Med Microsoft Words kommentarfunksjon kan flere forfattere kommunisere med hverandre om teksten i et Word -dokument. Brukt i forbindelse med funksjonen Sporendringer, kan en redaktør forklare forfatteren sine årsaker til å gjøre endringer i teksten eller be om avklaring av et bestemt avsnitt, som forfatteren kan svare på med egne kommentarer. Versjoner av Word siden Word 2002 viser kommentarer i ballonger i høyre kant av dokumentet i visningen Utskriftslayout eller Weboppsett, og kommentarer kan også vises i granskingsruten. Du kan vise eller skjule disse kommentarene og legge til, redigere og slette dem; trinnene nedenfor forteller deg hvordan.
Trinn
Metode 1 av 8: Visning av kommentarene
Trinn 1. Slå på markeringsfunksjonen
Hvordan du slår på funksjonen, avhenger av versjonen av Word du bruker. Word 2003 og tidligere versjoner bruker det eldre menyen og verktøylinjen, mens Word 2007 og 2010 bruker det nyere menybåndgrensesnittet.
- I Word 2003 velger du "Markup" fra "View" -menyen.
- I Word 2007 og 2010 klikker du på rullegardinmenyen "Vis markering" i sporingsgruppen i menyen Bånd for gjennomgang og kontrollerer at alternativet Kommentarer er merket av.
- Hvis du velger Markup fra Vis -menyen igjen i Word 2003 eller fjerner merket for alternativet Kommentarer i Word 2007 eller 2010, slås markeringsfunksjonen av, og kommentarene skjules.
Trinn 2. Velg riktig visningsvisning hvis nødvendig
Kommentarballonger vises bare når dokumentet er i visningen Utskriftslayout, Weboppsett eller Fullskjermlesing i Word 2007 og 2010. Gjør følgende for å endre visningen:
- I Word 2003 klikker du på Print Layout eller Web Layout på View -menyen.
- I Word 2007 og 2010 velger du Utskriftslayout eller Weboppsett i gruppen Dokumentvisninger på menyen Vis.
- Hvis du ikke har riktig visning, vises ikke kommentarene dine, men deler av teksten som ble markert for å bli kommentert, beholder uthevingen og blir fulgt av kommentarnummeret.
Metode 2 av 8: Legge til kommentarer
Trinn 1. Velg punktet i teksten du ønsker å kommentere
Dra markøren over ordene du vil kommentere, eller plasser markøren på slutten av et stykke tekst.
Trinn 2. Sett inn kommentaren
Når du har valgt alternativet for å sette inn kommentarer for din versjon av Word, vil en ballong vises i høyre margin med identifiserende initialer og et sekvensnummer hvis du er i utskriftslayout eller weboppsettvisning. Hvis du er i normal- eller konturvisning, vises et tall i ruten Gjennomgang.
- I Word 2003 velger du Kommenter fra Sett inn -menyen.
- I Word 2007 og 2010 velger du Ny kommentar fra gruppen Kommentarer på menyen Bånd gjennomgang.
- Hvis din nye kommentar faller mellom eksisterende kommentarer, blir kommentarene som følger den nummerert til å gjenspeile deres nye posisjoner i kommentarsekvensen.
Trinn 3. Skriv kommentaren din i ballongen
Alle tekstformateringsfunksjoner, for eksempel fet skrift, kursiv og understreking, er tilgjengelige for kommentartekst. Du kan også sette inn hyperkoblinger i kommentarer.
Metode 3 av 8: Svar på eksisterende kommentarer
Trinn 1. Velg kommentaren du vil svare på
Trinn 2. Sett inn svarkommentaren
Følg samme fremgangsmåte som beskrevet for å sette inn kommentarer under "Legge til kommentarer". Svarkommentarer viser identifikatoren til responderen og et sekvensnummer, etterfulgt av identifikatoren og sekvensen for kommentaren som blir besvart.
Du kan svare på dine egne tidligere kommentarer. Dette er en god måte å tydeliggjøre ordlyden i dine tidligere kommentarer hvis du tror at de opprinnelige ordene dine kan bli misforstått
Metode 4 av 8: Redigere kommentarer
Trinn 1. Slå på kommentarfeltet, om nødvendig
Følg instruksjonene under "Viser kommentarer" for din versjon av Microsoft Word.
Trinn 2. Klikk på ballongen hvis kommentar du vil redigere
Hvis du ikke kan se hele teksten til kommentaren i kommentarballongen, kan du slå på gjennomgangsruten for å se hele teksten i kommentaren din der. Se instruksjonene under "Vise kontrollpanelet."
Trinn 3. Gjør tekstendringene du ønsker
Metode 5 av 8: Slette kommentarer
Trinn 1. Høyreklikk på kommentaren du vil slette
Dette viser en hurtigmeny.
Trinn 2. Velg Slett kommentar fra hurtigmenyen
Kommentarballongen forsvinner, og sekvensnummerene til kommentarene som følger den reduseres hver med 1.
Metode 6 av 8: Skrive ut kommentarer
Trinn 1. Vis dokumentet i visningen Utskriftslayout
Se trinnet i "Visning av kommentarer" om hvordan du velger riktig visningsvisning for instruksjoner om hvordan du gjør dette.
Trinn 2. Slå på kommentarfeltet hvis det ikke allerede er slått på
Se igjen "Visning av kommentarer" for instruksjoner for din versjon av Word.
Trinn 3. Bestem hvilke kommentarer du vil vise og skrive ut
Du kan velge å vise og skrive ut kommentarene fra alle anmeldere av dokumentet, eller bare kommentarer fra en enkelt anmelder. Metoden varierer litt i henhold til din versjon av Microsoft Word.
- I Word 2003, velg Vis på verktøylinjen Gjennomgang, velg deretter Granskere og velg enten Vis alle korrekturlesere for å vise kommentarene til hver korrekturleser eller velg identifikatoren for en bestemt korrekturleser for å vise kun den anmelderens kommentarer.
- I Word 2007 og 2010, velg Vis markering fra sporingsgruppen i menyen Bånd gjennomgang og velg enten Alle anmeldere fra undermenyen Granskere for å vise kommentarene til hver korrekturleser eller velg identifikatoren for en bestemt korrekturleser for å vise kun den anmelderens kommentarer.
Trinn 4. Skriv ut dokumentet
Vis dialogboksen Skriv ut i din versjon av Word, og velg "Dokument som viser markering" for å skrive ut de valgte kommentarene sammen med dokumentet.
- For å få tilgang til dialogboksen Skriv ut i Word 2003, velg Skriv ut på Fil -menyen.
- For å få tilgang til dialogboksen Skriv ut i Word 2007, klikk på Microsoft Office -knappen øverst til venstre og velg "Skriv ut" fra menyen.
- For å få tilgang til dialogboksen Skriv ut i Word 2010, klikk på Fil -fanen og velg "Skriv ut" fra Fil -menyen i venstre kant av siden.
- For å skrive ut dokumentet uten kommentarene, velg "Dokument" fra dialogboksen Skriv ut.
Metode 7 av 8: Visningsvurderingsruten
Trinn 1. Åpne vurderingsruten
Metoden for å gjøre dette avhenger av din versjon av Microsoft Word.
- I Word 2003 velger du Gjennomgangsrute på verktøylinjen Gjennomgang. (Hvis verktøylinjen Gjennomgang ikke allerede vises, velg Verktøylinjer på Vis -menyen og velg deretter Gjennomgang.)
- I Word 2007 og 2010 velger du Gjennomgangsrute fra Sporingsgruppe i menyen Båndgjennomgang og velger Gjennomgå rute vertikalt for å vise ruten ved siden av dokumentet eller Gjennomgå rute horisontalt for å vise ruten under dokumentet.
Trinn 2. Lukk granskingsruten når du er ferdig
Klikk på "X" i øvre høyre hjørne.
Metode 8 av 8: Endre kommentaridentifikatoren
Trinn 1. Vis dialogboksen Alternativer eller Ordalternativer
Microsoft Word bruker brukernavnet og initialene du ble bedt om å oppgi da du installerte Microsoft Office. (Hvis du ikke oppga ditt eget navn og initialer på dette tidspunktet, bruker Word og andre Office -programmer navnet "Eier" og initialen "O.") Du kan endre navn og initialer etter installasjon ved å bruke dialogboksen Alternativer i Word 2003 eller dialogboksen Alternativer for Word i Word 2007 og Word 2010.
- Velg Alternativer i Verktøy -menyen i Word 2003. Velg kategorien Brukerinformasjon.
- I Word 2007 klikker du på Microsoft Office -knappen og velger Ordalternativer. Du kan også velge Endre brukernavn fra rullegardinmenyen Sporendringer i sporingsgruppen på menyen Gjennomgang.
- I Word 2010 klikker du på Fil -fanen og velger Valg fra Fil -menyen i venstre kant. Du kan også velge Endre brukernavn fra rullegardinmenyen Sporendringer i Sporingsgruppen i menyen Gjennomgang.
Trinn 2. Skriv inn navn og initialer i feltene under "Tilpass din kopi av Microsoft Office
Trinn 3. Klikk OK
Dette lukker dialogboksen for alternativer for Word og endrer brukernavn og initialer til oppføringene.
Selv om kommentarer du kommer med etter å ha endret initialene dine vil gjenspeile den nye identifikatoren, vil kommentarer som ble gitt før endringen, fortsatt vise identifikatoren du brukte tidligere
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Kommentarer er fargekodet i henhold til identiteten til korrekturleseren og når de ble opprettet. Innledende kommentarer vises vanligvis i rødt, mens kommentarer som vises av den siste korrekturleseren før den nåværende korrekturleseren vanligvis vises i blått.
- Du kan identifisere hele navnet på kommentatoren og datoen kommentaren ble gjort ved å hvile musepekeren på kommentarballongen. Informasjonen vil vises i et verktøytips.
