Mange selskaper bruker Microsoft Excel til å spore avdelinger eller samlede bedriftsutgifter. Siden Excel nå ofte følger med personlige datamaskiner som bruker Windows -operativsystemet, kan du bruke det til å spore regningene dine hvis du har Excel på hjemmemaskinen. En rekke maler er tilgjengelige for å spore utgiftene dine fra Microsofts og andre nettsteder, og nylige versjoner av Excel inkluderer en mal for sporing av regningene dine blant de forhåndsinstallerte malene. Du kan også sette opp ditt eget regneark for å spore regningene dine i Excel. Følgende er instruksjoner for begge tilnærmingene.
Trinn
Metode 1 av 2: Arbeide med en Excel -mal
Trinn 1. Velg en forhåndsinstallert mal
Nylige versjoner av Excel inkluderer en mal for sporing av personlige utgifter sammen med maler for vanlige forretningsprogrammer. Du kan få tilgang til disse malene og bruke dem til å spore regningene dine i Excel.
- I Excel 2003 velger du "Ny" fra "Fil" -menyen. Velg "På min datamaskin" fra oppgavelinjen "Ny arbeidsbok" for å se dialogboksen "Maler".
- I Excel 2007 velger du "Ny" fra "Fil" -knappmenyen. Dette viser dialogboksen "Ny arbeidsbok". Velg "Installerte maler" fra "Maler" -menyen i ruten til venstre. Velg "Personlig månedlig budsjett" fra "Installerte maler" i den midtre ruten og klikk "Opprett".
- I Excel 2010 klikker du på "Fil" -fanen og velger "Ny" fra "Fil" -menyen. Velg "Eksempelmaler" fra den øverste delen av "Tilgjengelige maler" -ruten, og velg deretter "Personlig månedlig budsjett" fra visningen av eksempelmaler og klikk "Opprett".
Trinn 2. Velg en online mal
Hvis den personlige budsjettmalen som er forhåndsinstallert med Microsoft Excel, ikke fungerer for å spore utgiftene dine, kan du velge en mal online. Du kan enten laste ned en mal fra et tredjeparts nettsted eller bruke Excel for å koble til Microsoft Office Online.
- For Excel 2003 kan du velge en passende mal fra Microsoft Office Online-biblioteket på https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Du kan også finne maler beregnet på senere versjoner av Excel her også.)
- I Excel 2007 velger du "Budsjetter" fra Microsoft Office Online -delen av "Ny arbeidsbok" dialogboksen. Du må ha en fungerende Internett -tilkobling for å koble til Office online malbibliotek.
- I Excel 2010 velger du "Budsjetter" fra Office.com -delen i Tilgjengelige maler -ruten. Du må ha en fungerende Internett -tilkobling for å koble til Office online malbibliotek.
Trinn 3. Skriv inn informasjonen din i de riktige cellene
Den nøyaktige informasjonen avhenger av regnearksmalen du bruker.
Trinn 4. Lagre regnearket
Du kan enten bruke navnet malen gir for regnearket eller endre det til noe mer meningsfylt. Det bør være tilstrekkelig å legge til navn og årstall i det eksisterende filnavnet.
Metode 2 av 2: Design ditt eget regneark for sporing av utgifter
Trinn 1. Åpne Excel
Trinn 2. Skriv inn et navn på regnearket i celle A1
Bruk et meningsfylt navn som "Personlig budsjett", "Personlig utgiftssporing" eller lignende. (Ekskluder anførselstegn når du skriver inn navnet; de brukes bare her for å vise at navnene er eksempler.)
Trinn 3. Skriv inn kolonnetitler i rad 2
Foreslåtte titler og rekkefølge er "Dato", "Betalingsmottakerkategori" (eller "Betal til"), "Notat", "Utgift", "Inntekt" (eller "Inntekt" eller "Innskudd") og "Balanse". Skriv inn disse titlene i cellene A2 til og med G2; Du må kanskje justere kolonnebreddene for å passe til lange kolonnetitler eller oppføringer.
Når du har konfigurert regnearkets tittel og kolonneoverskrifter, bruker du "Frys ruter" -funksjonen for å beholde disse overskriftene øverst på skjermen mens du blar gjennom oppføringene. Freeze Panes er plassert på "View" -menyen i Excel 2003 og tidligere og i "Window" -gruppen på menyen "View" i Excel 2007 og 2010
Trinn 4. Skriv inn din første utgiftspost i cellene i rad 3
Trinn 5. Skriv inn balanseformelen i celle G3
Fordi dette er den første saldooppføringen, vil saldoen bli bestemt ved å ta differansen mellom utgift og inntekt. Hvordan du konfigurerer dette, avhenger av om du vil se på utgifter eller kontanter.
- Hvis du setter opp regnearket for først og fremst å se på utgiftene dine, vil saldoformelen være = E3-F3, hvor E3 er cellen som representerer utgiften og F3 er cellen som representerer inntekten. Hvis du setter opp formelen på denne måten, vil summen av utgiftene dine bli et positivt tall, som blir lettere å forstå.
- Hvis du konfigurerer regnearket for å holde en løpende fane på kontanter for hånden, vil saldoformelen være = F3-E3. Å sette opp regnearket på denne måten vil vise saldoen som positiv når kontantstrømmen overstiger utgiftene dine og negative når du har flere utgifter enn inntekter.
Trinn 6. Skriv inn den andre utgiftsposten i cellene i rad 4
Trinn 7. Skriv inn balanseformelen i celle G4
Fordi den andre og påfølgende oppføringen vil beholde en løpende saldo, må du legge resultatet av differansen mellom utgift og inntekt til verdien av saldoen for forrige oppføring.
- Hvis du setter opp regnearket for først og fremst å se på utgiftene dine, vil balanseformelen være = G3+(E4-F4), hvor G3 er cellen som representerer den forrige saldoen, E4 er cellen som representerer utgiften og F4 er cellen representerer inntektene.
- Hvis du setter opp regnearket for å holde en løpende fane på kontanter for hånden, vil saldoformelen være = G3+(F4-E4).
- Parantesene rundt cellene som representerer forskjellen mellom utgifter og inntekter er ikke nødvendige; de er inkludert bare for å gjøre formelkonseptet litt tydeligere.
- Hvis du vil beholde cellen med saldoen tom til en fullstendig oppføring er gjort, kan du bruke en IF -setning i formelen, slik at hvis en dato ikke er angitt, vil ikke saldocellen vise en verdi. Formelen for dette, for den andre oppføringen, leser = HVIS (A4 = "", "", G3+(E4-F4)) hvis du setter opp regnearket for å spore utgifter, og det leser = HVIS (A4 = " "," ", G3+(F4-E4)) hvis du setter opp regnearket for å vise kontanter. (Du kan utelate parentesene rundt cellene som representerer utgifter og inntekter, men ikke det ytre settet med parenteser.)
Trinn 8. Kopier balanseformelen til de andre cellene i kolonne G (balansen kolonne)
Høyreklikk Cell G3 og velg "Kopier" fra hurtigmenyen; dra deretter for å velge cellene under den i kolonnen. Høyreklikk på de valgte cellene, og velg "Lim inn" fra hurtigmenyen for å lime inn formelen i de valgte cellene. (I Excel 2010 velger du alternativet "Lim inn" eller "Lim inn formler" på hurtigmenyen.) Formelen oppdaterer cellereferansene automatisk for å angi utgifter, inntekter og dato (hvis de brukes) referanser fra gjeldende rad og balansehenvisningen fra raden over gjeldende rad.
Trinn 9. Lagre regnearket
Gi regnearket et meningsfylt navn, for eksempel "Expense Tracking.xls" eller "Personal Budget.xls." Som med et malbasert budsjettregneark, kan det være lurt å inkludere navnet ditt og året i filnavnet. (Igjen, vær oppmerksom på at anførselstegnene bare brukes til å vise eksempelnavnene og ikke skal skrives inn. Du skriver heller ikke inn filtillegget. Excel gir det for deg.)
Excel 2003 og eldre lagrer regnearkfiler i det eldre ".xls" -formatet, mens Excel 2007 og 2010 lagrer regneark i det nyere XML-baserte ".xlsx" -formatet, men kan også lese og lagre regneark i det eldre ".xls" -formatet. Hvis du har flere datamaskiner og planlegger å beholde dette regnearket på dem alle, kan du bruke det eldre formatet hvis noen av datamaskinene har Excel 2003 eller eldre, og det nyere formatet hvis alle datamaskinene dine har minst Excel 2007
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Bruk "Autofullfør" på utgifts- og inntektskategorier for å sikre konsekvent stavemåte.
- For å skille betalte regninger fra ubetalte, men forventede utgifter, kan du skrive ut fet skrift eller farge teksten for betalte regninger eller bruke celleskygge.
- For å unngå utilsiktet endring av en formel eller kolonneoverskrift, kan det være lurt å beskytte disse cellene mot endringer. Velg cellene du vil endre (dato, mottakerkategori, utgifter, inntekter og notatverdier), og lås opp disse cellene, og bruk deretter beskyttelse for hele regnearket.
