ATTN er en kort form for ordet "oppmerksomhet" og brukes ofte i e -post og skriftlig korrespondanse for å indikere den tiltenkte mottakeren. Den beste måten å bruke ATTN i e -postkorrespondanse er ved å inkludere dette i emnelinjen. På denne måten er det klart hvem meldingen er for, og det er mer sannsynlig at e -posten din vil bli lest av riktig mottaker.
Trinn
Metode 1 av 3: Legge til ATTN i en e -post
Trinn 1. Begynn emnelinjen med ATTN
I noen tilfeller, for eksempel en jobbsøknad, kan det hende du bare har en generisk e -post for et selskap, men du ønsker å få oppmerksomheten til en bestemt person eller avdeling. Den beste måten å gjøre dette på er å skrive i emnelinjen som "ATTN: John Smith."
Alternativt, hvis du ikke kjenner noen navn, kan du skrive "ATTN: Hiring Manager" eller "ATTN: Marketing Department."
Trinn 2. Inkluder annen relevant informasjon i emnelinjen
Sammen med å få oppmerksomheten til en bestemt person eller gruppe mennesker, bør du også inkludere noen viktige detaljer om innholdet i e -posten din. Dette vil gjøre det mer relevant, og det vil sannsynligvis bli åpnet og lest raskere.
For eksempel kan du si "ATTN: John Smith re: Content Marking Position."
Trinn 3. Start brødteksten i e -posten med ATTN når emnelinjen er full
Du kan også inkludere en ATTN -melding i brødteksten i en e -post eller i et vedlagt dokument. På denne måten kommuniserer du fremdeles hvem meldingen er beregnet på, og du kan bruke emnelinjen utelukkende til å angi formålet med e -posten. Dette kan være nødvendig når du svarer på en e -post og emnelinjen allerede er opprettet.
- For eksempel kan du starte brødteksten i e -posten med å si "ATTN: Sandeep Kumar"
- Det kan være lurt å inkludere ATTN -indikatoren i både emnelinjen og e -postens brødtekst.
Metode 2 av 3: Bestemme når ATTN skal brukes i e -post
Trinn 1. Bruk ATTN når du ikke har e -postadressen til ønsket mottaker
Hvis du ikke kjenner den direkte e -postadressen til personen eller avdelingen du trenger å nå, kan du sende en e -post til kontaktadressen som er oppgitt på selskapets nettsted. Deretter bør du angi i emnelinjen, ved hjelp av ATTN, hvem meldingen skal rettes til.
Trinn 2. Inkluder ATTN på intern kommunikasjon
Bruk ATTN når du skriver et internt notat som kan være relevant for en rekke personer i din avdeling eller gruppe, men krever direkte oppmerksomhet fra en eller to personer. På denne måten holder du fortsatt alle informert, men prioriterer også hvem meldingen direkte snakker til.
Du kan skrive "ATTN: Mary Smith re: salgsmål", men sende meldingen til hele salgsteamet
Trinn 3. Angi at e -posten din er viktig ved å bruke ATTN
Du kan også indikere at noe trenger umiddelbar oppmerksomhet ved å bruke forkortelsen ATTN i emnelinjen. For eksempel kan du skrive "Lønnsoppgaver krever presserende ATTN."
Metode 3 av 3: Sørg for at e -postene dine får oppmerksomhet
Trinn 1. Inkluder en emnelinje
Når du sender en e -post, er det veldig viktig at du alltid inkluderer en emnelinje. Dette er en mulighet for deg til å få e -posten din til å skille seg ut og også gi noen detaljer om innholdet i e -posten. Det er mer sannsynlig at en e -post som ikke inneholder en emnelinje blir slettet eller går tapt i innboksen, eller det vil irritere mottakeren fordi de blir tvunget til å åpne e -posten for å finne ut hva den handler om.
Trinn 2. Hold emnelinjen kort
De fleste e -postbokser vil bare avsløre omtrent 60 tegn fra emnelinjen, og en mobiltelefon vil bare vise rundt 25 til 30 tegn. Som et resultat bør du holde emnelinjen kort og skrive den viktigste informasjonen først.
Korte former, for eksempel “ATTN” og “RE” gjør det lettere å inkludere mer informasjon i emnelinjen
Trinn 3. Skriv noe fengende
Innbokser er ofte oversvømmet av spam og reklamemateriale, og mange sletter e -postmeldinger før de åpnes. Hvis du sender en e -post til noen du ikke kjenner direkte, er det viktig at e -posten din skiller seg ut. Du kan fange mottakernes oppmerksomhet ved å skrive en fengende og kreativ emnelinje.
- Du kan skrive "Jeg vil ikke ha noe fra deg" hvis du tar kontakt med noen du beundrer, men aldri har møtt personlig. Dette kan for eksempel være en favorittforfatter eller noen du ser opp til i bransjen din.
- Alternativt kan du si "tjene mer penger ved å utvide din kundebase." Dette vil være nyttig hvis du ønsker å opprette forretningsforbindelser og ønsker at e -postene dine skal åpnes.
Trinn 4. Inkluder viktige detaljer
Det er veldig viktig at du alltid inkluderer viktig informasjon om innholdet i e -posten. Hvis du skriver en e-post til et samarbeidende om et prosjekt, må du skrive tittelen på prosjektet i emnelinjen. På den måten vil din medarbeider vite hva det handler om og kan prioritere det etter behov.
- Du kan også si noe som "nødvendig svar." Dette vil sannsynligvis gjøre e -posten din mer av en prioritet.
- Alternativt vil det å skrive “quick question re: lunch meeting” sannsynligvis få oppmerksomhet fordi det indikerer at det vil være et enkelt svar.
