Denne wikiHow lærer deg hvordan du oppretter en database ved hjelp av data fra et Microsoft Excel -regneark ved å importere dataene direkte til Access, som er Microsofts databasesystem, eller ved å eksportere Excel -dataene til et format som fungerer med de fleste databaseprogramvare. Microsoft Access er en del av Microsoft Office -programvarepakken og er bare tilgjengelig for Windows.
Trinn
Metode 1 av 2: Bruke Microsoft Access
Trinn 1. Åpne Microsoft Access
Det er den røde appen med en EN. Dette åpner siden Access -mal.
Access er designet for bruk med Excel og leveres med Excel i Microsoft Office Professional og er bare tilgjengelig for Windows
Trinn 2. Klikk på Tom database
Dette alternativet er øverst til venstre i vinduet.
Hvis du vil bruke en annen mal for Access -databasen, velger du malen du vil bruke i stedet
Trinn 3. Klikk på Opprett når du blir bedt om det
Dette alternativet er nederst til høyre i popup-vinduet. Access -databasen din åpnes.
Trinn 4. Klikk kategorien Eksterne data
Det er i menylinjen øverst i Access -vinduet.
Trinn 5. Klikk på Lagret import
Du finner dette helt til venstre på siden Eksterne data verktøylinje. En rullegardinmeny vises.
Trinn 6. Velg Fil
Det er i rullegardinmenyen. Hvis du velger dette alternativet, ber du om en hurtigmeny.
Trinn 7. Klikk på Excel
Dette alternativet er i hurtigmenyen. Hvis du klikker på det, blir importvinduet åpnet.
Trinn 8. Klikk på Bla gjennom
Det er i øvre høyre del av vinduet.
Trinn 9. Velg et Excel -regneark
Gå til mappen der Excel -regnearket ligger, og klikk deretter på Excel -regnearket du vil åpne.
Trinn 10. Klikk Åpne
Det er nederst til høyre i vinduet.
Trinn 11. Spesifiser hvordan du overfører til dataene
Klikk på alternativknappen til venstre for ett av følgende:
- Importer kildedataene til en ny tabell i den nåværende databasen - Velg dette alternativet hvis du har opprettet en ny database uten tabeller eller hvis du vil legge til en ny tabell i en eksisterende database. Ved å lage en ny tabell kan du redigere informasjonen i Access.
- Legg til en kopi av postene i tabellen - Velg dette alternativet hvis du bruker en eksisterende database og vil legge til dataene i en av tabellene i databasen. Ved å legge til en eksisterende tabell, kan du redigere informasjonen i Access.
- Koble til datakilden ved å opprette en koblet tabell - Velg dette alternativet for å opprette en hyperkobling i databasen, som åpner Excel -databasen i Excel. Med denne metoden kan du ikke redigere informasjonen i Access.
Trinn 12. Klikk OK
Du finner dette nederst i vinduet.
Trinn 13. Velg et ark
Klikk på navnet på arket du vil importere fra det valgte Excel -dokumentet øverst i vinduet.
- Som standard oppretter Excel arbeidsbøker med tre regneark merket "Ark 1", "Ark 2" og "Ark 3." Du kan bare overføre ett ark om gangen; Hvis du har informasjon om alle tre arkene, må du fullføre overføringen med ett ark og deretter gå tilbake til kategorien "Eksterne data" og gjenta alle trinnene for hvert gjenværende ark.
- Du kan slette, legge til og redigere navnene på disse arkene i Excel, og alle endringer du gjør, vises i Access -databasen.
Trinn 14. Klikk Neste
Det er nederst til høyre i vinduet.
Trinn 15. Aktiver kolonneoverskrifter
Merk av i boksen "Første rad inneholder kolonneoverskrifter" hvis Excel -arket har sine egne kolonneoverskrifter i den øverste raden (f.eks. EN rad).
Fjern merket i boksen hvis du vil at Access skal opprette kolonneoverskriftene
Trinn 16. Klikk på Neste
Trinn 17. Rediger regnearkets kolonner og felt om nødvendig
Hvis du vil importere alle feltene fra regnearket uten endring, hopper du over dette trinnet:
- For å redigere et felt, klikk på kolonneoverskriften du vil endre, rediger deretter navnet på feltet, datatypen og/eller om det er indeksert eller ikke.
- Hvis du ikke vil importere et felt, merker du av i boksen "Ikke importer felt (hopp over)".
Trinn 18. Klikk på Neste
Trinn 19. Angi hovednøkkelen for databasen
For best resultat, la standardinnstillingen være slik den er for å la Access angi nøkkelen.
Du kan også angi din egen nøkkel ved å merke av for "Velg min egen hovednøkkel" og skrive den inn i feltet ved siden av det alternativet, eller du kan velge "Ingen hovednøkkel" (anbefales ikke)
Trinn 20. Klikk på Neste
Trinn 21. Legg til et navn
Skriv inn et navn på arket i feltet "Importer til bord".
Hopp over dette trinnet for å la databasen være satt til standardnavnet
Trinn 22. Klikk Fullfør
Dette alternativet er nederst til høyre i vinduet.
Trinn 23. Klikk på Lukk
Det er nederst til høyre i vinduet. Dette lukker importvinduet og oppretter databasen.
Du kan først merke av i boksen "Lagre importtrinn" hvis du vil sikre at Access husker innstillingene for denne databasen
Metode 2 av 2: Bruke tredjeparts databaseprogramvare
Trinn 1. Åpne Excel -dokumentet
Dobbeltklikk på Excel-dokumentet du vil konvertere til en database.
Hvis du ikke har opprettet dokumentet ennå, åpner du Excel, klikker på Tom arbeidsbok, og opprett dokumentet ditt før du fortsetter.
Trinn 2. Klikk på Fil
Det er i menylinjen som er enten øverst i Excel -vinduet (Windows) eller øverst på skjermen (Mac).
Trinn 3. Klikk på Lagre som
Du finner dette alternativet i Fil Meny.
Trinn 4. Dobbeltklikk på Denne PCen
Det er midt på siden.
Hopp over dette trinnet på en Mac
Trinn 5. Velg et filformat
Klikk på rullegardinboksen "Lagre som type" (Windows) eller "Filformat" (Mac), og velg deretter ett av følgende:
- Hvis du bruker et databasert databaseprogram, klikker du på a . CSV (kommaadskilte verdier) format.
-
Hvis du bruker et nettbasert databaseprogram, klikker du på en . XML format.
Hvis Excel -dokumentet ikke har noen XML -data i det, kan du ikke velge XML
Trinn 6. Klikk på Lagre
Det er nederst i vinduet. Dette vil lagre dokumentet ditt med de valgte innstillingene.
Trinn 7. Opprett en ny database i databaseapplikasjonen
Denne prosessen vil variere avhengig av programmet du bruker, men du åpner vanligvis programmet, klikk Ny (eller Fil > Ny), og følg eventuelle instruksjoner på skjermen.
Trinn 8. Finn knappen Importer…
Det blir ofte funnet ved å klikke på Fil alternativet, men databaseapplikasjonen din kan variere.
Trinn 9. Velg Excel -filen
Finn og dobbeltklikk på filen du eksporterte fra Excel.
Trinn 10. Følg instruksjonene i databaseappen for å importere dataene
Trinn 11. Lagre databasen
Du kan vanligvis åpne "Lagre" -menyen ved å trykke Ctrl+S (Windows) eller ⌘ Command+S (Mac).
Tips
- Det er flere gratis online databasenettsteder du kan bruke til å opprette en database, selv om du må registrere deg for en konto med de fleste av disse tjenestene.
- Hvis du ikke har fullt funksjonell databaseprogramvare, kan du også trenge et eget program for å åpne databasefiler på PC eller Mac.
