Denne artikkelen fokuserer på hvordan du direkte kan sammenligne informasjon mellom to forskjellige Excel -filer. Når du kommer til å manipulere og sammenligne informasjonen, kan det være lurt å bruke Slå opp, indeksere og matche for å hjelpe analysen din.
Trinn
Metode 1 av 4: Bruke Excel's View Side by Side -funksjon
Trinn 1. Åpne arbeidsbøkene du må sammenligne
Du finner disse ved å åpne Excel, klikke på Fil deretter Åpen, og velge to arbeidsbøker å sammenligne fra menyen som vises.
Naviger til mappen der du har Excel -arbeidsbøkene lagret, velg hver arbeidsbok separat, og behold begge arbeidsbøkene åpne
Trinn 2. Klikk på kategorien Vis
Når du har åpnet en av arbeidsbøkene, kan du klikke på Utsikt kategorien øverst i midten av vinduet.
Trinn 3. Klikk på View Side by Side
Dette er plassert i Window -gruppen på båndet for Utsikt menyen og har to ark som ikon. Dette vil trekke opp begge regnearkene til mindre vinduer stablet vertikalt.
- Dette alternativet er kanskje ikke lett synlig under Utsikt kategorien hvis du bare har en arbeidsbok åpen i Excel.
- Hvis det er to arbeidsbøker åpne, vil Excel automatisk velge disse som dokumentene som skal vises side om side.
Trinn 4. Klikk på Ordne alle
Denne innstillingen lar deg endre retningen til arbeidsbøkene når de vises side om side.
I menyen som dukker opp, kan du velge å ha arbeidsbøkene Horisontal, Vertikal, Kaskade, eller Flislagt.
Trinn 5. Aktiver synkron rulling
Når du har begge regnearkene åpne, klikker du på Synkron rulling (ligger under Se side om side alternativ) for å gjøre det lettere å bla gjennom begge Excel-filene linje for linje for å se etter eventuelle forskjeller i data manuelt.
Trinn 6. Bla gjennom en arbeidsbok for å bla gjennom begge
Når synkron rulling er aktivert, kan du enkelt bla gjennom begge arbeidsbøkene samtidig og sammenligne dataene lettere.
Metode 2 av 4: Bruke oppslagsfunksjonen
Trinn 1. Åpne arbeidsbøkene du må sammenligne
Du finner disse ved å åpne Excel, klikke på Fil deretter Åpen, og velge to arbeidsbøker å sammenligne fra menyen som vises.
Naviger til mappen der du har Excel -arbeidsbøkene lagret, velg hver arbeidsbok separat og behold begge arbeidsbøkene åpne
Trinn 2. Bestem hvilken celle du vil at brukeren skal velge fra
Det er her en rullegardinliste vil vises senere.
Trinn 3. Klikk på cellen
Grensen skal bli mørkere.
Trinn 4. Klikk kategorien DATA på verktøylinjen
Når du har klikket på den, velger du Gyldighet i rullegardinmenyen. En popup skal vises.
Hvis du bruker en eldre versjon av Excel, vises DATA -verktøylinjen når du velger DATA fane og visning Datavalidering som alternativ i stedet for Validering.
Trinn 5. Klikk på Liste i TILLAT -listen
Trinn 6. Klikk på knappen med den røde pilen
Dette lar deg velge kilden din (med andre ord, din første kolonne), som deretter vil bli behandlet til data i rullegardinmenyen.
Trinn 7. Velg den første kolonnen i listen og trykk Enter
Klikk OK når datavalideringsvinduet vises. Du bør se en boks med en pil på, som vil komme ned når du klikker på pilen.
Trinn 8. Velg cellen der du vil at den andre informasjonen skal vises
Trinn 9. Klikk på kategoriene Sett inn og Referanse
I eldre versjoner av Excel kan du hoppe over å klikke på Sett inn kategorien og bare klikk på Funksjoner fanen for å trekke opp Oppslag og referanse kategori.
Trinn 10. Velg Lookup & Reference fra kategorilisten
Trinn 11. Finn oppslag i listen
Når du dobbeltklikker på den, skal en annen boks vises, og du kan klikke OK.
Trinn 12. Velg cellen med rullegardinlisten for oppslagsverdi
Trinn 13. Velg den første kolonnen i listen for Lookup_vector
Trinn 14. Velg den andre kolonnen i listen din for Result_vector
Trinn 15. Velg noe fra rullegardinlisten
Informasjonen bør endres automatisk.
Metode 3 av 4: Bruke XL Comparator
Trinn 1. Åpne nettleseren din og gå til
Dette tar deg til XL Comparators nettsted, hvor du kan laste opp to Excel -arbeidsbøker for sammenligning.
Trinn 2. Klikk på Velg fil
Dette åpner et vindu der du kan navigere til et av de to Excel -dokumentene du vil sammenligne. Sørg for å velge en fil for begge feltene.
Trinn 3. Klikk Neste> for å fortsette
Når du har valgt dette, skal det vises en popup-melding øverst på siden som forteller deg at filopplastingsprosessen har startet og at større filer vil ta lengre tid å behandle. Klikk Ok for å lukke denne meldingen.
Trinn 4. Velg kolonnene du vil skanne
Under hvert filnavn er det en rullegardinmeny som sier Velg en kolonne. Klikk på rullegardinmenyen for hver fil for å velge kolonnen du vil markere for sammenligning.
Kolonnenavn vil være synlige når du klikker på rullegardinmenyen
Trinn 5. Velg innhold for resultatfilen
Det er fire alternativer med bobler ved siden av dem i denne kategorien, hvorav ett du må velge som retningslinjer for formatering for resultatdokumentet.
Trinn 6. Velg alternativene for å lette kolonnesammenligning
I den nederste cellen i sammenligningsmenyen ser du ytterligere to betingelser for dokumentsammenligning: Ignorer store/små bokstaver og Ignorer "mellomrom" før og etter verdier. Merk av for begge før du fortsetter.
Trinn 7. Klikk på Neste> for å fortsette
Dette tar deg til nedlastingssiden for resultatdokumentet.
Trinn 8. Last ned sammenligningsdokumentet
Når du har lastet opp arbeidsbøkene og angitt parametrene, har du et dokument som viser sammenligninger mellom data i de to filene som er tilgjengelige for nedlasting. Klikk på den understrekede Klikk her teksten i Last ned sammenligningsfilen eske.
Hvis du vil kjøre andre sammenligninger, klikker du Ny sammenligning nederst til høyre på siden for å starte opplastingsprosessen på nytt.
Metode 4 av 4: Få tilgang til en Excel -fil direkte fra en celle
Trinn 1. Finn arbeidsbok og arknavn
-
I dette tilfellet bruker vi tre eksempler på arbeidsbøker som er plassert og navngitt som følger:
- C: / Compare / Book1.xls (som inneholder et ark med navnet “Salg 1999”)
- C: / Compare / Book2.xls (inneholder et ark med navnet “Sales 2000”)
- Begge arbeidsbøkene har den første kolonnen "A" med navnet på produktet, og den andre kolonnen "B" med beløpet som selges hvert år. Den første raden er navnet på kolonnen.
Trinn 2. Lag en sammenligningsarbeidsbok
Vi vil jobbe med Book3.xls for å sammenligne og lage en kolonne som inneholder produktene, og en med forskjellen mellom disse produktene mellom begge årene.
C: / Compare / Book3.xls (som inneholder et ark som heter “Sammenligning”)
Trinn 3. Plasser tittelen på kolonnen
Bare med "Book3.xls" åpnet, gå til celle "A1" og skriv:
- = 'C: / Compare [Book1.xls] Salg 1999'! A1
- Hvis du bruker et annet sted, erstatt "C: / Compare \" med det stedet. Hvis du bruker et annet filnavn, fjern "Book1.xls" og legg til filnavnet ditt i stedet. Hvis du bruker et annet arknavn, erstatter "Salg 1999" med navnet på arket. Vær forsiktig så du ikke åpner filen du henviser til ("Book1.xls"): Excel kan endre referansen du legger til hvis du har den åpen. Du vil ende opp med en celle som har samme innhold som cellen du refererte til.
Trinn 4. Dra ned cellen "A1" for å vise alle produktene
Ta den fra den nederste høyre firkanten og dra den, og kopier alle navnene.
Trinn 5. Gi den andre kolonnen et navn
I dette tilfellet kaller vi det "Difference" i "B1".
Trinn 6. (For eksempel) Anslå forskjellen på hvert produkt
I dette tilfellet, ved å skrive i cellen "B2":
- = 'C: / Sammenlign [Book2.xls] Salg 2000'! B2-'C: / Sammenlign [Book1.xls] Salg 1999 '! B2
- Du kan utføre enhver normal Excel -operasjon med den refererte cellen fra den refererte filen.
