å høyreklikke på cellen (e), velg "Format celler". Dette gir deg en rekke alternativer med hensyn til tall (stil), justering, skrift, kant, mønstre og beskyttelse
Trinn 2. Pakk inn teksten
Dette vil føre til at teksten vikler seg rundt og forblir synlig i en celle i stedet for å forsinke og bli skjult av den neste cellen. Begynn med å markere cellene du ønsker å justere. Deretter, under "Hjem" -fanen, se på "Justering" -knappgruppen og velg alternativet "Wrap Text".
Du kan også justere teksten slik at den passer til celler slik at kolonner og rader automatisk justerer bredden eller høyden (henholdsvis) for å imøtekomme innholdet i en celle. Under "Hjem" -fanen, se på "Celler" -gruppen med knapper og klikk "Format". Fra "Format" -menyen, velg "Cell Size" og klikk enten "AutoFit kolonnebredde" eller "AutoFit radhøyde."
Trinn 3. Juster teksten
Dette vil føre til at teksten din blir begrunnet på venstre, høyre eller midtre del av cellene. Begynn med å markere cellene du ønsker å justere. Velg deretter passende justering under "Hjem" -fanen. Du vil se tre knapper med linjer orientert for å demonstrere siden av cellen (e) der teksten skal begynne.
Trinn 4. Endre den numeriske datastilen
Du finner flere grunnleggende nummereringsstiler på selve "Format" -verktøylinjen. Bare velg cellen (e) du ønsker å formatere, og klikk deretter på den aktuelle numeriske stilen på verktøylinjen. For å få tilgang til flere stiler, høyreklikk på de valgte cellene, klikk på "Formater celler" og velg deretter "Nummer" -fanen. Du ser en rekke alternativer under "Kategori".
Trinn 5. Endre tekstfargen
Velg cellene du vil justere tekstfargen for. Klikk deretter på pil nedover ved siden av "Skriftfarge" fra verktøylinjen "Format". Dette er alternativet som ser ut som en bokstav "A" med en farget linje under den. Klikk på pilen med en meny med en rekke fargevalg.
Trinn 6. Endre bakgrunnsfargen
Velg cellene du vil justere bakgrunnsfargen for. Klikk deretter på pil nedover ved siden av "Fyllfarge" fra verktøylinjen "Format". Dette er alternativet som ser ut som en bokstavsmaling med en farget linje under den. Klikk på pilen med en meny med en rekke fargevalg.
Tips
- Trykk på Ctrl+⇧ Shift og den riktige pilen for å utvide et utvalg til den siste befolkede cellen i samme kolonne eller rad som den originale cellen.
- Ved å trykke Ctrl+⇧ Shift+⇱ Hjem utvides et valg helt til begynnelsen av regnearket.
- Trykk på Ctrl+⇧ Shift+⇟ PgDn utvider et utvalg gjennom det gjeldende arket og det neste arket som kommer etter det.
- Trykk på Ctrl+⇧ Shift+⇞ PgUp utvider et utvalg gjennom det gjeldende arket og det forrige arket som kommer foran det.
- Du kan også justere bredden på kolonner og høyden på celler manuelt. Bare klikk på linjen som skiller to celler og hold den til to motstående piler vises. Dra deretter pilene i ønsket retning for å krympe eller utvide en rad eller kolonne.
- Du kan også lage betinget formatering for bestemte celler (eller kategorier av celler). Under kategorien "Hjem" velger du "Betinget formatering" fra gruppen "Stiler".
