Å åpne e -postinnboksen din kan være som å åpne en Pandoras eske med utilstrekkelig grammatikk, dårlig stavemåte og dårlig smak. Tenk på hvilke inntrykk e -postene dine gjør på andre; det er alltid riktig tidspunkt å skille e -postene dine fra pakken. Følg disse trinnene og forbedre e -postetiketten din.
Trinn
Trinn 1. Hold e -posten din konsis, samtale og fokusert
Det er vanskeligere å lese bokstaver på en dataskjerm enn på et ark, så hold e -postene korte og saklige. Selv om det ikke er noen ideell e-postlengde, må du holde setningene korte, ca 8-12 ord og la det være et mellomrom mellom avsnittene.
I en arbeids -e -post, kom rett til poenget: "Jeg håper du vil …" "Jeg tror vi burde …" etc. helt foran, noe som gjør saken i de følgende linjene. Mange leser bare de første linjene før de bestemmer seg for å svare eller lagre til senere. Denne linjen bør gi nok av "kjøttet" til å tillate en informert beslutning. For personlige e -poster er det ofte en god idé å åpne med et kort personlig notat før du går inn på hovedpoenget i e -posten din
Trinn 2. Unngå fancy formatering
Endring av skrifttyper og farger, innsetting av punktlister eller bruk av HTML kan få en e -post til å se bisarr ut eller gjøre den uleselig for mottakeren, selv om formateringen ser bra ut på datamaskinen din. Hold det enkelt.
Trinn 3. Begrens vedlegg
Ikke legg til et vedlegg med mindre det virkelig er nødvendig. Hold vedleggene så små som mulig. De fleste e -postprogrammer kan sende og motta vedlegg på opptil 1 MB, men alt som kan være problematisk for deg eller mottakeren, og enda mindre filer kan ta lang tid å åpne hvis mottakerens e -postforbindelse er treg. Hvis du trenger å sende en større fil, komprimerer eller zip den eller bruker elektroniske tjenester som hjelper deg med å sende store filer som YouSendIt.com. Hvis du trenger å sende flere sider, for eksempel møteplaner eller store tekstkorreksjoner, kan du sende en faks eller et sett med sider i et brev.
- Ikke zip e -postvedlegg med mindre det er nødvendig. Med mindre et vedlegg er for stort til å sende på annen måte, risikerer du å kaste bort mottakerens tid og muligens hindre dem i å få tilgang til vedleggene dine. Mange mobile enheter kan ikke pakke ut zip -filer. I tillegg er det overflødig siden mange vanlige filer som.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word og Powerpoint) allerede er i et komprimert format.
- Husk at mange mennesker eller bedrifter ikke vil åpne vedlegg fra noen de ikke kjenner, og noen e -postkontoer er konfigurert for å automatisk sende e -post med vedlegg til spam -mappen, så hvis du for eksempel søker om en jobb, må du følge mottakerens instruksjoner angående vedlegg. Hvis det ikke er gitt noen instruksjoner, sender du en annen e -post for å gi mottakeren beskjed om at du sender en e -post med et vedlegg.
Trinn 4. Tenk før du sender
Ikke send e-post når du er følelsesmessig. Skriv gjerne emnet og teksten i e -posten, og lagre den. Bare legg til mottakerne og send den etter at du har hatt tid til å tenke på hva du sender; du kan ombestemme deg og ha det bedre.
E-post har også blitt et verktøy for å spørre eller fortelle folk ting du normalt aldri ville sagt ansikt til ansikt (noen gang lurt på hvorfor du blir en annen person instinktivt online?). Hvis du sender noen hva som helst, les det på nytt og spør deg selv om du ville si dette til dem hvis de var rett ved siden av deg, eller ansikt til ansikt. Hvis det handler om et tema som er rørende, kan du lese det to ganger.
Trinn 5. Vær forsiktig med å bruke forkortelser og uttrykksikoner
Dette kan være akseptabelt i en uformell e-post, for eksempel med en venn. I et formelt brev trenger du imidlertid ikke å fortelle noen at du "ler høyt", folk kan synes det er upassende og kan føle at du er useriøs.
Noen forkortelser, for eksempel "BTW" for "By the Way", brukes ofte i e -postmeldinger og er generelt akseptable bortsett fra formelle, profesjonelle e -poster
Metode 1 av 3: Skrive nye e-poster
Trinn 1. Bruk mottakerfeltene riktig
Adressater i "til" -feltet forventes å iverksette tiltak, og de på "CC" er for å holde kolleger eller sjefer informert.
- Vær forsiktig med å be om handling fra mer enn én person i "Til:" -feltet. Dette kan føre til flere anstrengelser for den samme oppgaven, eller ingen innsats fordi det antas at noen andre håndterer forespørselen.
- Hvis du sender en e-post til en liste over personer hvis adresser du vil beholde privat, legger du dem alle i BCC-feltet og setter din egen adresse i "til" -feltet.
- Hvis du vil fase noen ut av tråden (for eksempel hvis de har introdusert deg for noen andre, og nå utarbeider du og den personen noen detaljer og du ikke vil tette innboksen til innføreren) personens adresse fra "til" eller CC feltet til BCC feltet.
Trinn 2. Gjør emnelinjen nyttig
En god emnelinje gir et nyttig sammendrag av e -postens innhold, og forbereder leseren raskt. E -postinnbokser er ofte overbelastet, så en god emnelinje hjelper mottakeren med å bestemme prioriteten til e -posten din. Det hjelper også med å forhindre at e -posten din blir slettet før den er lest. Siden emnet er det første mottakeren ser, må du holde det feilfritt, kortfattet og unngå generiske linjer som "Hei", "Hva skjer" eller mottakerens navn (sistnevnte kan bli blokkert av antispamfiltre).
Unngå å prioritere meldingene dine for mottakeren. Slipp vanen med å merke hver e -post som "Hastende!" eller "Høy prioritet" eller e-postene dine vil ende opp med å bli behandlet som gutten som ropte ulv, og de blir alle ignorert. Det er irriterende og hovmodig å anta at e-postforespørselen din er høyere i køen enn noen andre, spesielt i en arbeidskontekst. Vær nådig nok til å gi mottakeren æren for selv å finne ut hvordan du prioriterer budskapet ditt
Metode 2 av 3: Svar på e-post
Trinn 1. Vær forsiktig med hvem du kopierer på svar
Hvis du svarer på en melding og deretter CC: en tredjepart som den opprinnelige avsenderen ikke inkluderte, må du være sikker på at den opprinnelige avsenderen ikke vil bli opprørt over det. Denne informasjonen kan ha vært "bare for dine øyne". Dette er spesielt viktig hvis den opprinnelige avsenderen er arbeidslederen din. Vær forsiktig med å bruke BCC:. Dette kan slå tilbake hvis personen som er BCC: 'd svarer tilbake, uten å ha sett at kopien deres var blind.
Trinn 2. Bestem hvem du skal svare
E -postmeldinger som sendes til deg krever vanligvis at du bare svarer til avsenderen, men for e -post sendt til flere personer må du kanskje velge alternativet "Svar til alle" for å sende svaret ditt til alle. Vær fornuftig; å bruke "Svar alle" hele tiden skaper avkastning i overflod og etterlater meldinger som tynger i innboksene til mange mennesker. Tenk på konsekvensene av å motta en e -post, trykke på svar alle, og det går ut til tjue personer, og deretter treffer de tjue menneskene svar til alle; den kan raskt sammensettes til hundretusenvis av e -postmeldinger, og alle føler seg tvunget til å trykke "svar alle" som et middel for å holde alle i løypa fordi ingen vet hvem som er ment å lese den og hvem som ikke er det.
Trinn 3. Tenk deg om to ganger før du svarer for å bare si takk
Noen mennesker vil ikke ha en e -post som sier "Takk." Dette tar ekstra tid å åpne e -posten og lese den bare for å lese det du allerede vet. Noen inkluderer en linje som sier "NTN" - "No Thanks Needed."
Trinn 4. Oppsummer lange diskusjoner
Det er irriterende å bla gjennom sider med svar for å forstå en diskusjon. I stedet for å fortsette å videresende en meldingsstreng, ta et minutt å oppsummere den for leseren (e).
Trinn 5. Sørg for å inkludere informasjon du svarer på
Mange mennesker og selskaper skriver og svarer på hundrevis av e -poster hver dag. Unngå å sende en utydelig e -post som bare sier "Ja". Inkluder spørsmålet som mottakeren stilte slik at de vet hva du svarer på. Unngå å få mottakeren til å rulle ned mer enn en enkelt melding i historien.
Trinn 6. Svar umiddelbart
Hvis du trenger å undersøke eller tenke litt før du svarer på en e -post, eller hvis du er for opptatt til å skrive et fullstendig svar umiddelbart, kan du sende et kort svar slik at avsenderen vet at du har mottatt e -posten og gir beskjed når du vil svare.
Trinn 7. Vær proaktiv
Når du svarer på en e -post, kan du spare alle tid ved å forutse spørsmål eller bekymringer svaret ditt kan føre til. Ta opp disse i svaret ditt før noen må sende en ny e -post for å spørre om dem.
Metode 3 av 3: Noen grunnleggende Don'ts
Trinn 1. Ikke videresend e -poster som er private
Unngå for eksempel å videresende en e-post som inneholder en hemmelighet, spesielt hvis personen du sender e-post ikke vil at du skal. Hvis du gjør det, kan mottakeren miste tilliten til deg, og du kan ødelegge forholdet ditt. Du vil absolutt ikke at det skal skje.
Trinn 2. Ikke spre rykter om mennesker
Hvis du føler deg fristet til å gjøre det, setter du deg selv i skoene til den andre personen, og tenker på hvordan du ville hatt det hvis personen spredte rykter om deg. For eksempel, hvis vennen din har rykte på seg for å være slem og sjefete, tenk på hvordan du ville følt det hvis vennen din fortalte de andre vennene dine om en av dine finurligheter. Du ville ikke blitt veldig glad, ikke sant?
Trinn 3. Unngå å diskutere folks private virksomhet
For eksempel, unngå å la vennen din vite at venninnen hennes sluttet med en tidligere kjæreste. E -post er ikke helt privat, så det er mulig at personen hvis virksomhet du diskuterer kan se e -postene og bli sint på deg og/eller flau, og dette kan ødelegge forholdet ditt til personen.
Trinn 4. Unngå flamming
Flammer er i utgangspunktet fornærmelser sendt online for å fornærme deg, så det er viktig å ikke sende flammer til andre mennesker eller starte flammekrig. Dette kan gjøre den andre personen gal, og du kan også få kontoen din suspendert for dette.
Trinn 5. Unngå å dele andres personlige informasjon uten tillatelse
Dette kan være alt fra en persons alder til navnet på skolen han eller hun går på. Sett deg selv i den andre persons sko - hvordan ville du hatt det hvis noen ga vennen din adressen til huset ditt? Du ville ikke være veldig glad, så sørg for å få tillatelse før du deler noens personlige informasjon med andre via e -post, eller ikke gjør det i det hele tatt.
Trinn 6. Ikke send en e -post når du er sint
Det vil vise at du er sint, og du kan gjøre personen opprørt. For eksempel, hvis du er sint på noen på jobben, og du sender den store e -posten til personen på en stor måte, kan dette føre til at personen du sendte e -post til blir irritert. Dette er det samme med å svare på e -post; Hvis du er sint på noen for å ha sendt deg en bestemt melding, må du ikke svare før du har roet deg.
Eksempel på e -post
Eksempel på påminnelse om e -post fra konferansesamtaler
Støtte wikiHow og låse opp alle prøver.
Eksempel på e -post som skisserer ny policy
Støtte wikiHow og låse opp alle prøver.
Eksempel på e -postprofessor om et spørsmål
Støtte wikiHow og låse opp alle prøver.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Standard fonter gjør det lettere å lese. For eksempel Arial, Cambria og Narrow. Hold skriftstørrelsen på normal, vanligvis ikke mer enn 15. Hvis du trenger å fange oppmerksomhet på en spesiell eller ettertrykkelig måte, bruk fet eller kursiv skrift. Dette er uendelig mye bedre enn å rope gjennom alle hovedsteder.
- Hvis du får tilsendt en flamme, må du slette den umiddelbart for å unngå å starte en flammekrig.
- Husk at tonen din ikke kan høres i e-post. Har du noen gang forsøkt sarkasme i en e-post, og mottakeren tok det på feil måte? E-postmeldinger formidler ikke nyansene i verbal kommunikasjon. I et forsøk på å utlede stemmetonen bruker noen uttrykksikoner, men bruker dem sparsomt slik at du ikke virker uprofesjonell.
Ikke heller anta at bruk av et smiley -uttrykksikon vil temme en vanskelig melding.
- Unngå å bruke e-post som et middel for å unngå personlig kontakt. "Vi sender deg en e -post" kan ofte være den mest irriterende setningen for noen. E-post skal ikke unngå ideen om ansikt til ansikt eller til og med telefonsamtaler. Avstå også fra å bruke e-post for å unngå en ubehagelig situasjon som å beklage eller skjule en feil.
- Slutt e -posten høflig. Avslutning med en uttalelse som "Beste ønsker", "Lykke til" eller "På forhånd takk for hjelpen", kan myke opp selv en hard e -post og kan gi et gunstigere svar.
- Vær forsiktig med å søke kvitteringer. Selv om det er visse tilfeller der det kan være nødvendig med kvittering for journalføring eller mottaksbevis, er dette ofte irriterende og tvinger leseren til å utføre flere handlinger for å håndtere e -posten din. Hvis noe virkelig haster, eller du virkelig må sørge for at mottakeren har meldingen din, tar du telefonen og bruker den i stedet.
- Hvis du får tilsendt noe som gjør deg ubehagelig, for eksempel et videresendt rykte, må du slette det. Du burde ikke ønske å være en del av dette.
Advarsler
- Unngå nettmobbing. Det er ulovlig, og det kan enormt påvirke andre mennesker, spesielt tenåringer (det kan for eksempel forårsake selvmord).
- Ikke bruk alle caps. Dette er en unødvendig praksis, og det kan irritere mottakeren din og gi deg et flammebrev i retur. Alle hovedsteder anses å være tilsvarende "skriking".
- Avstå fra å videresende kjedepost. Det ville være veldig få mennesker som liker å motta konstante unødvendige meldinger. Denne typen e-post har vært beryktet for å ha skadet farlige og skadelige virus som kan overføres til og fra datamaskiner. Målet er å bare videresende meldinger du har mottatt direkte fra bekjente adressater.
- Ikke bruk arbeidssignaturen din til personlige e -poster - det får deg til å virke uvennlig.
