På samme måte som du kan bruke arkivskap og mapper til å organisere papirdokumenter, kan du bruke datamaskinen som et elektronisk arkivsystem for å administrere digitale filer, inkludert fotografier og dokumenter.
Trinn
Metode 1 av 2: Opprette et filsystem på Windows
Trinn 1. Velg hvilke filer du vil organisere
Hvis du vil velge flere filer som er listet opp sammen i Windows Utforsker, klikker du på den første filen du vil velge og holder nede ⇧ Shift og klikker på den siste filen.
Trinn 2. Velg et sted for arkivsystemet
Windows har standard hovedmappenavn som Mine dokumenter, Mine bilder og Min musikk, eller du kan velge hvor du vil opprette mappen.
Trinn 3. Opprett en ny mappe
Denne mappen vil fungere som arkivskap, og inneholde andre organiserte undermapper.
- I Windows Utforsker høyreklikker du der du vil opprette mappen.
- Klikk Ny.
- Klikk Mappe. Mappenavnet Ny mappe er uthevet.
- Skriv inn mappenavnet du vil bruke.
- Trykk på ↵ Enter.
Trinn 4. Legg til undermapper i hovedmappen
Dobbeltklikk på hovedmappenavnet for å åpne den. På samme måte som du opprettet hovedmappen, kan du opprette undermapper for å organisere filene dine.
Trinn 5. Flytt filene til de nye mappene
Du kan åpne to versjoner av Windows Utforsker side om side og deretter dra filer fra den opprinnelige plasseringen til den nye mappen.
Trinn 6. Sikkerhetskopier de organiserte filene dine
Bruk Windows Backup for å regelmessig kopiere dem til en ekstern harddisk eller til en skyserver. Hvis datamaskinens harddisk mislykkes, kan du bruke sikkerhetskopien til å gjenopprette filene til en ny harddisk.
- Klikk Start.
- Skriv inn søkefeltet Sikkerhetskopiering.
- Klikk Sikkerhetskopiering og gjenoppretting.
- Klikk Sette opp backup og følg trinnene i veiviseren.
Metode 2 av 2: Opprette et filsystem på Mac
Trinn 1. Velg hvilke filer du vil organisere
Hvis du vil velge flere filer som er listet opp sammen, klikker du på den første filen du vil velge, og holder nede ⇧ Shift og klikker på den siste filen.
- Kontroll-klikk på en av filene, og klikk deretter Ny mappe med utvalg.
- Skriv inn et navn for den nye mappen.
- Trykk på ⏎ Retur.
Trinn 2. Legg til undermapper i hovedmappen
For å åpne hovedmappen, trykk og hold inne ⌘ Kommando mens du dobbeltklikker på mappen. På samme måte som du opprettet hovedmappen, kan du opprette undermapper for å organisere filene dine.
Trinn 3. Sikkerhetskopier de organiserte filene dine
Bruk Time Machine til å kopiere dem til en ekstern harddisk, til Time Capsule eller til en OS X -server og til nettverket ditt. Hvis datamaskinens harddisk mislykkes, kan du bruke sikkerhetskopien til å gjenopprette filene til en ny harddisk.
- Klikk på i Time Machine -menyen Time Machine Preferences.
- Klikk på Velg Sikkerhetskopieringsdisk knapp.
- Velg hvor du vil sikkerhetskopiere filene dine. Dette kan være en ekstern harddisk eller Time Capsule. Velg stasjonen og klikk Bruk Disk.
- Hvis du vil sikkerhetskopiere på flere stasjoner, kan du velge Legg til eller fjern sikkerhetskopidisk og dette vil gi deg muligheten til å legge til en annen sikkerhetskopienhet. Dette er et valgfritt, ekstra sikkerhetstrinn.
Tips
- Det kan være lurt å gi filene nytt navn til datoen da filen ble opprettet, slik at du enkelt kan sortere filene alfabetisk for å se dem i rekkefølgen de ble opprettet. Når du omdøper filene dine til å inkludere datoen som en del av filnavnet, bruker du formatet ÅÅÅÅ. MM. DD, for eksempel 2010.09.29. Du kan hoppe over århundret og prikkene og ganske enkelt bruke 100929.
- Hvis du vil sortere filene etter navn i Windows Utforsker, klikker du på Navn Overskrift.
- Når du kobler en ekstern harddisk til datamaskinen, kan du bli spurt om du vil bruke harddisken til sikkerhetskopiering, enten med Windows Backup eller Mac Time Machine.
