Hvordan du kan frigjøre tid ved å være organisert i Microsoft Outlook. Dette krever disiplin, men mest organisering av programmet og hva du gjør med verktøyene.
Trinn
Trinn 1. Det første du må gjøre er å slå av ny e -postvarsling
For å gjøre dette, trekker du ned Fil -menyen, velger Verktøy og deretter Valg. Alternativvinduet åpnes. I kategorien Preferanser klikker du på "E-postalternativer" -knappen. I alternativvinduet som åpnes, klikker du på knappen "Avanserte e-postalternativer". I alternativvinduet som åpnes, se i delen "Når nye varer kommer i innboksen min". Fjern markeringen av alle alternativene.
Trinn 2. Gjør kalenderen til standardvisning i Outlook
Det vil gi deg en oversikt over planlagt arbeid for dagen. Hvis du vil angi kalenderen som standardvisning, trekker du ned Fil -menyen, velger Verktøy og deretter Valg. I kategorien Alternativer velger du kategorien "Annet", og klikker deretter på "Avanserte alternativer" -knappen. I vinduet "Avanserte alternativer" ser du i delen "Generelle innstillinger" og klikker på Bla gjennom. Velg mappe åpnes. I "Velg mappe" -vinduet, velg "Kalender" og klikk OK tre ganger.
Trinn 3. Hvis du vil inkludere oppgavene i standardvinduet, trekker du ned Fil -menyen og velger Vis og deretter Oppgaveblokk
Trinn 4. Hvis du bare vil se oppgaver som skal betales i dag, trekker du ned Fil -menyen og velger Vis, velg deretter "Oppgaveblokkvisning", og velg deretter "Dagens oppgaver"
Trinn 5. Planlegg et bestemt tidspunkt hver dag for å se e -postene dine
Angi 2 til 3 ganger om dagen for å jobbe med e -postene dine, og ikke se på dem når som helst. E -post er en distraksjon og hindrer deg i å få utført skikkelig arbeid.
Trinn 6. Når du leser e -post, må du alltid tømme innboksen. Det bør aldri være noe igjen på slutten av e -postøkten. For å fjerne innboksen må du bestemme hva du skal gjøre med hver e -post. Du har fire valg: Slett, utsett, deleger eller gjør.
Trinn 7. Hvis du har behandlet e -posten, sletter du den
Trinn 8. For å utsette en e-post, opprett en oppgave ved å dra e-posten til oppgaveknappen nederst til venstre i Outlook
En oppgave blir automatisk opprettet; velg en startdato og -tidspunkt, og en forfallsdato og -tidspunkt, og lagre den.
Trinn 9. For å delegere en e -post, oppretter du en oppgave og tildeler oppgaven til en annen person eller videresender e -posten til en annen person
Trinn 10. Det siste valget er å gjøre uansett hvilken oppgave e -posten krever
Hvis du gjør det, sletter du det fra innboksen eller flytter den til en personlig mappe der du holder gamle behandlede e-poster.
Trinn 11. For å blokkere tiden i kalenderen, dra og slipp en e -post til kalenderknappen nederst til venstre i Outlook
En møtemelding vil åpne. Skriv inn klokkeslett og dato du vil blokkere, og lagre det. En kopi av e -posten vil bli inkludert i møtemeldingen. Slett e -posten fra innboksen eller flytt til en personlig mappe.
