Access er en relasjonsdatabasebehandler som lar deg importere en eller flere Excel -databaser til systemet slik at du kan matche vanlige felt mellom eller blant dem. Fordi en enkelt Access -fil kan inneholde flere Excel -regneark, er programmet også en fin måte å samle eller analysere store mengder informasjon. Først må du imidlertid importere Excel -regnearket til Access. Dette krever bare noen få viktige trinn.
Trinn
Del 1 av 3: Forbereder å importere Excel til Access
Trinn 1. Åpne begge programmene på datamaskinen
Du må kjøpe og laste ned en Microsoft Office -pakke som inkluderer både Excel og Access. Du kan gjøre dette online via Microsofts nettsted.
- Når programmene er lastet ned, klikker du "Start" i Windows og velger "Alle programmer".
- Klikk på "Microsoft Office" og velg deretter "Tilgang" (eller "Excel") fra rullegardinmenyen. Du kan allerede ha opprettet et Excel -regneark som noen andre sendte deg eller som du lastet ned fra andre steder. Å ha Office på datamaskinen lar deg åpne det.
Trinn 2. Rydd opp Excel -regnearket før du importerer det til Access
Det vil gjøre det lettere hvis du gjør noen få enkle trinn før du importerer Excel -regnearket til Access. Nøkkelen er at dataene dine må være konsistente mellom importerte regneark.
- Det er en god idé å sørge for at den første raden i Excel -regnearket inneholder kolonneoverskrifter (eller feltnavn), og at disse er veldig klare og enkle å forstå. For eksempel, for en kolonne som inneholder folks etternavn, kan det være lurt å kalle kolonneoverskriften/feltnavnet "etternavn". Vær tydelig og presis fordi det vil gjøre det lettere når du prøver å matche kolonneoverskrifter i ett Excel -ark med et annet.
- Access lar deg koble vanlige felt mellom to eller blant mange regneark. La oss si at du har et Excel -ark som inneholder lønnsinformasjon. Det inkluderer folks for- og etternavn, adresser og lønn. La oss si for argumentets skyld at du vil matche det arket i Access til et annet Excel -ark som inneholder informasjon om kampanjebidrag. Dette andre arket inneholder folks navn, adresser og donasjoner. Det Access lar deg gjøre er å matche forskjellige kolonneoverskrifter med hverandre. Du kan koble navnoverskrifter for å se hvilke personer med samme navn som vises i begge databasene, for eksempel.
- Skann Excel -arkene for å sikre at hver type data håndteres på samme måte, og rydd opp før du importerer den til Access. Det må være det Access kaller "relasjonelt". For eksempel, hvis det hypotetiske regnearket for lønningslisten inneholdt fornavn, etternavn og mellomstat i en kolonne, men det andre regnearket bare inneholdt fornavn og etternavn i separate kolonner, registrerer Access dette som ingen samsvar. Det må være matchende kolonneoverskrifter/-felt.
Trinn 3. Del informasjon i en kolonne i Excel
For å ta vare på dette problemet, kan det være lurt å dele informasjon i en kolonne i Excel, slik at den ikke feilaktig registreres som en "ingen kamp" i Access.
- Som et eksempel kan det være lurt å dele fornavnet i sin egen kolonne, den mellomste initialen i sin egen kolonne og etternavnet i sin egen kolonne. Hvis det allerede er gjort på samme måte i det andre regnearket, når du kobler, si etternavn med etternavn i Access, bør det generere treff når navnene er de samme.
- Hvis du vil dele en kolonne i Excel, merker du kolonnen som har informasjon du vil dele i den. Klikk på "data" på verktøylinjen i Excel -programmet. Klikk på "tekst til kolonner". Vanligvis vil du velge alternativet "avgrenset". Klikk på neste.
Trinn 4. Fortsett å bruke veiviseren for å dele sammenslåtte kolonner
Nå er du klar til å fullføre prosessen med å dele sammenslått informasjon i en kolonne i flere kolonner.
- Velg hvordan dataene i kolonnen er "avgrenset". Dette betyr at hver informasjon i kolonnen er atskilt med noe. De mest vanlige valgene inkluderer et mellomrom, et komma eller et semikolon. Ofte er informasjonen bare atskilt med et mellomrom. Som i følgende eksempel: la oss si at navnet "John A. Doe" vises i en enkelt kolonne. Fornavnet John er atskilt fra den mellomste initialen A med et mellomrom. Etternavnet Doe er atskilt fra den mellomste initialen A med et mellomrom. Så velg plass i den avgrensede veiviseren.
- Klikk på neste. Klikk på ferdig. Programmet bør dele John, A. og Doe i tre kolonner. Du kan deretter gi de nye kolonnene nye overskriftsnavn for å angi hva slags informasjon som er inneholdt i dem (etternavn, fornavn, etc.). Det er en god idé å opprette flere tomme kolonner til høyre for dataene du deler opp før du gjør det fordi det vil skyve dataene inn i de nye tomme kolonnene (i stedet for kolonner som allerede inneholder informasjon).
Del 2 av 3: Importere Excel til Access
Trinn 1. Åpne Access -programmet på datamaskinen
Gå til startmenyen, velg Microsoft Office, og klikk på Microsoft Access. Du må åpne en ny tom Access -database for å importere Excel -arket til den.
- Velg "blank desktop database" for å opprette en ny database i Access -programmet.
- Gi det et nytt navn hvis du vil. Klikk "opprett".
Trinn 2. Importer et Excel -regneark til Access
Det neste trinnet er å trekke Excel -regnearket (eller mer enn ett) inn i Access -databasen.
- Klikk på "Eksterne data" på verktøylinjen når du er i Access -databasesystemet. Velg "Excel." I noen versjoner av Access finner du denne funksjonen ved å klikke på "fil" på verktøylinjen og "Få eksterne data".
- Der det står "filnavn", klikker du på "bla gjennom". Dette lar deg finne Excel -arket på datamaskinen.
- La boksen være merket med "importer kildedataene til en ny tabell i den nåværende databasen." Det vil bli sjekket som standard.
- Når du finner Excel -regnearket du vil importere på datamaskinen, klikker du på det. Klikk "OK". Dette tar deg til veiviseren for å importere Excel til Access.
Del 3 av 3: Bruke veiviseren for å fullføre importprosessen
Trinn 1. Gå gjennom trinnene på veiviseren som vises i Access
For å fullføre prosessen med å importere regnearket, må du fullføre trinnene i veiviseren.
- Velg regnearket i Excel -regnearket du vil importere. Noen ganger er dette enkelt fordi Excel -regnearket bare er ett ark. Noen ganger oppretter imidlertid flere sider i et enkelt Excel -regneark, som du kan se ved å klikke på fanene nederst i regnearket. Hvis dette er tilfellet, må du fortelle tilgangsveiviseren hvilket regneark du velger. Klikk på neste.
- Den neste siden har en boks som spør om den første raden i Excel -arket har kolonneoverskrifter. Dette betyr raden i et regneark som identifiserer dataene i hver kolonne (for eksempel etternavn, adresse, lønn, etc.). Det er en god idé hvis du ryddet opp i Excel -arket først for å sikre at den første raden har klart definerte kolonneoverskrifter. Så er det bare å sjekke at den første raden inneholder kolonneoverskrifter. Dette er den enkleste tilnærmingen. Klikk på neste.
- Hvis den første raden ikke inneholder kolonneoverskrifter, spør neste side deg om du vil gi nytt navn til det som kalles "felter" i Access (dette er kolonneoverskrifter). Hvis du ikke allerede navngitt hvert felt noe klart og lett å kjenne igjen før du importerer (anbefalt), kan du gjøre det her.
Trinn 2. Fullfør importprosessen
Det er bare noen få trinn igjen i importprosessen. Den neste siden i veiviseren vil spørre om du vil identifisere en hovednøkkel.
- Du trenger ikke gjøre dette, men du kan. En primærnøkkel betyr at dataprogrammet vil tildele hver rad med informasjon et unikt nummer. Dette kan være nyttig senere når du sorterer dataene. Klikk på neste.
- Det siste skjermbildet i veiviseren har et mellomrom som gir et standardnavn. Du kan endre navnet på Excel -arket du importerer (det blir et "bord" i Access på venstre side av siden når du er ferdig med å importere det).
- Klikk på "import". Klikk på "Lukk". Du vil se bordet ditt på venstre side av skjermen. Den er nå importert i Access.
- Hvis du vil koble til mer enn ett datasett, gjentar du denne prosessen med et annet eller flere Excel -regneark. Nå er du klar til å matche dataene i arkene i Access.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Advarsler
- Hvis Excel -filen er fra en annen versjon av Office enn Access, kan du ha problemer med å importere filer jevnt.
- Det kan ikke understrekes nok: Du må rydde opp i Excel -regnearket før du importerer det. Dette betyr delvis å analysere dataene du har for problemer.
- Behold alltid en kopi av de originale regnearkene, så hvis du roter dem, kan du gjenta prosessen.
- Du kan ikke importere mer enn 255 felt til Access.
