Å skrive prioriteringene dine på papir fungerer hvis du klarer å slå dem av på en ettermiddag. Med en strøm av innkommende oppgaver hjemme eller på jobb, blir mange overført til neste dag (eller uke eller måned). Dette Excel -regnearket ser på at det nærmer seg tidsfrister og endrer oppgaveprioriteter deretter. På 20 minutter gir trinnene nedenfor en mer effektiv måte å håndtere dine prioriteringer.
Trinn
Trinn 1. Lag en kategori "Hjem" eller "Kontor"
Åpne et nytt Excel -regneark. Høyreklikk på "Ark1" -fanen nederst og klikk på Gi nytt navn. Skriv inn "Hjem" eller "Kontor".
Trinn 2. Gi nytt navn til Sheet2 som "Mal" og Sheet3 som "Poeng" ved å gjenta trinn 1
Trinn 3. Lag tabellen Viktighet
På kategorien Poeng fyller du ut kolonne A, B og C:
Trinn 4. Definer navnet "Viktighet"
Velg fra celle A2 til C7. Klikk på Sett inn definisjon av navn
Definer navnet som "Viktighet" og klikk OK
Trinn 5. Lag innsatsbordet
Gjenta trinn 3, 4 og 5 for å lage Effort -tabellen i kolonnene E, F og G. Velg cellene E2 til G6 og gi dem navnet "Innsats".
Trinn 6. Lag tabellen Haster
Gjenta trinn 3, 4 og 5 for å lage tabellen Haster i kolonne I, J og K. Gi dem navnet "Haster".
Trinn 7. Skriv inn overskrifter på fanen Hjem
Klikk på kategorien Hjem og sett inn overskrifter i rad 1:
- A - Prioritet En formel, 1 for den viktigste oppgaven, men kan være over 100
- B - Oppgave Navnet på oppgaven.
- C - Viktigheten A, B, C, D, E eller F fra tabellen.
- D - innsats A 1-5, fra innsatsbordet.
- E - Urgency En formel basert på forfallsdato.
- F - Forfallsdato når oppgaven skal være fullført. Forfallsdatoer er ikke harde og raske. Ramp opp forteller deg hvor tidlig du kunne starte oppgaven og Utvidelse forteller deg hvor mange dager det kan skli. Å ha en hårklipp kan ha en Ramp Up på 5 og en forlengelse på 4 - det er ikke fornuftig å få en hårklipp 2 uker for tidlig, og folk kan legge merke til om det var mer enn 5 dager forsinket.
- G - Ramp Up Days før forfallsdato kan du starte oppgaven.
- H - Utvidelse Automatisk forlengelse av forfallsdato
- I - Days Left Formula. Antall dager før forfallsdato; negativ hvis forfallsdato har passert.
- J - Ferdig Datooppgave ble faktisk fullført.
- K - Kommentar Eventuelle detaljer for oppgaven.
Trinn 8. Skriv inn listen over oppgaver
Merk Prioritet, haster og dager igjen er tomme. De fylles ut med formler. Her er et eksempel på hjemmeoppgaver.
Trinn 9. Angi formler for dager igjen, haster og prioritet
Formlene nedenfor er for rad 2.
- I (dager igjen) = F2-IF (ISBLANK (J2), I DAG (), J2)
- E (Urgency) = IF (I2> G2, 5, IF (I2> 0, 4, IF (I2 = 0, 3, IF (I2+H2> 0, 2, 1))))
- A (Prioritet) = VLOOKUP (C2, Importance, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Urgency, 2, FALSE)
Trinn 10. Endre formatet for Cell I2 til Heltall ved å høyreklikke på cellen, velge format og gjøre det til et tall med 0 desimaler
Trinn 11. Kopier formler for prioritet, hastende og dager igjen til de resterende cellene i hver kolonne
Velg celle E2 og skriv CTRL-C.
Velg cellene E3 til E10 og klikk CTRL-V. Gjenta for å kopiere celle I2 til celler I3 til I10. Til slutt, gjenta for å kopiere celle A2 til celler A3 til A10. Ignorer de merkelige verdiene du får for udefinerte oppgaver.
Trinn 12. Sorter radene etter prioritet
Velg mellom cellene A1 til K, for så mange rader som du har data. Klikk deretter på Datasortering.
Trinn 13. Lagre regnearket med prioriteringer, inkludert datoen for versjonering
Trinn 14. Merk oppgavene som fullførte
Når du fullfører oppgaver, merker du datoen i Ferdig -kolonnen. Huske CTRL- ;
(kontrollnøkkel og semikolon) går umiddelbart inn i gjeldende dato.
Trinn 15. Se prioriteringer endres hver dag
Her er prioriteringene over flere dager. 13. juli er alle oppgavene før Ramp opp periode, så ha et stort antall. 20. juli dukker det opp høyere prioriteringer (mindre antall) for fire oppgaver, inkludert Klippe plen som har truffet sin Forfaller Dato. Den 21. er prioriteten høyere fordi vi er i Utvidelse periode, og 23. juli er det enda høyere fordi det er utenfor Utvidelse periode. Betale regninger går også gjennom en eskalering den 23. og 25..
Tips
- Legg gjerne til flere kolonner - hvem som tildelte oppgaven, kategorien osv.
- Del store oppgaver i mindre.
- Sorter oppgavelisten hver dag om nødvendig.
- Behold separate Excel -filer for familie/hjem og jobb.
- = HVIS (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) +7, TODAY ()-(WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Bruk Autofilter til å velge forfalte oppgaver (Haster = 1) eller svært viktige oppgaver (Viktighet = "A")
- Les artiklene nedenfor om prioritering og tidsstyring.
- Kopier gjentagende oppgaver til fanen Maler, slik at du enkelt kan finne og kopiere dem tilbake.
- Du er velkommen til å endre poengene som er gitt for hver del av prioriteten.
- En måte å holde en gjentatt oppgave konstant oppdatert er å skrive inn dette under datokolonnen: (Dette eksemplet bruker fredag, som er "5" her.)
- Legg til betingede formater på forfallsdato for å indikere når det er forfalt.
- Ukentlig, månedlig (eller kanskje det dobbelte) teller antall fullførte oppgaver i hver periode. Dette kan være den eneste positive tilbakemeldingen du kan få på arbeidet ditt.
- Denne finner dagens dato (mandag = 1, tirsdag = 2, søndag = 7) og sjekker om den er senere enn fredag. Hvis det er det, vil det legge til sju til gjeldende fre, og gir neste uke fredag. Hvis det ikke er senere enn fredag, viser det bare fredagsdatoen for denne uken.
- I dette eksemplet er mandag = 1, tirsdag = 2, onsdag = 3, torsdag = 4, fredag = 5, lørdag = 6 og søndag = 7.
- For å endre denne formelen slik at den fungerer for, si tirsdag, kan vi se ved å se på listen over at tirsdag = 2, så bare bytt ut de tre 5 -ene i formelen for 2 -er.
Advarsler
- I stedet for å bære Excel -filene dine med deg hele tiden, kan du bruke Google Regneark slik at filene dine alltid vil være tilgjengelige for deg.
- Lagre regnearket noen få økter for gjenoppretting.
- Tidshåndtering er veldig personlig, og dette regnearket passer kanskje ikke med dine behov og preferanser. Det kan føles påtrengende eller bare for krevende å besøke daglig. Det kan fungere for deg, men ikke vennene dine eller omvendt.
- De beregnede prioriteringene er ikke ordinære tall. Å fullføre en "1" prioritetsoppgave skifter ikke alle de andre opp. Prioritetene kan variere til over hundre, og ikke alle tall er mulige. Fokuser vanligvis på prioriteringer mellom 1 og 12.
- Ikke bekymre deg for å ha for mange oppgaver - selv to måneders oppgaver kan vente nederst på listen til forfallsdatoen nærmer seg.
