Har du noen gang ønsket at det var en sletteknapp for telefonmeldinger? Hør pipetonen, og glem alt du skulle si? Har du da endt opp med å vandre videre og videre? Denne artikkelen skal hjelpe deg med å legge igjen et effektivt budskap.
Trinn
Trinn 1. Før du tar telefonen, planlegg hva du skal si
Det kan ta noen minutter, men ikke hopp over det. Du vil ikke tro forskjellen det gjør.
Trinn 2. Kontroller planen din og kontroller at du har inkludert navnet ditt, navnet på personen du ringer etter (hvis det er en delt linje), årsaken til å ringe, tidspunktet du ringte, hvilken tid mottakeren skulle ringe deg tilbake (ikke nødvendig i noen meldinger) og telefonnummeret ditt (hvis du vil at de skal ringe deg tilbake)
Vær vennlig, høflig og kortfattet, og sørg for at du kommer rett til poenget.
Trinn 3. Hvis det hjelper, si meldingen din høyt før du ringer
Hvis du ikke liker måten det høres ut, kan du alltid endre det.
Trinn 4. Ta opp telefonen, pust dypt og slå nummeret
Sørg for at det ikke er bakgrunnsstøy (slå av musikk, høye apparater osv.).
Trinn 5. Vær forberedt på at noen skal hente
Du kan fortsatt følge oversikten over meldingen din hvis det hjelper.
Trinn 6. Hvis du får telefonsvareren, vent på pipetonen og si meldingen
Pass på at du ikke hvisker, vandrer, unødvendig pauser eller legger til ord som uh, du vet, um, som … du skjønner det. Ikke skrik, men snakk høyt og tydelig, og uttal. Husk helhetsinntrykket du legger igjen med meldingen din. Tonen din kan være veldig viktig, reaksjonen til hvem du ringte kan variere avhengig av stemmetonen din. For eksempel: Hvis du høres trist ut, kan det hende at personen ikke ringer deg tilbake eller vil ringe tilbake til å være sympatisk eller til og med nysgjerrig for å finne det som var galt. Dette kan være irriterende, spesielt hvis ingenting var galt. Prøv å høres så normalt ut som mulig.
Trinn 7. Si et ordentlig farvel eller få en god avslutning på meldingen
På slutten av meldingen kan du vurdere å legge til noe i tråd med "Håper vi sees snart" eller "Ha en fin dag."
Tips
- Smil- det vises i stemmen din.
- Hvilket nummer skal mottakeren ringe deg tilbake til? Dette er viktig og bør ikke hoppes over. Selv om de fleste hjemmetelefoner (og mobiltelefoner) har anrops -ID, antar du at denne personen ikke har det (selv om de gjør det). Selv om de gjør det, er sjansen stor for at de kanskje ikke kan sjekke anrops -ID -en umiddelbart, så bare legg igjen et tilbakeringingsnummer. Sørg for å la den stå to ganger. En gang når du gir meldingen, og hvis du allerede avsluttet meldingen med et tilbakeringingsnummer, gjentar du den for å sikre at mottakeren kan huske nummeret godt. Si noe sånt som "Ring meg på (123) 456-7890, igjen hvis du ikke skjønte at det var (123) 456-7890."
- Start med å si hvem du er. Hvis du legger igjen en god melding, bortsett fra hvem du er, kan det være mange gjetninger involvert, som mottakeren kanskje ikke liker. Noe godt å begynne med er (for eksempel) "Hei Chris, dette er Randi, …"
- Hvis du roter … virkelig roter deg til … (som å legge igjen feil telefonnummer eller glem å si hvorfor du ringer), ring tilbake, forklar hvorfor du ringer igjen, og vær sikker på at du har fått alt riktig denne gangen. Og ikke bekymre deg for mye om det. Sjansen er stor for at mottakeren ikke bryr seg- og på sikt spiller det ingen rolle.
- Hvis du vil øve, kan du prøve å ringe hjemmet/cellen din fra en annen telefon og legge igjen en melding til deg selv. Prøv det med og uten en plan for hva du skal si, og legg merke til om det gjør en forskjell i hvordan meldingen høres ut.
- Det kan hjelpe å gjenta telefonnummeret ditt, spesielt hvis den som ringer ikke kjenner deg godt og kanskje ikke har det tilgjengelig. Ikke si nummeret på en gang- noe som "Du kan ringe meg tilbake på 123 (pause)- 456 (pause)- 7890"
Advarsler
- Hold deg til temaet
- Men ikke haste meldingen din heller
- Prøv å ikke si noen slang eller ord som får meldingen til å høres slurvete eller vanskelig å forstå.
- Ikke vandre eller pause for lenge
