Å lage en effektiv e -post som ber om bidrag krever en tone som skaper spenning om organisasjonen din. Bruken av e -post som et medium for innsamling øker fordi kostnaden er mindre enn post- eller telefonoppfordringer, og kommunikasjonen er umiddelbar. Det finnes måter å lage engasjerende, handlingsrike e -poster slik at du får de resultatene du ønsker: mange donasjoner.
Trinn
Eksempel på e -post
Eksempel på e -post om donasjon av skolen
Eksempel på e -post om virksomhetsdonasjon
Eksempel på e -post om donasjon av veldedighet
Del 1 av 3: Strukturering av e -posten din
Trinn 1. Skriv en sterk overskrift
En overskrift er den første linjen i en e -post og fungerer som en tittel. Bare omtrent 15% av e -postene er noen gang åpnet, så det er ekstremt viktig å skrive en flott overskrift for å beholde oppmerksomheten til de 15% og tvinge dem til å fortsette å lese. Faktisk kan du i de fleste e -postkontoer lese den første linjen i en e -post i feltet ved siden av emnet, så overskrifter er ikke bare en grunn til å fortsette å lese en e -post, de er en grunn til å åpne en i utgangspunktet.
- Bruk aktive verb og substantiv for å fange oppmerksomhet, i tillegg til fet skrift, sentrering og en større skrift.
- Gjør overskriften kort og saklig, og gjør formålet med e-posten din tydelig fra begynnelsen. Tving leseren til å tro at å lese denne e -posten vil være nyttig, betimelig og veldig relevant for deres liv.
- Svar på spørsmålet leseren ønsker å vite: Hva er det for meg?
- Emnelinjen din kan plage leseren, være en oppfordring til handling, være et tema for aktuelle hendelser eller handle om et lokalt sted eller en hendelse hvis organisasjonen din er strengt samfunnsbasert.
- Et godt overskriftseksempel er, "New York City utfordrer statlige naturgassforordninger i retten"
Trinn 2. Fortell alt i første avsnitt
Kom til poenget rett utenfor flaggermuset. Leserne vil ikke lure på hva e -posten din handler om halvveis, noe som er en grunn til at de kan slette e -posten uten å donere. Vær veldig tydelig i dette avsnittet hva du vil at leseren skal gjøre og hvorfor du sender denne e -posten.
- I dette første avsnittet bør du be leseren om donasjonen. Selv om du personlig vil dele det forsiktig med dem at du vil ha penger, krever e -postmeldingen din "spør" helt i begynnelsen. Gjør denne forespørselen lett å se, for eksempel med fet skrift eller større skrift.
- Fortell leserne i "spør" hva pengene deres vil gjøre. Hvis en liten mengde vil gjøre noe hvis ikke alt, fortell dem. For eksempel, hvis $ 50 vil mate 100 barn, kan du få flere svar enn å si at du trenger $ 1000 for å bygge en hytte.
- Fortell dem at det er greit å si nei. Statistikk viser at flere mennesker gir når de føler frihet til å ta valget om å gi, i stedet for å føle seg presset til å gjøre det.
- Forklar og beskriv årsaken din i dette første avsnittet, slik at det er klart at du vil ha penger for å gjøre noe, ikke bare få penger for å ha penger.
Trinn 3. Bruk ditt mikroinnhold klokt
Microcontent er alle de korte setningene og underoverskriftene som dekorerer en e -post. Du vil bruke mikroinnholdet til å markere hovedpunktene dine, slik at lesere som liker å skanne gjennom e -posten før du leser, føler seg tvunget til å lese teksten.
- Mikroinnhold inkluderer overskrifter, underoverskrifter, emnelinjen og lenker og knapper.
- Bruk aktive verb, beskrivende adverb og substantiv. Målet ditt er å få dem til å lese selve teksten.
- En god overskrift kan se slik ut: "Doner $ 50 for å redde en delfin"
- Gjør dem fet eller større tekst slik at de skiller seg ut. De pleier å vises i begynnelsen av avsnitt eller nye seksjoner.
- Skriv enkle underoverskrifter. Du har kanskje eller ikke underoverskrifter, men de er nyttige å inkludere når du føler at en overskrift er for kort. Følg de samme prinsippene-kort, praktisk, fet.
Trinn 4. Fortell en historie
Å fortelle en historie med e -posten din er mer engasjerende for leserne. E -postens brødtekst inneholder denne historien. Husk at historier har en begynnelse, midten og slutt. Det kan være lurt å bruke en følelsesladet historie for å tvinge leserne til å slutte seg økonomisk, en som faktisk har skjedd i organisasjonen din eller som et resultat av din aktivitet.
Trinn 5. Skriv korte brødtekster
Lag brødteksten i e-posten din i korte, til-punktet avsnitt. Dette er fordi leserne er utslitt av den store mengden e -poster de mottar. Hvis du begrenser lengden på e -posten din, skiller du deg ut.
- Ta med bare ett eller to hovedpunkter.
- Vær veldig konsis, uansett hvor mange redigeringer og revisjoner e -posten må gå gjennom for å oppnå dette.
- Ikke ta med historien om hvorfor du ber om penger. Bruken du gir i det innledende avsnittet og historien din i brødtekstavsnittene er tilstrekkelig til å forklare hvorfor du trenger penger.
Trinn 6. Oppgi lenker og knapper - men vær på beskjeden
Det kan være fristende å legge til tonnevis med lenker til e -posten din, men dette kan bli en distraksjon og lett spore leseren fra hovedbudskapet ditt - for å få en donasjon. En enkel måte å gi den nysgjerrige leseren informasjon uten å legge til mange distraherende lenker, er å ha all relevant informasjon på nettstedet ditt, og deretter bare inkludere en lenke til nettstedet ditt. For eksempel, hvis det er forskning som viser at påstandene dine er sanne, i stedet for å koble direkte til en lang, komplisert studie for leseren å gå seg vill i, har du en lenke til den studien på nettstedet ditt (og sørg for at alternativet å donere er fremtredende på nettstedet ditt).
Trinn 7. Legg til bilder nøye
Du vil kanskje legge til ett eller to bilder for å understreke poenget ditt, men dette er ikke nødvendig. Faktisk kan farger og bilder få e -post til å føles som spam. Prøv å sette inn bilder bare øverst eller nederst, og begrense bruken til når du føler at et bilde er helt nødvendig for å kommunisere poenget ditt eller for å fremkalle sympati.
- Et nyttig bilde kan være et tema for din veldedige organisasjon som opplever effekten av donasjoner, som en fattig liten jente som får nye klær for første gang.
- Å sette inn logoen din på et diskret sted, som et nedre hjørne, kan være et unntak fra denne regelen, ettersom den gir umiddelbar lesergjenkjenning.
Trinn 8. Skriv et direkte neste trinn/oppfordring til handling
Den siste delen av en e -post er oppfordringen til handling, og ved å få den til å skille seg ut, kan leserne skanne den før de leser alle grunnene til at de skal donere. Dette tjener til å informere leserne om hvorfor du sender dem en e -post slik at de forblir engasjert. Vær tydelig på hvordan du donerer.
- Hvis en leser ikke vet hvorfor de leser en e -post, er det mye mer sannsynlig at de vil forkaste en e -post.
- Sørg for at denne siste "spør" skiller seg ut fra resten av e -posten, og vær veldig tydelig på hva du ber om. Få det til å ha sitt eget avsnitt, være fet eller større/annen skrift, og inneholde en fargerik lenke eller donere-knapp.
- Hvis leserne må klikke på knappen eller lenken, må du be dem om å gjøre det. Hvis de må svare på e -posten for ytterligere instruksjoner, må du be dem om at dette er ingen usikre vilkår: "Klikk på knappen for å lagre en ape akkurat nå!" eller "Trykk på svarknappen din umiddelbart og skriv uttrykket" donasjonsinformasjon "i kroppen."
- Det er mer fornuftig for leserne å kunne klikke på en lenke akkurat da, og du vil sannsynligvis få flere donasjoner på denne måten, så prøv å gi en lenke eller knapp til organisasjonen din.
- Sett opp et nettsted eller en online donasjonsside slik at leserne kan bidra på nettet. Dette er uansett hva leserne forventer av en donasjons -e -post.
Trinn 9. Hold det kort
Hvis e -posten din er lang, er det ikke lett å skanne. Hvis du holder avsnitt og overskrifter korte, vil du sikre at e -posten din får en skikkelig skanning før leseren bestemmer seg for å fortsette å lese eller ikke.
Del 2 av 3: Hold publikum i tankene
Trinn 1. Hold tonen mer uformell enn en bokstav
Et formelt brev sendt i posten fra en organisasjon til et individ er ofte formelt og fjernt på grunn av kommunikasjonsmåten. Imidlertid er en e -post, som en blogg, mindre formell i sin tone.
- Bruk andre person "deg" når du henvender deg til leseren.
- Bruk kjente uttrykk for å hjelpe leseren å forholde seg til deg, for eksempel "Det kostet en arm og et bein" eller "Han var knehøy for en gresshoppe."
- Bruk direkte, ærlig, åpent språk når du henvender deg til leseren, slik at de føler seg forbundet og ser deg som autentisk.
Trinn 2. Gjør ord enkle å lese
Bruk grunnleggende fonter og effektiviser den visuelle appellen til e -posten. Ikke prøv å bruke en fancy, kursiv skrift-bare en grunnleggende serif-font vil gjøre. Og ikke bruk to forskjellige fonter for overskriftene og teksten. Bare fet skrift eller å gjøre noen tekst større enn andre vil understreke poeng helt fint.
E -posten din bør også være lett å lese fra et språklig synspunkt - skrivingen din bør være på et 8. -trinns lesenivå. Ikke bli for formulert eller komplisert. Skriften din skal være klar, feilfri (ingen grammatikk- eller stavefeil) og lett å lese
Trinn 3. Registrer deg for en e -posttjeneste
Hvis du vil sørge for at e -postene dine åpnes, eller bestemme hva slags mennesker som leser e -postene dine mer enn andre, trenger du ikke vente på svar eller donasjoner. Hvis du registrerer deg for en e -posttjeneste som MailChimp, kan du måle en hel liste over forskjellige beregninger hver gang du sender en e -post for å skreddersy e -postene dine til dine faktiske lesere.
- Du kan gå gjennom beregninger som klikkfrekvenser, åpne priser og lese rapporter.
- Åpne priser er spesielt nyttige for å bestemme hvilke emnelinjer som er populære, og øker hvor mange som leser e -postene dine.
- En annen grunn til at en e -posttjeneste er nyttig, er at hvis du regelmessig sender masse -e -poster som ber om donasjoner, kan e -postleverandøren din bli mistenksom, til og med kutte deg av som en mistenkt spammer. Det tar også mye tid å kompilere lister, bryte ned send-til-listen for å passe kravene til din e-postkonto (de fleste e-postleverandører setter en grense på rundt 50 mottakere per e-post), svare på enkeltpersoner og håndtere e-postmeldinger som komme tilbake fra inaktive e -postadresser.
Trinn 4. Sørg for at listen din bryr seg om årsaken din
Gjennomgå e -postlisten din regelmessig for å være sikker på at du sender den til folk som er mer sannsynlig å lese den, spesielt for å sikre at folk som har uttrykt interesse er på den. Beregningene dine vil bli bedre på denne måten, og du vil kaste bort mindre tid.
Trinn 5. Tilpass ved å segmentere
Bruk en annen tone med forskjellige grupper av givere. For eksempel, hvis du har en gruppe mennesker som jevnlig svarer på e -postene dine, kan du sende dem en e -post med en personlig tone. Lag en annen liste over lesere du kjenner, åpner vanligvis ikke e -postene dine med en mindre formell tone. Og ha en e-post med en forklarende tone for første gangs e-post.
Med en e -postleverandør kan du også tilpasse individuelle e -poster med navnene på adressatene dine, for eksempel "Kjære Henry."
Trinn 6. Inkluder data som støtter innsamlingen din
For å holde publikum engasjert, kan det være lurt å gi dem oppmuntrende data som viser dem hvordan pengene deres fungerte eller kommer til å fungere. Denne informasjonen kan gå i det innledende avsnittet eller oppfordringen til handling, eller begge deler. Folk liker å gi når de vet at de allerede gjør gode ting.
Trinn 7. Si takk etter å ha mottatt en donasjon
Ikke glem å sende personlig takk til givere etter at du har mottatt en donasjon. Dette er en enkel handling som kan garantere en gjentatt donasjon i fremtiden. Du vil sende denne e -posten så raskt som mulig; se på det som en type kvittering.
Hvis du får en stor mengde givere hver måned, kan det være lurt å vurdere å lage en mal, slik at du kan lime den inn i et e -postutkast og raskt tilpasse det
Del 3 av 3: Bygg en e -postliste
Trinn 1. Ikke kjøp en e -postliste
Å selge og kjøpe en liste over e-postadresser til potensielle givere er ulovlig i henhold til CAN SPAM Act fra 2003. Det er selskaper som lar deg "leie" en liste for engangsbruk, men dette kan være veldig dyrt, ettersom du vil sannsynligvis måtte kjøpe tusenvis av e -postadresser for å se selv små avkastninger. Det er sannsynligvis bedre å sette pengene mot noe annet og se etter mer solide måter å bygge din e -postliste på.
Trinn 2. Samle navn på hendelser
Når som helst din ideelle organisasjon er vert for eller er involvert i et arrangement, må du sørge for at du gir folk en måte å registrere seg på e -postlisten din. Legg ut en penn, et utklippstavle og noen få ark med plass til interesserte parter til å skrive navn og e -postadresse. Sørg for at det står i papiret at de registrerer deg for e -postlisten din.
Prøv en tombola eller konkurranse for å få flere navn. På arrangementet, prøv å arrangere en tombola eller konkurranse for de som registrerer deg på e -postlisten din
Trinn 3. Bruk sosiale nettverk
Sørg for at din ideelle organisasjon har en sterk tilstedeværelse i sosiale medier - fra Twitter til Facebook til Instagram. Det er lett å nå folk gjennom sosiale medier, og hvis du har overbevisende innhold, kan folk begynne å dele innleggene dine eller ringe etter donasjoner. Be dine følgere om å registrere deg på e -postlisten din, slik at de aldri går glipp av en viktig kunngjøring.
Trinn 4. Gjør det enkelt
Nettstedet ditt skal gi besøkende muligheten til å registrere seg for e -postlisten din. Det trenger ikke å være prangende, men det skal være enkelt å finne og registrere seg.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Gå gjennom tidligere innsamlingsbrev eller e -postmeldinger. Bruk lignende frasering og stil hvis bokstavene var effektive. Mange organisasjoner bruker sine tidligere innsamlingsbrev som maler for nye.
- Inkluder logoen din i e -postbrevet ditt for umiddelbar anerkjennelse. Lesere forbinder ofte organisasjoner eller selskaper med sine logoer.
- Bruk en e -postleverandør for å bygge mer visuelt tiltalende e -post og for å generere beregninger som vil forbedre fremtidige e -poster. MailChimp er bra.
- Sørg for at e -posten din er hvitmerket før du sender den ut. Hvis du bruker en online innsamlingsplattform som Fundraise.com, vil den gjøre dette for deg automatisk.
