Denne wikiHow lærer deg hvordan du oppretter et adresseark i LibreOffice Calc for bruk i en LibreOffice Writer e -postfletting. Etter at du har opprettet regnearket og lagret det i riktig format, må du koble det til Writer før du kan begynne å merke felt i dokumentet. Heldigvis kommer LibreOffice Writer med et raskt databaseopprettingsverktøy som gjør prosessen til en kake.
Trinn
Del 1 av 3: Opprette regnearket
Trinn 1. Åpne LibreOffice Calc
Du finner den i Start -menyen i Windows eller Mac -mappen Programmer. Calc er en regneark -app som ligner veldig på Microsoft Excel og Google Sheets.
Trinn 2. Merk kolonneoverskriftene
Du vil bruke relevante overskriftstitler som navn, adresse, stat og postnummer, etc. Disse etikettene skal gå inn i separate celler i den første raden i regnearket.
- Det kan være nyttig å merke hver kolonne for minst mulig informasjon. For eksempel, i stedet for en enkelt kolonne som heter Adresse, kan du bruke StreetAddress, State og Zip. I stedet for en kolonne for Navn, kan du gjøre Fornavn og Etternavn.
- Selve topptekstkolonnene bør tilpasses dine behov.
Trinn 3. Fyll kolonner med dataene som skal slås sammen
Hver rad skal inneholde dataene for en kontakt. Etter at du har angitt den første kontakten på den første tilgjengelige raden, skriver du inn den neste kontakten på den neste raden, og så videre.
Du trenger ikke å bruke noen spesiell formatering eller stiler (for eksempel fet skrift) siden dataene blir formatert av dokumentet for sammenslåing av e -post
Trinn 4. Lagre filen som i ODF -filformatet
ODF -filformatet ender med. ODS -filtypen, noe som kan virke litt rart, men det er riktig. Slik lagrer du regnearket:
- Klikk på Fil -menyen øverst til venstre og velg Lagre som.
- Bla til mappen der du vil lagre filen. Du må huske denne plasseringen.
- Plukke ut ODF -regneark (*.ods) fra rullegardinmenyen "Lagre som type" eller "Format".
- Klikk Lagre. På dette tidspunktet kan du lukke Calc -appen.
Del 2 av 3: Koble til regnearket
Trinn 1. Åpne Libre Writer
Du finner den i Start -menyen i Windows eller i mappen Programmer på Mac.
Ikke bekymre deg for å skrive brevet eller dokumentet ditt ennå-du kobler bare adressene til Writer for nå
Trinn 2. Åpne veiviseren for adressedatakilde
Dette verktøyet gjør det enkelt å lage en database fra regnearket. Å gjøre dette:
- Klikk på Fil -menyen øverst til venstre.
- Klikk Trollmenn på menyen.
- Klikk Adressedatakilde.
Trinn 3. Velg "Andre eksterne datakilder" og klikk på Neste
Det er det siste alternativet.
Trinn 4. Klikk på Innstillinger -knappen
Vinduet "Opprett datakilde" vises.
Trinn 5. Velg "Regneark" og klikk på Neste
Dette forteller Writer at du jobber med regnearkformatet.
Trinn 6. Velg regnearket du opprettet, og klikk på Neste
For å gjøre dette, klikk på Bla gjennom -knappen, naviger til regnearket som inneholder adresser (slutter med filtypen. ODS), og dobbeltklikk på regnearket for å velge det.
For å bekrefte at du har valgt et regneark som kan brukes, klikker du på Test tilkobling knappen nederst til høyre. Du bør se en melding som sier at tilkoblingen ble opprettet. Hvis du ser en feil, har du kanskje valgt feil fil eller lagret den i feil format.
Trinn 7. Klikk på Fullfør -knappen
Nå som du har koblet regnearket, kan du begynne å importere dataene.
Trinn 8. Klikk på Neste for å fortsette
Gjøre ikke klikk på "Field Assignment" -knappen, da det ikke fungerer for regnearket ditt.
Trinn 9. Gi databasefilen (. ODB) navn
Ta en titt på filnavnet i "sted" -feltet-filen heter "Adresser.odb" som standard. Du kan beholde det navnet hvis du vil, eller endre det til noe annet-bare husk å beholde. ODB på slutten av filnavnet.
- Hvis det er merket av i boksen "Legg inn denne adressebokdefinisjonen i det gjeldende dokumentet", fjerner du merket for den nå.
- "Adresseboknavn" -feltet er måten denne adresselisten vil vises på i andre LibreOffice -apper. Du er velkommen til å endre dette hvis du vil.
Trinn 10. Klikk Fullfør
Regnearket ditt er nå koblet til LibreOffice Writer og klart til bruk i din sammenslåing.
Databasen vil fortsatt være tilgjengelig for bruk i fremtidige brev eller dokumenter
Del 3 av 3: Opprette ditt flettedokument
Trinn 1. Åpne et nytt dokument i LibreOffice Writer
Hvis du allerede har opprettet skjemabrevet, etikettarket eller konvoluttmalen, åpner du det nå.
Trinn 2. Åpne Datakilder -panelet
For å gjøre dette, klikk på Utsikt -menyen øverst, og velg deretter Datakilder. Du ser verdiene for adressearket ditt i panelet øverst i dokumentet. Panelet vil forbli der for å gjøre det enkelt for deg.
Trinn 3. Formater dokumentet slik du vil at det skal vises
For eksempel, hvis du skriver et skjema, må du skrive brevet slik du vil at det skal se ut.
Trinn 4. Dra datakolonneoverskriftene til de tilsvarende stedene
Datakolonneoverskriftene er de grå etikettene over adressedataene i det øverste panelet. For eksempel, hvis du skriver en bokstav og vil at den skal begynne med "Kjære (fornavn)", skriver du ordet Kjære, drar du Fornavn kolonneoverskrift der du vil skrive inn et navn, og skriv deretter et komma.
Når du drar en kolonneoverskrift til ønsket plassering, vises den med trekantparenteser på hver side (eks:)
Trinn 5. Lagre dokumentet
For å sikre at ingenting skjer med hardt arbeid, klikker du på Fil -menyen og velg Lagre som. Filen skal lagres med. ODT filtypen, så velg ODF -tekstdokument (*.odt) fra "Lagre som type" eller "Format" -menyen.
Trinn 6. Skriv ut dokumentet
Fremgangsmåten for å gjøre dette varierer avhengig av hva du skriver ut.
- Hvis du skriver ut et skjema, klikker du på Fil -menyen og velg Skrive ut. Du blir spurt om du vil skrive ut et skjema med bokstavvalg Ja når du blir bedt om det. Hvis du ikke vil skrive ut bokstaver for alle personene i adresselisten, holder du inne Ctrl (PC) eller Kommando (Mac) -tasten mens du klikker på de du vil skrive ut. Klikk OK, og skriv deretter ut etter ønske.
- Hvis du oppretter etiketter, går du til Fil > Ny > Etiketter, velg databasen, tabellen og feltene. Nederst velger du hvilken type etikettpapir du skriver ut til (f.eks. Avery A4) og andre ekstra etikettpreferanser, og klikker deretter på Lagre. Derfra, på Alternativer kategorien, klikk Synkroniser innholdet, og så Nytt dokument for å lage etikettarket. Du kan deretter skrive ut dokumentet etter behov ved å velge Fil > Skrive ut.
