Pivottabeller er interaktive tabeller som lar brukeren gruppere og oppsummere store datamengder i et kortfattet tabellformat for lettere rapportering og analyse. De kan sortere, telle og totalisere dataene, og er tilgjengelige i en rekke regnearkprogrammer. Excel lar deg enkelt lage pivottabeller ved å dra og slippe relevant informasjon i de riktige boksene. Du kan deretter filtrere og sortere dataene dine for å finne mønstre og trender.
Trinn
Del 1 av 3: Bygg pivottabellen
Trinn 1. Last regnearket du vil lage pivottabellen fra
En pivottabell lar deg lage visuelle rapporter om dataene fra et regneark. Du kan utføre beregninger uten å måtte legge inn noen formler eller kopiere celler. Du trenger et regneark med flere oppføringer for å lage et pivottabell.
Du kan også opprette en pivottabell i Excel ved hjelp av en ekstern datakilde, for eksempel Access. Du kan sette inn pivottabellen i et nytt Excel -regneark
Trinn 2. Sørg for at dataene dine oppfyller behovene til en pivottabell
Et pivottabell er ikke alltid svaret du leter etter. For å dra nytte av pivottabellfunksjonene, bør regnearket oppfylle noen grunnleggende kriterier:
- Regnearket ditt bør inneholde minst én kolonne med dupliserte verdier. Dette betyr i utgangspunktet bare at minst én kolonne skal ha gjentatte data. I eksemplet som er omtalt i neste avsnitt, har "Produkttype" -kolonnen to oppføringer: "Tabell" eller "Stol".
- Den bør inneholde numerisk informasjon. Dette er hva som skal sammenlignes og summeres i tabellen. I eksemplet i neste avsnitt har "Salg" -kolonnen numeriske data.
Trinn 3. Start veiviseren for pivottabell
Klikk på "Sett inn" -fanen øverst i Excel -vinduet. Klikk på "Pivottabell" -knappen på venstre side av Sett inn båndet.
Hvis du bruker Excel 2003 eller tidligere, klikker du på Data -menyen og velg Pivottabell og Pivotdiagramrapport …
Trinn 4. Velg dataene du vil bruke
Som standard vil Excel velge alle dataene i det aktive regnearket. Du kan klikke og dra for å velge en bestemt del av regnearket, eller du kan skrive inn celleområdet manuelt.
Hvis du bruker en ekstern kilde for dataene dine, klikker du på "Bruk en ekstern datakilde" og klikker på Velg tilkobling …. Søk etter databasetilkoblingen som er lagret på datamaskinen
Trinn 5. Velg plasseringen for pivottabellen
Etter at du har valgt området, velger du posisjonsalternativet fra det samme vinduet. Som standard plasserer Excel tabellen i et nytt regneark, slik at du kan bytte frem og tilbake ved å klikke på fanene nederst i vinduet. Du kan også velge å plassere pivottabellen på samme ark som dataene, som lar deg velge cellen du vil at den skal plasseres.
Når du er fornøyd med valgene dine, klikker du OK. Pivottabellen din blir plassert og grensesnittet endres
Del 2 av 3: Konfigurering av pivottabellen
Trinn 1. Legg til et radfelt
Når du oppretter en pivottabell, sorterer du i hovedsak dataene dine etter rader og kolonner. Det du legger til bestemmer strukturen i tabellen. Dra et felt fra feltlisten til høyre inn på radfelt -delen av pivottabellen for å sette inn informasjonen.
- For eksempel selger firmaet ditt to produkter: bord og stoler. Du har et regneark med nummeret (salg) for hvert produkt (produkttype) som selges i de fem butikkene (butikk). Du vil se hvor mye av hvert produkt som selges i hver butikk.
- Dra Lagre -feltet fra feltlisten til Radfelt -delen i pivottabellen. Listen over butikker vil vises, hver som sin egen rad.
Trinn 2. Legg til et kolonnefelt
I likhet med radene lar kolonnene deg sortere og vise dataene dine. I eksemplet ovenfor ble Butikk -feltet lagt til i Radfelt -delen. Hvis du vil se hvor mye av hver produkttype som ble solgt, drar du feltet Produkttype til delen Kolonnefelt.
Trinn 3. Legg til et verdifelt
Nå som du har organisasjonen lagt opp, kan du legge til dataene som skal vises i tabellen. Klikk og dra salgsfeltet til Verdifelt -delen av pivottabellen. Du vil se tabellen din vise salgsinformasjonen for begge produktene dine i hver av butikkene dine, med en Totalkolonne til høyre.
For alle trinnene ovenfor kan du dra feltene inn i de tilsvarende boksene under feltet Felt på høyre side av vinduet i stedet for å dra dem til bordet
Trinn 4. Legg til flere felt i en seksjon
Pivottabeller lar deg legge til flere felt i hver seksjon, slik at du får mer minuttkontroll over hvordan dataene vises. Ved å bruke eksemplet ovenfor, si at du lager flere typer bord og flere typer stoler. Regnearket ditt registrerer om varen er et bord eller en stol (produkttype), men også den eksakte modellen av bordet eller stolen som selges (modell).
Dra modellfeltet til delen Kolonnefelt. Kolonnene vil nå vise fordelingen av salg per modell og samlet type. Du kan endre rekkefølgen på disse etikettene ved å klikke på pilknappen ved siden av feltet i boksene i nedre høyre hjørne av vinduet. Velg "Flytt opp" eller "Flytt ned" for å endre rekkefølgen
Trinn 5. Endre måten data vises på
Du kan endre måten verdier vises på ved å klikke på pilikonet ved siden av en verdi i boksen Verdier. Velg "Verdifeltinnstillinger" for å endre måten verdiene beregnes på. For eksempel kan du vise verdien i form av en prosentandel i stedet for en total, eller gjennomsnittlig verdiene i stedet for å summere dem.
Du kan legge til det samme feltet i Verdi -boksen flere ganger for å dra nytte av dette. I eksemplet ovenfor vises salgssummen for hver butikk. Ved å legge til salgsfeltet igjen, kan du endre verdiinnstillingene for å vise det andre salget som prosentandel av totalt salg
Trinn 6. Lær noen av måtene som verdier kan manipuleres på
Når du endrer måtene verdiene beregnes på, har du flere alternativer å velge mellom, avhengig av dine behov.
- Sum - Dette er standard for verdifelt. Excel vil totalisere alle verdiene i det valgte feltet.
- Count - Dette teller antall celler som inneholder data i det valgte feltet.
- Gjennomsnitt - Dette tar gjennomsnittet av alle verdiene i det valgte feltet.
Trinn 7. Legg til et filter
"Rapportfilter" -området inneholder feltene som lar deg bla gjennom datasammendragene som vises i pivottabellen ved å filtrere ut datasett. De fungerer som filtrene for rapporten. Hvis du for eksempel angir butikkfeltet som filteret i stedet for en radetikett, kan du velge hver butikk for å se individuelle salgssummer, eller se flere butikker samtidig.
Del 3 av 3: Bruke pivottabellen
Trinn 1. Sorter og filtrer resultatene
En av hovedfunksjonene i pivottabellen er muligheten til å sortere resultater og se dynamiske rapporter. Hver etikett kan sorteres og filtreres ved å klikke på pil ned -knappen ved siden av etikettoverskriften. Du kan deretter sortere listen eller filtrere den for å bare vise spesifikke oppføringer.
Trinn 2. Oppdater regnearket
Pivottabellen oppdateres automatisk etter hvert som du endrer det grunnleggende regnearket. Dette kan være flott for å overvåke regnearkene dine og spore endringer..
Trinn 3. Endre svingbordet rundt
Pivottabeller gjør det ekstremt enkelt å endre plassering og rekkefølge for felt. Prøv å dra forskjellige felt til forskjellige steder for å finne et pivottabell som dekker dine eksakte behov.
Det er her pivottabellen får navnet sitt. Å flytte dataene til forskjellige steder kalles "pivoting" ettersom du endrer retningen dataene skal vises på
Trinn 4. Lag et pivottabell
Du kan bruke et pivotdiagram for å vise dynamiske visuelle rapporter. Pivottabellen din kan opprettes direkte fra den ferdige pivottabellen, noe som gjør kartopprettingsprosessen et øyeblikk.
Tips
- Hvis du bruker kommandoen Importer data fra Data -menyen, har du flere alternativer for hvordan du importerer data fra Office Database -tilkoblinger, Excel -filer, Access -databaser, tekstfiler, ODBC DSN -er, nettsider, OLAP og XML/XSL. Du kan deretter bruke dataene dine som på en Excel -liste.
- Hvis du bruker et autofilter (under "Data", "Filter"), deaktiverer du dette når du oppretter pivottabellen. Det er greit å aktivere det på nytt etter at du har opprettet pivottabellen.
