Selv om folk fakser dokumenter med mindre frekvens enn de gjorde en gang, kan det hende du fortsatt må sende en faks fra tid til annen. Det er fortsatt mange gode grunner til å sende en faks, spesielt hvis du sender kontrakter eller hvis mottakeren ikke har den teknologien eller utstyret som er nødvendig for å overføre papirer på en annen måte. Heldigvis kan du fakse dokumenter ved å bruke en faksmaskin, en datamaskin eller til og med en smarttelefon.
Trinn
Metode 1 av 3: Bruke en faksmaskin
Trinn 1. Sett opp faksmaskinen
For å kunne sende og motta fakser med en faksmaskin, må du kontrollere at faksmaskinen er koblet til og tilkoblet fasttelefonforbindelsen.
- En dedikert linje anbefales hvis du planlegger å fakse ofte fordi du ikke vil kunne bruke faksmaskinen og telefonen samtidig.
- Du bør også kontrollere at faksmaskinen din har toner og papir hvis du planlegger å motta fakser.
- Hvis du ikke har en faksmaskin hjemme eller på jobben, kan du sende den gratis fra ditt lokale offentlige bibliotek. Du kan også gå til en butikk som Kinko's eller The UPS Store for å fakse dokumentene dine mot et gebyr. Disse alternativene fungerer best hvis du ikke forventer å sende fakser ofte.
Trinn 2. Juster innstillingene
Alle faksmaskiner er forskjellige, men du vil vanligvis ha muligheten til å justere visse innstillinger. Les brukerhåndboken for å lære mer om de spesifikke funksjonene som er tilgjengelige på maskinen din.
- Hvis du vil vite sikkert at faksen ble overført, slår du på innstillingen for bekreftelsessiden. Når denne funksjonen er slått på, vil maskinen skrive ut en side etter at du har sendt en faks, som gir deg beskjed om den ble overført eller ikke.
- Du kan også sette opp en faksoverskrift, som er en tekstlinje som vises øverst i hvert dokument du sender. Den inneholder vanligvis grunnleggende informasjon om hvem faksen er fra.
- Hvis du også planlegger å motta fakser, kan du velge mellom automatisk mottaksmodus eller manuell mottaksmodus, noe som krever at du godtar hver innkommende faks.
Trinn 3. Samle dokumentene
Ved å bruke originaldokumentene i stedet for kopier vil mottakeren få et dokument som er renere og lettere å lese.
Bruk et forsideark på toppen av sidene du vil fakse. Forsiden skal inneholde informasjon som avsenderens navn og faksnummer, mottakerens navn og faksnummer, dato og antall sider som er inkludert i faksen
Trinn 4. Legg dokumentene i maskinen
Mange maskiner har både en papirmater og en flatskjerm. Hvis du bare har én side, kan du bruke begge funksjonene. Hvis du har flere sider, fungerer papirmateren vanligvis bedre.
- Når du bruker papirmateren, kan du sette inn alle sidene samtidig. Faksmaskinen din skal ha et ikon som angir hvilken retning papirene skal vende i papirmateren. Noen faksmaskiner tilbyr også muligheten til å skanne og fakse begge sider av et dokument, så sjekk brukerhåndboken for å se om dette er mulig på maskinen din.
- Når du bruker flatbed -skjermen, løfter du lokket på toppen av maskinen og legger dokumentet med forsiden ned på glassskjermen. Sørg for å stille dokumentet på linje med merkene på skjermen og lukk lokket før du fortsetter.
Trinn 5. Skriv inn faksnummeret
Når du skriver inn nummeret, må du inkludere retningsnummeret, landskoden og alle numre du må ringe ut. Du bør angi nummeret nøyaktig slik du ville gjort hvis du ringte nummeret med en telefon.
Trinn 6. Trykk på send -knappen
Etter noen sekunder vil du høre maskinen begynne å sende faksen, og papirene begynner å mates inn i faksmaskinen.
Knappen på maskinen din kan si "gå" eller "faks" i stedet for "send"
Trinn 7. Se etter en bekreftelsesmelding
Noen maskiner vil vise en melding på skjermen for å gi deg beskjed om faksen ble overført. Hvis du konfigurerte innstillingene til å motta utskrevne bekreftelser, skriver maskinen ut en side som beskriver statusen for faksen.
Metode 2 av 3: Fakse med en datamaskin
Trinn 1. Velg et program
Når du sender en faks fra en datamaskin, har du muligheten til å bruke programvare som er installert på datamaskinen eller en online -tjeneste.
- Noen operativsystemer har programmer som lar deg sende fakser. Windows 7, for eksempel, har et verktøy som heter Faks og skanning, som lar deg sende en faks uten faksmaskin.
- For å bruke programvare må du koble datamaskinen til en telefonlinje. Hvis dette ikke er mulig, kan du prøve å bruke en nettjeneste i stedet.
- Det er flere online tjenester tilgjengelig, inkludert MyFax, eFax og FaxZero. Noen er gratis, noen krever abonnement eller medlemskap, og noen tjenester ber deg betale per faks.
Trinn 2. Åpne programmet og opprett en ny faks
Hvert program er unikt, men du bør se et alternativ som heter "opprett ny faks" eller noe lignende.
Trinn 3. Legg ved dokumentene
For å fakse dokumenter med en datamaskin må du laste dem opp til meldingen din. Du bør se en knapp som sier "last opp dokumenter" eller noe lignende.
- Hvis du har elektroniske dokumenter, kan du søke etter dem på datamaskinen og legge dem til meldingen.
- Hvis du har papirdokumenter, må du bruke en skanner for å digitalisere dem. Hvis du ikke har en skanner, kan du også ta et bilde av dokumentene og enten sende det til deg selv eller laste opp bildet direkte til datamaskinen.
Trinn 4. Skriv inn faksnummeret og en melding
Skriv inn en kort melding til mottakeren i rommet på skjermen, akkurat som du ville gjort hvis du sendte en e -post. Dette vil fungere som omslag, så det er ikke nødvendig å legge ved et eget omslag. Du må også skrive inn mottakerens faksnummer i TO -feltet.
Du kan også bli bedt om å skrive inn en bekreftelseskode for å bevise at du ikke er en robot
Trinn 5. Trykk på send
Når du har lagt ved dokumentene, skrevet meldingen og angitt mottakerens faksnummer, trykker du på send -knappen, og du er ferdig.
Metode 3 av 3: Bruke mobiltelefon eller nettbrett
Trinn 1. Last ned en app
Det finnes en rekke forskjellige mobilapper tilgjengelig for telefoner og nettbrett som lar deg sende fakser akkurat som du ville gjort fra datamaskinen. Noen apper er gratis, mens andre kan kreve et gebyr. Populære apper inkluderer Files Anywhere, Fax Burner og JotNot Fax.
Noen apper gir deg et midlertidig faksnummer, som kanskje ikke er ideelt hvis du planlegger å sende og motta ofte
Trinn 2. Åpne appen og velg dokumentet
Når du åpner appen på mobilenheten, blir du bedt om å opprette en ny faks. Det første du må gjøre er å velge dokumentet du vil fakse.
- Hvis dokumentet ditt er lagret lokalt på enheten din, i e -posten din eller i en skylagringstjeneste som DropBox, bør du kunne søke etter og laste opp dokumentet ditt fra appen.
- Hvis du har et papirdokument, kan du bruke telefonen eller nettbrettet til å ta et bilde av dokumentet og legge det til meldingen.
Trinn 3. Skriv inn faksnummeret og en melding
Skriv en melding til mottakeren, akkurat som du ville gjort hvis du sendte faksen fra en datamaskin. Husk å skrive inn mottakerens faksnummer i TO -feltet i meldingen.
Trinn 4. Trykk på send
Når du har lagt ved dokumentene, skrevet inn meldingen og angitt mottakerens faksnummer, trykker du på send -knappen, og faksen sendes.
Tips
- Oppgrader til en alt-i-ett-skriver hvis du vil kunne fakse hjemmefra eller på kontoret uten å laste ned programvare, laste opp dokumenter til et nettsted eller kjøpe en egen faksmaskin. Du trenger fortsatt en telefonforbindelse.
- Hvis du har en konto hos en online fakstjeneste som RingCentral eller eFax, kan du bruke kontoen din til å sende fakser direkte fra Gmail. Alt du trenger å gjøre er å skrive inn faksnummeret du vil sende til etterfulgt av @domainname.com i feltet TO. Hvis du for eksempel bruker eFax, skriver du inn [email protected].
- Noen ganger setter faksmaskinen seg fast, og noen ganger henger sider sammen. Hvis dette skjer, må du sende dokumentet på nytt.
