En e -postbekreftelse gir en annen person beskjed om at du har mottatt en melding eller forespørsel, selv om du ikke kan gi et fullstendig svar med en gang. Selv om du ikke trenger å sende en bekreftelse for hver personlig e -post du mottar, bør du svare i en profesjonell eller forretningsmessig setting når du blir adressert direkte. Hvis du bare trenger å fortelle den andre personen at du har mottatt e -posten sin, kan du sende en kort bekreftelse for å gi beskjed. Hvis personen ba om en tjeneste eller bestilte et produkt, må du gi mer informasjon om når du kan forvente svar eller hvordan du kan løse eventuelle problemer.
Trinn
Metode 1 av 2: Bekrefter at du har mottatt en e -post
Trinn 1. Svar hvis du er oppført på Til: -linjen eller er navngitt i meldingen
Kontroller toppen av e -posten for å se om avsenderen har oppgitt e -postadressen din på linjen "Til:". Hvis du ikke er oppført der, kan du skanne gjennom e -postens brødtekst for å se om navnet ditt vises hvor som helst der. Hvis du ser navnet ditt, må du sende en bekreftelse siden du ble adressert direkte.
Hvis e -postadressen din bare er oppført på "CC" -linjen i e -posten, men du ikke er nevnt i kroppen, trenger du ikke å sende en bekreftelse siden meldingen sannsynligvis ble sendt til en stor gruppe mennesker
Advarsel:
Unngå å godkjenne spam -meldinger siden de kan fortsette å sende deg e -post hvis du svarer.
Trinn 2. Adresser avsenderen ved navn i hilsenen
Start hilsenen øverst i e -posten din, slik at den andre personen ser den umiddelbart når de åpner den. Bruk en formell hilsen, for eksempel "Hei" eller "Kjære", etterfulgt av navnet deres. Hvis du svarer til en overordnet eller noen du ikke er kjent med, bruker du tittelen etterfulgt av etternavnet. Hvis du kjenner den andre personen godt, kan du bruke fornavnet hans.
For eksempel kan du si "Hei Fru Davis" eller "Kjære Jonathan" som din hilsen
Trinn 3. Nevn kort at du har lest gjennom e -posten
Bruk bare noen få setninger som bekreftelse, så det ikke virker for ordentlig. Takk personen for at du har sendt e -posten, eller gi beskjed om at du har mottatt meldingen. Hvis det er noen spesifikke detaljer, gjenta dem i åpningssetningene for å vise at du ble lest gjennom meldingen deres.
- For eksempel kan du skrive noe som "Takk for at du sendte meg en melding om neste ukes møte", eller "jeg har mottatt og lest gjennom e -posten din angående vår nye potensielle klient."
- Hvis du ikke hadde tid til å lese gjennom e -posten, kan du si noe sånt som "Takk for at du kontaktet meg. Jeg har mottatt meldingen din og skal lese den så snart jeg kan."
Trinn 4. Gi en estimert tid for svar hvis e -posten har en forespørsel eller et spørsmål
Hvis du har tid til å svare fullt ut umiddelbart, gjør det så snart du kan for å vise at du er pålitelig og pålitelig. Ellers kan du angi en tidsramme der den andre personen kan forvente en annen melding fra deg, slik at de ikke tror du ignorerer dem. Vær forsiktig så du ikke overprøver hvor raskt du kan svare hvis du tror det kan ta lengre tid.
- Du kan for eksempel si: "Jeg kan få informasjonen innen to dager", eller "jeg tar kontakt igjen senere i dag for å diskutere saken videre."
- Hvis du ikke vet hvor lang tid det vil ta å svare, bruk "Jeg kommer tilbake til deg så snart som mulig med spørsmål eller kommentarer."
- Hvis det ikke er en forespørsel eller et problem du må ta opp i e -posten, trenger du ikke svare med en tidsramme.
Trinn 5. Avslutt e -posten med en avslutning og navnet ditt før du sender den
Bruk en formell avslutning i e -posten din, for eksempel "Beste" eller "Takk igjen", for å hjelpe meldingen til å høres mer profesjonell ut. Skriv navnet ditt etter avslutningen for å avslutte meldingen. Sørg for at alt er stavet riktig før du klikker på Send -knappen.
- For eksempel kan du skrive "Best, Beth" eller "Thanks again, Travis."
- Du kan også oppgi et telefonnummer eller en alternativ e -postadresse etter navnet ditt hvis du vil gi den andre personen en annen måte å kontakte deg på.
Trinn 6. Følg opp med en fullstendig svar -e -post så snart som mulig
Hvis den opprinnelige e -posten hadde en forespørsel eller et spørsmål, ta deg tid til å skrive ut et fullt svar når du kan. Ta opp alle bekymringene eller spørsmålene i meldingen i sin helhet for å vise at du har tatt deg tid til å vurdere meldingen. Oppretthold en høflig og positiv tone gjennom hele meldingen for å opprettholde et godt repertoar med dem.
Hvis du trenger mer tid, for eksempel hvis du venter på en rapport eller et dokument, kan du prøve å sende en oppfølgende e-post med en oppdatering og ny tidsramme, slik at den andre personen ikke tror du har glemt dem
Metode 2 av 2: Svar på forretningstjenester og bestillinger
Trinn 1. Skriv navnet på personen du kommer til øverst i e -posten
Start med en formell hilsen, for eksempel "Hei" eller "Kjære", for å opprettholde en profesjonell tone i meldingen din. Hvis du ikke kjenner personen godt, kan du bruke tittelen etterfulgt av etternavnet for å forbli formell. Hvis du er mer kjent med personen eller de oppgir fornavnet sitt, kan du i stedet adressere dem ved det.
For eksempel kan du skrive "Kjære Mr. Christensan" eller "Hei Dana" som din hilsen
Trinn 2. Takk personen og nevn produktet eller tjenesten de ba om
Uttrykk ekte takknemlighet overfor personen i den første setningen i e -posten din. I samme setning, gjenta produktet som personen bestilte eller hvilke problemer eller bekymringer de nevnte i tidligere korrespondanse. På den måten vil personen innse at du tok deg tid til å lese eller behandle tidligere meldinger.
For eksempel kan du si "Takk for at du bestilte de to eskene med sjokolade fra butikken vår", eller "Vi setter pris på at du tar kontakt med jobben du har søkt om."
Trinn 3. Gi personen en tidsramme for når han kan forvente svar eller levering
Nevn i neste setning hvor lang tid det vil ta for den andre personen å høre fra deg, slik at de ikke føler at du har glemt dem. Sørg for at tidsrammen du oppgir er nøyaktig og ærlig, ellers kan de bli opprørt hvis de ikke hører fra deg.
For eksempel kan du si "Du kan forvente pakken din om tre virkedager", eller "Vennligst la 1–2 virkedager gå før vi svarer."
Variasjon:
Hvis du ikke vet hvor lang tid det vil ta å svare, kan du si noe sånt som: "Vi vil kontakte deg så snart som mulig for å løse dine bekymringer."
Trinn 4. Kom med forslag hvis det er problemer du ikke kan løse via e -post
Hvis du ikke kan løse problemet direkte, kan du prøve å anbefale andre alternativer som kan være mer nyttige. Oppretthold en høflig og forståelsesfull tone gjennom hele meldingen, slik at den ikke høres negativ ut eller virker ærlig. Prøv å gi så mange detaljer som mulig til personen, slik at de kan ta de neste trinnene for å løse problemene sine.
For eksempel kan du si, "Jeg beklager å høre at det er et problem med å overføre penger til din brukskonto. Prøv å se gjennom vanlige spørsmål for å se om problemet ditt er løst. Ellers må du kanskje besøke banken din og snakke med kontoadministratoren din for å bekrefte transaksjonene dine.”
Trinn 5. Legg igjen kontaktinformasjon nederst i e -posten
Avslutt e -posten din med en formell avslutning, for eksempel "Beste" eller "Takk igjen", slik at du avslutter meldingen med et godt notat. Sørg for å inkludere navnet ditt etter avslutningen. Hvis du vil gi den andre personen alternativer for å kontakte deg, kan du også legge igjen et telefonnummer, en alternativ e -postadresse eller et nettsted etter navnet ditt.
