Å sende e -post er en del av livet til nesten alle profesjonelle, studenter og yrkesaktive mennesker som lever i dag. Selv om noen e -poster kan bli like kalde, kan andre være åpenlyst frekke og trenger adressering. Du kan håndtere slike e -poster ved å holde deg kald, svare etter at du har laget en plan og gå videre med dagen din.
Trinn
Del 1 av 3: Holde ro og lage en plan
Trinn 1. Vurder om e -posten er ment som uhøflig
Det kan være vanskelig å fortelle om noen er frekk over e -post, spesielt siden du ikke kan se ansiktsuttrykkene deres eller høre stemmen deres for å hjelpe deg med å bestemme. Før du reagerer på en e -post som virker frekk for deg, bør du vurdere om frekkheten kan være en feilkommunikasjon.
Prøv å spørre personen direkte hva han mente med å snakke med ham ansikt til ansikt eller over telefon. Dette kan bidra til å løse et problem på grunn av en enkel feilkommunikasjon
Trinn 2. Ikke svar umiddelbart
Selv om det kan være fristende å umiddelbart begynne å slå sammen en rekke slemme eller sårende ord som svar på denne e -posten, unngå å gjøre det for enhver pris. Du vil sannsynligvis angre senere. I stedet går du bort fra e -posten, lukker nettleseren din og bruker et øyeblikk på å samle tankene dine.
- Ta en tur i noen minutter til du føler deg rolig.
- Ta et par dype åndedrag og drikk litt vann.
Trinn 3. Luft ut et utkast til e -post, men ikke send det
En annen måte å få ut negativ energi på er konstruktivt å skrive en e -post til personen, men ikke send den. På den måten kan du begynne å samle de første tankene dine, uansett hvor intense de er, samtidig som du gir deg tid til senere å finpusse, finpusse og legge til dem.
- Trekk opp en egen e -post og skriv inn et svar uten at du noen gang har lagt inn en mottaker, slik at du ikke ved et uhell sender den ut. Eller du kan angi din egen e -post som mottaker.
- Tenk på alle gangene du har reagert på noe umiddelbart og deretter angret på alle de smarte eller tankevekkende tingene du kunne ha sagt. Dette vil gi deg tid til å utvikle slike og forhindre anger.
Trinn 4. Ta ansvar når det er nødvendig
Når du leser e -posten, kan du ha tolket det som frekt fordi en del av det er sant, og sannheten kan skade. Selv om dette ikke avlaster dem fra skyldfølelsen i situasjonen, gir det deg litt plass til selvforbedring og ærlighet, både med deg selv og med e-postavsenderen.
For eksempel har sjefen din sendt deg en frekk e -post om at du er forsinket på jobb. Selv om ordlyden ikke behøvde å være frekk, bør du erkjenne og rette opp forsinkelsen din
Trinn 5. Ikke etterlign deres dårlige oppførsel
Når noen er frekk mot deg, kan det være for fristende å returnere tjenesten. Igjen, avstå fra å reagere negativt, men avstå også fra passiv aggressiv eller frekk oppførsel hvis du skulle se dem personlig før du svarer. Ikke gi dem skitne blikk eller ignorere dem hvis de snakker til deg.
- Øv i stedet godhet. Si hei til dem og fortsett å gå.
- Ikke bruk tid rundt dem med mindre det er nødvendig, men ikke aktivt unngå dem heller.
Trinn 6. Vurder roten
Noen ganger har en frekk e -post svært lite å gjøre med deg eller omstendighetene rundt den. Å slå ut mot noen er aldri greit, men noen ganger kan det hende at personen som sendte e -posten gjennomgår litt mer enn de kan håndtere og kunne ha sendt deg det av frustrasjoner som ikke involverer deg. De skjønner kanskje ikke engang at de har vært frekke. Dette unnskylder dem ikke, men å forstå en persons nåværende tilstand og motivasjoner kan hjelpe deg med å ta skritt fremover.
- For eksempel, hvis de har ekteskapsproblemer eller hvis noen i familien nylig har dødd, kan dette forklare deres frekkhet.
- Det er også mulig at de bare har en dårlig dag.
Del 2 av 3: Svar på e -posten
Trinn 1. Få hjelp av en venn
Venner eller kolleger kan være spesielt hjelpsomme med å hjelpe deg med å lage et svar på en frekk eller stygg e -post, og de kan også gi en annen mening om situasjonen. I løpet av denne tiden, avstå fra å be vennene dine som har hett hode om å hjelpe; nå ut til dem som er rolige, flinke og løsningsfokuserte.
Hvis det er mulig, kan du be om å få se tidligere svar på frekke e -poster de har sendt
Trinn 2. Erkjenn deres uhøflighet
Når du lager e -posten din, vil det være nødvendig for deg å erkjenne hvor frekk de var. Det kan være at de ikke var klar over at ordene deres ville bli uanstendige, men uansett bør du gjøre oppmerksom på det.
- Si noe sånt som "før jeg begynner med et svar, vil jeg erkjenne frekkheten som vises i e -posten din, spesielt rundt dine anklagende og fornærmende kommentarer."
- Å være direkte er nyttig for deg og for den andre personen, og det kan bidra til å forhindre at den samme situasjonen oppstår igjen.
Trinn 3. Erkjenn frustrasjonen deres
Selv om e -posten deres var frekk, kom frustrasjonen deres kanskje fra et veldig ekte sted. Erkjenn i så fall frustrasjonen og uttrykk forståelse, om den bare er marginal. Dette vil tillate dem å føle mindre av deg-mot-mentalitet og bevege dere begge mot potensiell fredsskaping.
- Si noe som "Din e -post indikerte at du er frustrert."
- Sørg for å fokusere på det e -posten deres sa, og ikke dem personlig.
Trinn 4. Spør hvorfor
Noen ganger kan du imidlertid være helt uvitende om hvorfor noen har bestemt seg for å sende deg en slik e-post etter mye selvrefleksjon og konsultasjon av andre. I dette tilfellet bør du spør avsenderen et enkelt "hvorfor" slik at du kan få forståelse og bedre løse problemet.
Du kan si "Jeg har tenkt nøye på e -posten din og er fortsatt litt forvirret over begrunnelsen for å sende den, så jeg vil gjerne vite hva som var årsaken til den."
Trinn 5. Gi en løsning eller forklaring
Når du har adressert noen av dine foreløpige bekymringer og punkter i e -posten, bør du begynne å søke løsninger og svare på bekymringene deres, hvis de er tilstede. La dem få vite hva du er villig til å gjøre, utforske områder for kompromisser, og uttrykk din vilje til å jobbe gjennom dette.
- Å sette opp et møte kan også være nyttig. Folk pleier å være snillere personlig enn når de gjemmer seg bak en dataskjerm.
- Du kan si noe sånt som “du uttrykte sinne over at jeg kom tilbake fra lunsj 15 minutter sent i går, men jeg måtte hente min syke datter fra skolen. Selv om jeg absolutt kan prøve å gjøre det tilbake i tide i fremtiden, vil det være tider som dette som er uunngåelige.”
Trinn 6. Sett grenser
Etter at du har tilbudt løsninger, er det nå på tide å etablere noen grunnregler for enhver fortsatt samtale. La dem få vite at du ikke vil tolerere slik frekkhet i fremtiden, og det vil gjøre det veldig vanskelig om ikke umulig å fortsette å samarbeide.
- Fortell dem at du ikke vil godta fornærmelser eller upassende anklager.
- Be dem komme til deg med bekymringer og med vennlighet før du hopper på pistolen.
Trinn 7. Slett den om nødvendig
Du vil kanskje oppdage at du leser og leser e -posten igjen og igjen og blir fanget av negative følelser om det. Dette vil imidlertid ikke hjelpe deg med å komme videre og vil sannsynligvis bare gjøre deg mer sint og frustrert. Hvis det er absolutt nødvendig, må du slette e -posten fra innboksen slik at du ikke har tilgang til den.
Hvis du tror du kan trenge e -posten igjen i fremtiden, kan du sende den til noen du stoler på, men slette den fra din egen innboks
Del 3 av 3: Fortsett med dagen din
Trinn 1. Fortsett å være produktiv
Selv om denne e -posten tilsynelatende har ødelagt dagen din, må du gjøre alt du kan for å avvise det. Fortsett med rutinen din, lag en huskeliste og fullfør alle nødvendige oppgaver. Ikke la en blipp spore dagen din eller fremdriften din.
Å holde deg opptatt vil hjelpe deg med å holde fokus på det som er viktig for deg og unngå å gruble på én e -post
Trinn 2. Sett deg små mål for å holde farten din
Når du holder rutinen, må du sette deg små og oppnåelige mål som du kan forplikte deg til den dagen. Å fullføre dem vil hjelpe deg til å føle deg mer fullført og senere mindre påvirket av den frekke e -posten du mottok.
Vurder å sette deg mål som "svar på alle andre e -poster" eller "gå til treningsstudioet."
Trinn 3. Distrahere deg selv
Noen ganger, for å komme videre fra noe, trenger du litt distraksjon. Ta en pause for å høre på musikk, spise lunsj, eller ring en venn for å chatte om noe annet enn e -posten. Å få tankene bort fra ting kan gi deg en veldig nødvendig og katartisk pause.
Trinn 4. Vurder om nødvendig å rapportere dem
På slutten av dagen er noen ganger den beste måten å gå videre på å håndtere problemet permanent. Hvis e -posten inneholdt noen trusler eller fornærmelser som kan betraktes som hatefulle ytringer, kan du rapportere denne personen til de riktige personene, som kan være HR -avdelingen i jobben din eller studentadferd på skolen din. Du kan også blokkere dem fra å sende deg e -post i fremtiden.
- Rapporter dem til myndighetene hvis de utgir fysiske trusler mot deg.
- Prøv å sende e -post til sjefen din først for å fortelle dem hva som skjer. Hvis de ikke løser problemet, kan du ta det til HR.
