Hvis du må forlate kontoret litt, eller planlegger å reise på ferie, kan det være lurt å la folk som sender deg e -post vite at du er borte. Hvis du har en Exchange-konto, har Outlook innebygd funksjonalitet. Hvis du ikke har en Exchange -konto, kan du fortsatt svare på e -post automatisk ved å opprette noen få regler. Følg denne veiledningen for å konfigurere dine automatiske svar, enten du har en Exchange -konto eller ikke.
Trinn
Metode 1 av 4: Outlook 2010/2013
Trinn 1. Slå på automatiske svar
Velg en Exchange -mappe. Velg mappen fra meldingsbutikken din. Du må ha en Exchange -mappe valgt for å se alternativet Automatiske svar. Åpne menyen Automatiske svar (ute av kontoret). Du finner dette ved å klikke på Fil -fanen og deretter velge kategorien Info.
Trinn 2. Konfigurer svarene dine
Merk av i boksen Send automatiske svar i menyen Automatiske svar. Du kan justere tiden assistenten er aktiv ved å merke av i boksen og angi tid og datointervall.
Trinn 3. Skriv svarene dine
For e -post sendt fra din utvekslingsserver, bruk fanen Inside My Organization. For å svare på e -poster mottatt fra noen andre, bruk kategorien Utenfor organisasjonen min. Når du er fornøyd med svarene dine, klikker du OK.
Trinn 4. Deaktiver automatiske svar
Hvis du angir et datointervall for dine automatiske svar, avsluttes assistenten automatisk når datointervallet er over. Hvis du ikke har angitt et område, fortsetter det til du åpner menyen Automatiske svar og velger "Ikke send automatiske svar."
Metode 2 av 4: Outlook 2007
Trinn 1. Slå på Office Assistant
Klikk kategorien Verktøy. Velg Out of Office Assistant på Verktøy -menyen. Merk av i boksen "Send ut av kontoret automatiske svar." Du kan justere tiden assistenten er aktiv ved å merke av i boksen og angi tid og datointervall.
Trinn 2. Skriv svarene dine
For e -post sendt fra din utvekslingsserver, bruk fanen Inside My Organization. For å svare på e -poster mottatt fra noen andre, bruk kategorien Utenfor organisasjonen min. Når du er fornøyd med svarene dine, klikker du OK.
Trinn 3. Deaktiver Out of Office Assistant
Hvis du angir et datointervall for dine automatiske svar, avsluttes assistenten automatisk når datointervallet er over. Hvis du ikke har angitt en rekkevidde, fortsetter det til du åpner menyen Automatiske svar og velger "Ikke send ut av kontoret automatiske svar."
Metode 3 av 4: Outlook 2003
Trinn 1. Slå på Office Assistant
Velg Out of Office Assistant på Verktøy -menyen. Merk av i boksen "Jeg er for tiden ute av kontoret."
Trinn 2. Skriv svarene dine
I boksen merket "Autosvar bare én gang til hver avsender med følgende tekst:" skriv inn svaret du vil svare med.
Trinn 3. Legg til regler
Du kan legge til regler i assistenten, for eksempel videresending av meldinger fra visse avsendere til en annen mottaker. Klikk på knappen Legg til regel … for å konfigurere en tilpasset regel. For eksempel kan du opprette en regel som videresender e -post fra en bestemt klient til medarbeideren din, slik at de viktige e -postene ikke blir savnet mens du er borte.
Trinn 4. Deaktiver Out of Office Assistant
Out of Office Assistant vil fortsette til du åpner menyen Automatiske svar og velger "Ikke send out-Office-autosvar."
Metode 4 av 4: Send et autosvar uten en Exchange-konto
Trinn 1. Lag malen din
Uten en Exchange -konto er alternativene for automatisk svar ikke tilgjengelige. Det er fortsatt mulig å sette opp et automatisk svar ved hjelp av en mal og noen få regler. Start med å opprette en ny e -post. Dette vil være malen for ditt automatiske svar.
- Velg et emne som kortfattet forklarer situasjonen. For eksempel "Ut av kontoret til". Du kan også skrive ordene "automatisk svar" i emnet for å la mottakeren umiddelbart vite at svaret er automatisert.
- Skriv en kort melding. I e -postens brødtekst skriver du en generell melding som kan gjelde for alle som mottar den. La mottakeren vite hvordan han kan nå deg, eller hvem du skal kontakte.
Trinn 2. Lagre malen
Når du er fornøyd med meldingen, klikker du på Lagre som … I rullegardinmenyen "Lagre som type" velger du Outlook -mal. Dette lagrer filen som en mal som lastes inn i Outlook.
Trinn 3. Lag reglene
For at autosvaret skal fungere riktig, må du definere noen regler for å automatisere prosessen. I Office 2003/2007 klikker du på Verktøy -menyen og velger Regler og varsler. I Office 2010/2013 klikker du på Fil -fanen, velger Info og klikker deretter Regler og varsler. Dette åpner menyen for e-postregler.
- Klikk på knappen Ny regel. Du blir bedt om å velge en mal. Velg "Kontroller meldinger når de kommer" i delen "Start fra en tom regel". Klikk Neste.
- Definer hvilke meldinger som vil bli besvart. Hvis du vil svare på hver melding du mottar i innboksen, merker du av for "hvor navnet mitt er i Til -boksen". Du kan begrense det ved å angi bestemte sendinger eller e -postmeldinger med spesifikke ord i emnet eller brødteksten. Klikk på Neste etter at du har valgt
- Last inn malen din. Velg "svar ved hjelp av en bestemt mal" -boksen i det neste vinduet for å laste inn meldingen du opprettet tidligere. Klikk på lenken i boksbeskrivelsen for "en bestemt mal". Dette åpner en dialog som spør hvor du skal lete etter maler. Velg "Brukermaler i filsystemet". Åpne meldingen du opprettet tidligere.
- Sett dine unntak. Når malen er lastet inn, kan du definere forekomster når du ikke vil at svaret skal sendes, for eksempel til en bestemt mottaker eller for bestemte typer meldinger. Klikk på Neste etter at du har valgt.
- Gi regelen din et navn. Før du kan fullføre, må du angi et navn for regelen din. Bruker noe som er lett å huske, slik at du kan deaktivere regelen raskt i fremtiden. Merk av i boksen "Slå på denne regelen" for å aktivere regelen, og klikk deretter på Fullfør.
Trinn 4. Deaktiver regelen
Når du har kommet tilbake til kontoret, kan du deaktivere regelen ved å åpne Regler og varsler -menyen igjen. Velg Out -Office -regelen du opprettet fra listen over aktive regler, og klikk deretter på Slett -knappen.
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Organisasjon er vanligvis definert som din bedrift og inkluderer personer som har en Exchange Server-konto på e-postsystemet ditt.
- Verktøy -menyen vises i hovedvinduet i Outlook. Hovedvinduet er det samme vinduet som vises når du starter Outlook og inneholder menyene Fil, Rediger, Vis, Gå, Verktøy, Handlinger og Hjelp. Det er ingen Verktøy-meny i Windows der du oppretter eller viser elementer som e-postmeldinger, kontakter eller oppgaver.
- Når avmerkingsboksen Automatisk svar til personer utenfor organisasjonen min er merket, vises kategorien Utenfor organisasjonen (På) ved siden av fanenavnet.
- Kontakten må finnes i Exchange Server -kontaktmappen. Hvis kontakten bare finnes i en mappe som er en del av en personlig mappe-fil (.pst), blir ikke automatisk svarmelding sendt.
