Hvis din arbeidslinje krever at du tar kontakt med klienter via telefon, er det sannsynlig at du legger igjen mange telefonsvarer. Men hva skal du si etter pipetonen? Det kan være nervepirrende å prøve å huske all relevant informasjon du trenger for å komme frem, og viktige detaljer blir utelatt som et resultat. Forlat de spredte, improviserte meldingene ved å komme med et system for å legge igjen telefonsvarer. Ved å gå gjennom en rask sjekkliste i hodet ditt, kan du forsikre deg om at du har gitt all informasjonen du trenger for å videresende mottakeren og forbedre sjansene for å få et anrop tilbake.
Trinn
Del 1 av 3: Identifisere deg selv
Trinn 1. Bruk riktig tone
Så snart du begynner å spille inn meldingen din, snakk med en klar, hørbar stemme. Ikke mumle eller snakk for fort. Prøv ditt beste for å høres interessert og energisk ut for å tiltrekke lytterens oppmerksomhet. Selv om mottakeren ikke kan se deg, kommer din generelle tone over telefonen, så sørg for at du formidler den rette.
- Fortell alt du sier. Dårlig mottakelse kan forvride stemmen din og få deg til å kutte ut. Selv en vanlig talestemme kan bli forvirret over telefonen.
- Kvaliteten på stemmen din bør gjenspeile måten samtalen er. For eksempel er det greit å høres begeistret ut når du forlater en telefonsvarer for å gratulere nevøen med eksamen på videregående skole. Hvis du gir kondolanser til en sørgende venn, bør du imidlertid holde tonen høytidelig og respektfull.
Trinn 2. Nevn navnet ditt
Gi mottakeren navnet ditt først. På denne måten vil personen du ringer vite hvem du er rett utenfor flaggermuset. Et enkelt "dette er (fornavnet ditt)" vil gjøre i de fleste situasjoner, eller en mer innledende "mitt navn er (fullt navn)" hvis personen du ringer ikke har møtt deg før. Venner og slektninger vil kjenne deg igjen uten behov for ytterligere identifikasjon. Hvis det er en profesjonell samtale, vil de ha et navn å knytte til stemmen og meldingen, noe som vil hjelpe til med å åpne for en mer personlig kommunikasjonslinje.
- Dette trinnet virker som et gitt, men det blir ofte glemt av innringere når de blir satt på stedet.
- Hvis du har en jobbtittel eller en beskrivelse av deg selv som kan vise seg nyttig for mottakeren i en oppfølgingssamtale, kan du liste den etter navnet ditt, dvs. "Mitt navn er Dr. Holdsworth, senior radiolog ved Sacred Heart Medical Center," eller "dette er Gloria Carpenter, jeg er Chloes mor fra skolen."
Trinn 3. Legg igjen telefonnummeret ditt
Les telefonnummeret ditt umiddelbart etter navnet ditt. De fleste innringere venter til slutten av telefonsvareren for å oppgi kontaktinformasjonen sin, men hvis mottakeren ikke fanger den første gangen, blir de tvunget til å lytte til hele meldingen igjen. Husk å snakke sakte og si ifra når du forlater telefonnummeret ditt, slik at det er forståelig.
- En enkel måte å tilby telefonnummeret ditt i begynnelsen av meldingen er å si noe som "dette er (navnet ditt), mitt nummer er (telefonnummeret ditt)" eller "navnet mitt (navn) ringer fra (nummer).”
- Til tross for utbredelsen av anrops -ID -funksjoner, er det alltid lurt å legge igjen telefonnummeret ditt i tilfelle personen du ringer ikke har nummeret ditt lagret, eller du ber om at de skal ringe tilbake til et annet lokalnummer.
Trinn 4. Lag en tilkobling
Når du lytter til forretningsrelaterte telefonsvarer eller meldinger fra ukjente avsendere, vil folk begynne å bli mistenksom eller uinteresserte hvis de ikke vet hvem du er eller hvorfor du ringer. Gjør dem rolige ved å nevne en felles venn eller referanse som har gitt deg nummeret deres. Igjen får dette samtalen til å føles mer personlig. Telefonsvareren virker mindre invasiv, og det er mer sannsynlig at du får svar.
- Prøv å lage en kort introduksjon som vil peke på lytteren, for eksempel "Jeg har nummeret ditt fra Pat, som sier at du er interessert i å selge båten din."
- Selv om du ikke foretar et forretningssamtaler, kan etablering av en tilkobling bidra til å gjøre mottakeren mer komfortabel. "Dette er Bob, din nabo på andre siden av gaten" er mer personlig enn "Dette er Robert Henderson."
Poeng
0 / 0
Del 1 Quiz
Hvis du legger igjen en melding til en venn eller slektning, hvordan skal du presentere deg selv?
Med bare fornavnet ditt.
Nøyaktig! Hvis du ringer noen som kjenner deg godt, vil de kunne identifisere deg utelukkende fra fornavnet ditt. Å forlate ditt fulle navn for et familiemedlem eller en venn vil bare høres stivt og vanskelig ut. Les videre for et annet quizspørsmål.
Med bare etternavnet ditt.
Prøv igjen! Med mindre du går etternavnet ditt med vennene dine, er det rart å presentere deg selv på den måten i en talemelding. Og mange av familiemedlemmene dine har sannsynligvis det samme etternavnet, så det vil ikke hjelpe dem å identifisere deg. Gjett igjen!
Med ditt fulle navn.
Ikke helt! Du bør legge igjen hele navnet ditt hvis du legger igjen en telefonsvarer for noen du aldri har møtt. Men et familiemedlem eller en venn trenger ikke ditt fulle navn for å identifisere deg. Gjett igjen!
Egentlig trenger du ikke oppgi navnet ditt til noen som kjenner deg godt.
Ikke nødvendigvis! Husk at det å snakke i telefon forvrider stemmen din. Derfor kan det hende at ikke folk som kjenner deg godt, ikke gjenkjenner stemmen din over telefonen. Velg et annet svar!
Vil du ha flere quizer?
Fortsett å teste deg selv!
Del 2 av 3: Angi virksomheten din
Trinn 1. Tenk på hva du skal si på forhånd
Ha en klar idé om hva du skal si før du begynner å legge igjen en telefonsvarer. Dette bør ikke være et stort problem hvis du ringer med en bestemt intensjon, men hvis du hører pipet i den andre enden og vet at de blir spilt inn, kan det føre til at mange som ringer, tegner et tomrom. Bryt informasjonen ned i kulepunkter og slå hver før du legger på.
- For telefonsvarer som er spesielt presserende eller viktige, bør du vurdere å skrive ut et grovt skript på forhånd.
- Hvis du oppdager at du er på avstand, fokuserer du bare på å få ut navnet ditt, tilbakeringingsnummeret og grunnen til å ringe med noen få ord.
- Bilde av at du sender en telefonsvarer for å følge opp en romantisk interesse om datoen i går kveld. Å mentalt skissere meldingen din før du spiller inn, kan bety forskjellen mellom å bli kald, rolig og samlet og et stammende, nervøst vrak.
Trinn 2. Hold meldingen kort
Begrens talemeldingen til 20-30 sekunder. Det vil sjelden være en anledning når en telefonsvarer må være lengre. Du vil ikke kjede mottakeren med en altfor lang, slingrende introduksjon eller historie. Hold deg tett og til poenget. En kort melding kan faktisk generere nysgjerrighet og overtale en person til å ringe tilbake når de kanskje ikke hadde gjort noe annet.
- På den andre siden, hvis du lar en telefonsvarer være for kort, kan det hende mottakeren din synes det er uviktig og sletter det uten å lytte til det. Dette er spesielt sannsynlig hvis du ringer fra et ikke -oppført nummer.
- Poenget med å legge igjen en telefonsvarer er å tvinge noen til å ringe deg tilbake, ikke å laste ut all informasjonen du skulle dele med dem under samtalen.
Trinn 3. Åpne med den viktigste informasjonen
Slipp på jakten og vær tydelig på grunnen til å ringe. Hvis du bare berører basen, si det; Gi mottakeren beskjed hvis du har et salgstilbud, eller følger opp en transaksjon eller bekrefter en avtale. Lytteren din vil raskt miste interessen og kan slette meldingen hvis du ikke informerer dem om formålet ditt på forhånd.
- Du har bare kort tid til å få frem poenget ditt. Hvis du slår rundt busken, kan lytteren gi opp meldingen før de kommer til avgjørende informasjon.
- Det er mye bedre å levere vanskelige nyheter som "pappa er på sykehuset", og bruk resten av meldingen til å trøste og forklare, enn det er å danse rundt emnet og få lytteren til å bekymre seg.
Trinn 4. Vær personlig og organisk
Motstå trangen til å gli inn i en stilt, generisk lydende "telefonstemme." Bare vær høflig, vær deg selv og snakk naturlig. Folk kan fortelle når noen prøver å selge dem noe eller komme av på en bestemt måte, og de vil være mye mer sannsynlig å gi deg tiden på dagen hvis de føler at du nærmer deg dem på lik linje.
Hvis du høres ut som om du leser fra et manus, vil lytteren få inntrykk av at de bare er en annen samtale du må ringe
Poeng
0 / 0
Del 2 Quiz
Hvor mye informasjon bør du gi under telefonsvareren din?
Så lite som mulig, f.eks. Navn og nummer.
Nei! Ikke prøv å være mystisk over telefonsvarer, spesielt hvis du ringer fra et ikke oppført nummer. Hvis du er for kryptisk, kan personen du ringer bare slette telefonsvareren din som uviktig. Velg et annet svar!
Bare nok til å forklare hvorfor de skulle ringe deg tilbake.
Riktig! Vær kortfattet, men gi personen du ringer nok informasjon til å vite hvorfor du ringte. Det er mer sannsynlig at de ringer deg tilbake hvis du verken er for tilbakeholden eller for pratsom. Les videre for et annet quizspørsmål.
All informasjon du ville ha gitt hvis de hadde tatt telefonen.
Ikke akkurat! Talemeldinger er ikke erstatninger for fulle samtaler. Hvis du snakker i mer enn 20 eller 30 sekunder, blir personen du ringte sannsynligvis lei eller irritert, og de vil sannsynligvis ikke ringe deg tilbake. Velg et annet svar!
Vil du ha flere quizer?
Fortsett å teste deg selv!
Del 3 av 3: Logge av
Trinn 1. Still et spesifikt spørsmål eller en forespørsel
Når du avslutter meldingen, må du være spesifikk om hvorfor du vil at mottakeren skal ringe deg tilbake. Still dem et presist spørsmål eller send en forespørsel som motiverer dem til å ta telefonen. Hvis de blir forvirret eller usikre på intensjonen din etter å ha lyttet til telefonsvareren din, har den ikke gjort jobben sin.
- Prøv uttrykk som "fortell meg hvordan du likte oppskriften jeg sendte deg" eller "Jeg er interessert i å høre ideene dine om dette forslaget."
- Folk er mer motiverte til å ta kontakt når du har utpekt dem med en forespørsel enn om du bare sier "ring meg tilbake."
Trinn 2. Gjenta navnet ditt og kontaktinformasjonen
Avslutt meldingen igjen ved å gi lytteren ditt navn og telefonnummer. Gjenta telefonnummeret ditt to ganger, slik at det ikke er noen sjanse for at de får et siffer feil eller ikke skriver det ned. Sørg for å også inkludere detaljer som kan være nyttige når mottakeren returnerer samtalen, for eksempel når du vil og ikke vil være tilgjengelig og den beste tiden på dagen å ringe.
- Å stave telefonnummeret ditt mer enn to ganger på slutten av en samtale er overdreven, og kan til og med tolkes som frekt.
- Det kan også være lurt å stave etternavnet ditt hvis den som ringer aldri har møtt deg før.
- Du trenger ikke å bekymre deg for dette trinnet hvis meldingen din er uformell for en venn eller slektning.
Trinn 3. Unngå langvarige ender
Når det er på tide å legge på, ikke nøle eller forlenge meldingen unødvendig. Med mindre det er en personlig samtale til en du er glad i, er det ikke nødvendig å ønske noen en fantastisk dag. Mottakerens oppmerksomhet vil tæres jo lenger telefonsvareren fortsetter, så prøv å ikke miste fokus på slutten. Takk dem for deres tid, og la den neste fasen av kommunikasjonen være opp til dem.
- Vennlige avslutninger som "Jeg gleder meg til å høre fra deg" er varmere og derfor mer effektive enn generiske, kommersielle slike som "ha en fin dag."
- Ikke resapituler eller oppsummer meldingen din på slutten. Hvis mottakeren trenger å høre en bestemt detalj igjen, kan de spille den på nytt senere.
Poeng
0 / 0
Del 3 Quiz
Hvor mange ganger skal du si telefonnummeret ditt på slutten av en telefonsvarer?
Ingen, forutsatt at du sa det i begynnelsen av meldingen.
Ikke helt! Ja, du bør oppgi nummeret ditt i begynnelsen av telefonsvareren. Men selv da er det en sjanse for at personen savnet det første gangen, så det er godt å gjenta det på slutten av meldingen. Klikk på et annet svar for å finne det riktige …
En gang
Lukk! Å si nummeret ditt en gang på slutten av meldingen din er definitivt bedre enn å ikke si det i det hele tatt. Men ideelt sett bør du gjenta det mer enn én gang for å sikre at personen får det. Velg et annet svar!
To ganger
Jepp! Helt på slutten av meldingen, gjenta nummeret ditt to ganger. Det er det ideelle nummeret for å sørge for at personen hører det riktig uten å fremstå som påtrengende eller frekk. Les videre for et annet quizspørsmål.
Tre ganger
Nesten! Du trenger ikke oppgi nummeret ditt tre ganger på slutten av en telefonsvarer. Personen du ringer får nummeret ditt med færre repetisjoner enn dette. Og verre, det kan være frekt å gjenta det tre ganger eller mer. Prøv et annet svar …
Vil du ha flere quizer?
Fortsett å teste deg selv!
Video - Ved å bruke denne tjenesten kan noe informasjon bli delt med YouTube
Tips
- Tenk på ganger du har fått talepostmeldinger som har fått deg til å tenke "hva vil denne personen?" Legg igjen den typen telefonsvarer du vil motta.
- Oppgi din e -postadresse eller annen kontaktmetode i tillegg til telefonnummeret ditt når det er relevant for din interaksjon med mottakeren.
- Smil! Det kommer gjennom, selv over telefonen.
- Husk å nevne datoen hvis du deler tidssensitiv informasjon.
- Hvis du ringer om et sensitivt emne, må du begrense informasjonen du inkluderer i telefonsvareren hvis den blir hørt av andre.
- I nødstilfeller eller naturkatastrofer kan du bruke den utgående telefonsvarermeldingen til å fortelle folk at du har det bra.
Advarsler
- Hvis du prøver å få noen til å ringe deg tilbake, ikke ta opp tidligere mislykkede anropsforsøk. Dette kan få deg til å virke irritert, og de vil være mindre komfortable når de arbeider med deg.
- Under profesjonelle omstendigheter bør du alltid legge igjen en telefonsvarer hvis personen du ringer ikke svarer. Å se flere tapte anrop uten talepostmeldinger undergraver virksomhetens betydning.
