Microsoft Project er et program for programstyring som er merket under Microsoft Office -pakken. Programmet lar brukerne kontrollere alle aspekter ved administrering av et prosjekt, inkludert budsjettering, planlegging og ressursstyring. Av denne grunn er programvaren mye brukt i bygge- og ingeniørindustrien. En av de viktigste, men ofte oversett delene av prosjektledelsesprosessen, er å tildele ressurser riktig. Når en prosjektplan er opprettet, må den vanligvis endres for å unngå overallokering av en bestemt ressurs (for eksempel en underleverandør), noe som vil føre til at timeplanen holdes oppe. Å vite hvordan du tildeler ressurser i Microsoft Project, vil hjelpe deg med å ha kontroll over prosjektet ditt fra start til slutt.
Trinn
Trinn 1. Vurder ressurstilgjengeligheten når du estimerer oppgavevarighet
Dette trinnet er avgjørende, men ofte oversett. Ressurser må vurderes under konstruksjonen av timeplanen, ikke bare etterpå. Vær spesielt oppmerksom på samtidige oppgaver (de som skjer samtidig) som bruker de samme ressursene. For eksempel kan du med rette anta at både de indre og ytterveggene i en bygning kan være innrammet samtidig. Hvis du bare har 1 snekker på prosjektet, er dette imidlertid ikke mulig.
Start estimatene for oppgavens varighet ved å estimere det totale antallet arbeidstimer som trengs for å fullføre oppgaven. Ved å fokusere på arbeidstimer i stedet for totale arbeidsdager, tar du hensyn til hvor mange ressurser som skal til
Trinn 2. Lag og organiser alle ressursene dine
Den beste måten å holde ressursene organisert på er gjennom ressursarket. For å få tilgang til dette arket, klikk på "Vis" -menyen og velg "Ressursark". Sørg for at alle ressursene dine har klare navn, og sørg for at du i det minste angir ressurstypen.
- Arbeidsressurser er de mest nyttige, og bør brukes til å kategorisere personer som vil bruke tid på å jobbe med oppgaver. På et lite prosjekt kan denne typen ressurser referere til hvert teammedlem ved navn. På et større prosjekt kan denne ressursen spesifisere forskjellige underleverandører.
- Materielle ressurser bør referere til materialer som blir brukt opp under arbeidet, for eksempel tømmer, spiker og bensin.
- Kostnadsressurser bør brukes til å spore ressurser som har en klar kostnadssats knyttet til. Den daglige prisen for leie av kran eller felttrailer kan spores som en kostnadsressurs.
Trinn 3. Tilordne hver arbeidsoppgave til en ressurs
Etter at du har opprettet timeplanen i Gantt -diagramvisningen, må du spesifisere hvilke ressurser (er) som er knyttet til hver oppgave. For å gjøre dette, finn oppgavelinjen i panelet til venstre, og klikk på cellen i "Ressurs" -kolonnen. En rullegardinmeny vises med alle ressursene du har opprettet. Velg riktig ressurs; for eksempel kan en oppgave kalt "Wire light fixtures" tildeles ressursen "Elektriker".
Trinn 4. Kontroller ressursallokeringen i ressursgrafvisningen
Etter at du har opprettet timeplanen din og tilordnet ressurser, kan du se etter overallokering. For å gjøre dette, klikk på "Vis" og velg "Ressursgraf". Du får lov til å velge hver ressurs og se fordelingen gjennom prosjektet. Hver arbeidsdag vises langs den horisontale aksen, og ressursbruken uttrykkes som en prosentandel langs den vertikale aksen.
- Et hvilket som helst punkt der en ressurs overstiger 100 prosent bruk representerer en overallokering (noe som betyr at ressursen umulig kan utføre alle oppgavene som er tildelt den på den gitte tiden). Overallokering er representert i rødt. For å bøte på dette, øk oppgavens varighet, tilordne flere ressurser til oppgavene eller skift samtidige oppgaver for å skape mindre overlapping.
- Et hvilket som helst punkt der ressursen blir brukt svært lite, kan peke på ineffektiv underallokering. Vurder å redusere oppgavens varighet eller bruke færre totale ressurser.
